——中鐵二局財務(wù)管理信息化案例分析
與一般的中小型企業(yè)相比，集團(tuán)型企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)有其特殊性，其內(nèi)部層級設(shè)置多，組織機(jī)構(gòu)龐雜，業(yè)務(wù)涉及面廣，各成員企業(yè)的管理模式和水平參差不齊，集團(tuán)企業(yè)面臨著大量分散業(yè)務(wù)的營運管理、財務(wù)管理、績效考核等問題。集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理是以集團(tuán)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為背景，以集團(tuán)總部為主導(dǎo)，其在管理對象、管理層次、管理方法等多方面都與普通財務(wù)管理有著明顯的不同，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)會計的含義。在深刻的規(guī)模變革、管理變革、產(chǎn)權(quán)變革中，成千上萬的中國企業(yè)，尤其是集團(tuán)企業(yè)面臨著空前的財務(wù)管理困局。企業(yè)集團(tuán)需要樹立集中管理的思想，從集團(tuán)管理的視角和縱向管理的需要出發(fā)，打破集團(tuán)內(nèi)部信息實時共享的瓶勁，構(gòu)建企業(yè)集團(tuán)信息集成、共享和實時傳遞的一體化平臺。
中鐵二局集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中鐵二局”）隸屬于中國鐵路工程總公司，是以建筑業(yè)為主的特大型綜合施工企業(yè)，總資產(chǎn)和年營業(yè)額均在百億元以上。其控股子公司中鐵二局股份有限公司在上海證券交易所掛牌上市。公司三度位居“中國500家最大建筑工業(yè)企業(yè)”之首，無論是聲譽還是核心競爭力在建筑行業(yè)都有著非常大的影響力。集團(tuán)制定了“以建筑業(yè)價值鏈縱向一體化為主，適度發(fā)展相關(guān)多元經(jīng)營”的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，海內(nèi)外市場不斷拓展，經(jīng)營范圍逐步擴(kuò)大。
困局和需求
1.財務(wù)管理困局
中鐵二局下屬大小會計主體700多個，財會人員1100多名，較早地進(jìn)行了公司制改造，統(tǒng)一采用《企業(yè)會計制度》。作為集團(tuán)型企業(yè)，中鐵二局會計信息的采集、處理、報告等流程難以滿足管理需要，會計信息“假”、預(yù)算管理“虛”、資金管理“散”、監(jiān)督考核 “弱”已成為集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理的四大頑疾。具體表現(xiàn)為：
信息失真、滯后、不充分。下屬企業(yè)以報表方式傳遞財務(wù)信息，數(shù)據(jù)經(jīng)中間層加工處理，缺乏真實性；集團(tuán)跨地域經(jīng)營，上級單位無法及時準(zhǔn)確地了解下屬各單位的會計信息，無法實現(xiàn)及時的溯源查詢；信息主要來源于報表，會計信息不能全面反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營實際。
預(yù)算管理不實。既定預(yù)算不能嚴(yán)格執(zhí)行，費用支出失控，集團(tuán)預(yù)算的編制、下達(dá)、審批、上報周期長，缺乏有效的控制平臺；預(yù)算的控制作用無法真正實現(xiàn)，形同虛設(shè)；無法及時進(jìn)行預(yù)算分析，并采取相應(yīng)的調(diào)整措施；集團(tuán)無法對下級單位預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行實時監(jiān)控。
資金管理分散。資金管理有章無序；資金的收支缺乏統(tǒng)一的籌劃和控制，隨意性大，使用混亂；應(yīng)收賬款居高不下，不良資產(chǎn)有增無減，資金運作困難；企業(yè)資金的流向與控制脫節(jié)，體外循環(huán)嚴(yán)重，對分、子公司的監(jiān)督、控制、考核不力；分支機(jī)構(gòu)多頭開戶，資金分散和失控，使用效率低下；貸款、擔(dān)保、投資無控制，資金風(fēng)險大。
監(jiān)控困難。集團(tuán)內(nèi)部交易需人工對賬，耗時費力；會計報表層層傳遞，人工匯總編制，會計信息的準(zhǔn)確性不高；財務(wù)分析體系不完整，分析指標(biāo)不全面，分析方式不直觀，分析數(shù)據(jù)不能及時獲取，分析結(jié)果失真，財務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)管理脫節(jié)。
2.信息化困局
為滿足集團(tuán)會計核算的需要，中鐵二局自行組織開發(fā)了“易通”財務(wù)軟件，并在集團(tuán)各單位推廣使用。該軟件包括賬務(wù)、報表、工資、固定資產(chǎn)等基本模塊，采取“分賬套”設(shè)計，各會計主體分別擁有一套會計賬簿，數(shù)據(jù)分散、應(yīng)用分散、管理分散，記賬本位幣采用人民幣，采用5類記賬憑證，一、二級會計科目進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化管理。應(yīng)該說，“易通”軟件在提高集團(tuán)會計核算效率上還是發(fā)揮了一定的作用。然而，這種只能進(jìn)行簡單賬務(wù)處理和報表編制的“孤立”的財務(wù)核算系統(tǒng)在滿足集團(tuán)財務(wù)管理需求時越來越顯得力不從心。因此，中鐵二局迫切需要建立一套能夠提供快速、準(zhǔn)確、全面的財務(wù)業(yè)務(wù)信息和完善、有效的分析手段，并與其他管理信息系統(tǒng)高度集成的集中式網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)管理信息系統(tǒng)。
思路與規(guī)劃
針對上述情況，2004年11月，中鐵二局提出財務(wù)管理信息化建設(shè)立項的建議，經(jīng)認(rèn)真研究和可行性論證，公司于2005年8月正式下發(fā)文件，將財務(wù)管理信息化建設(shè)項目列入2005年科研項目。在此基礎(chǔ)上，公司邀請國內(nèi)多家系統(tǒng)供應(yīng)商進(jìn)行軟件講標(biāo)、產(chǎn)品演示，多次進(jìn)行軟件應(yīng)用調(diào)研。經(jīng)過綜合權(quán)衡，最終決定選定了公司財務(wù)管理信息化的合作伙伴。
為確保系統(tǒng)成功實施，中鐵二局專門成立項目實施組織，組建了由中鐵二局財會部門牽頭、軟件公司、IT部門、下屬單位財會部門及相關(guān)人員參加的項目小組，明確責(zé)任與分工，制定項目章程、工作制度和項目總體實施進(jìn)度計劃，正式啟動信息化建設(shè)。
信息化建設(shè)只有與企業(yè)的管理理念、管理流程、管理規(guī)則、管理目標(biāo)相融合，才能有效地發(fā)揮其輔助經(jīng)營決策、提高管理效率的作用。中鐵二局按照實際管理需求和企業(yè)自身情況對集團(tuán)財務(wù)管理信息化框架進(jìn)行了設(shè)計（見圖1）。企業(yè)信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，需要企業(yè)做好統(tǒng)籌規(guī)劃、整體部署。在軟件公司的協(xié)助下，中鐵二局為財務(wù)管理信息化項目確立了“整體規(guī)劃、分步實施”的原則，并采用有利于信息集中共享的“B/S”模式，按照“決策層->管理控制層->業(yè)務(wù)操作->財務(wù)核算層”進(jìn)行規(guī)劃，確立了詳細(xì)的實施步驟。首先，建立起“會計實體 + 會計科目體系 + 輔助核算”的財務(wù)核算體系，完成總賬、輔助、往來、報表、工資、固定資產(chǎn)、財務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢、管理駕駛艙等系統(tǒng)模塊；第二步，完成資金、預(yù)算等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，發(fā)揮集中核算的優(yōu)勢；最后，實現(xiàn)整個集團(tuán)的信息收集、數(shù)據(jù)倉庫挖掘，完成整個集團(tuán)的智能化財務(wù)分析和決策支持系統(tǒng)。
圖1 中鐵二局管理信息化框架圖（略）
實施與效果
2005年7月中旬至8月上旬，中鐵二局對集團(tuán)、股份公司等14個單位進(jìn)行了兩次財務(wù)管理綜合需求調(diào)研，形成詳細(xì)而具體的調(diào)研報告；擬寫并不斷挖掘、收集、整理和完善財務(wù)管理信息化的關(guān)鍵文檔——《中鐵二局財務(wù)管理信息化主要應(yīng)用需求》；進(jìn)行需求分析，制定具體的實施方案、標(biāo)準(zhǔn)建賬方案和內(nèi)部抵消業(yè)務(wù)處理方案，對系統(tǒng)目標(biāo)和規(guī)劃、組織架構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)科目體系、內(nèi)部交易等進(jìn)行全面設(shè)計。
人員培訓(xùn)是信息化實施過程的一個重要環(huán)節(jié)。由于中鐵二局所屬成員單位較多，財務(wù)人員較多，因此項目組對培訓(xùn)工作非常重視。先組織項目組成員、機(jī)筑公司等11個單位相關(guān)人員進(jìn)行關(guān)鍵用戶培訓(xùn)；針對不同的用戶特點，他們項目組前后舉辦了2期系統(tǒng)管理員培訓(xùn)、3期業(yè)務(wù)操作員培訓(xùn)；對彼此間存在合并、往來業(yè)務(wù)的公司人員進(jìn)行內(nèi)部交易、往來核銷業(yè)務(wù)培訓(xùn)；系統(tǒng)上線后，對管理層領(lǐng)導(dǎo)重點進(jìn)行財務(wù)管理與決策支持部分的培訓(xùn)。
2005年10月，項目組基本完成了系統(tǒng)上線前的各項準(zhǔn)備工作，包括制定并不斷修正建賬方案、系統(tǒng)安裝、初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入、系統(tǒng)初始化、系統(tǒng)運行指導(dǎo)、修改完善程序等，完成上線評估報告；實施建賬方案，明確系統(tǒng)實施單位的范圍，進(jìn)行系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)初始化，進(jìn)行系統(tǒng)流程、正確性和穩(wěn)定性測試；搭建財務(wù)信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和運行平臺。2005年11月至2006年1月，正式開始賬務(wù)、會計報表、內(nèi)部交易、領(lǐng)導(dǎo)查詢、決策支持、固定資產(chǎn)等系統(tǒng)的上線運行。
2006年2月至5月，項目組開始進(jìn)行單戶會計報表驗收、合并報表驗收、財務(wù)分析和決策支持系統(tǒng)驗收，引入2005年第4季度和2006年第1季度的會計報表進(jìn)行數(shù)據(jù)驗證。
中鐵二局財務(wù)管理信息系統(tǒng)目前集中了集團(tuán)公司和股份公司本部、事業(yè)部、建設(shè)指揮部、分公司、指揮部、直管項目部、子公司本部等共110多個會計主體的財務(wù)信息，通過該系統(tǒng)進(jìn)行日常賬務(wù)處理、會計報表編制、固定資產(chǎn)和工資管理等，自動生成會計報表，實現(xiàn)會計集中核算和財務(wù)狀況實時查詢、實時監(jiān)控，減少了中間信息傳遞加工層、減少了財務(wù)人員的工作量，減少了基層單位為上級重復(fù)提供資料的情況，各單位可因此減少了財務(wù)信息交流費用。
建立了規(guī)范的核算體系，統(tǒng)一了集團(tuán)會計制度、科目體系、基礎(chǔ)設(shè)置等，實現(xiàn)會計信息可比性和財務(wù)集中管理。下屬單位直接繼承和使用集團(tuán)總部的基礎(chǔ)性設(shè)置，確保了整個集團(tuán)基礎(chǔ)設(shè)置和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范、統(tǒng)一，數(shù)據(jù)維護(hù)更加方便，并可以按多種條件進(jìn)行統(tǒng)計、查詢、自動生成報表，進(jìn)行縱向、橫向的統(tǒng)計匯總、分析比較。同時靈活適應(yīng)集團(tuán)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)、核算層次及股權(quán)的變化，為實現(xiàn)多組織集中管理打下基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)統(tǒng)一授權(quán)控制成為現(xiàn)實，避免了分賬套管理模式下需要在每一套賬中重新增加相應(yīng)會計科目的麻煩。集團(tuán)總部可以對下屬單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行自上而下的實時查詢，對全集團(tuán)的財務(wù)信息一目了然，且賬、證、表數(shù)據(jù)高度集成，可以處理跨行業(yè)跨單位的業(yè)務(wù)，從而解決了集團(tuán)總部對下屬單位的財務(wù)核算、預(yù)算、資金的實時監(jiān)控和對比分析問題，把集團(tuán)各單位集成為一個相互聯(lián)系的整體，消滅信息孤島，大大提高集團(tuán)財務(wù)工作效率和效益。
實現(xiàn)了集團(tuán)“一套賬”和網(wǎng)絡(luò)辦公模式。系統(tǒng)完全采取B/S結(jié)構(gòu)，將集團(tuán)所有單位的財務(wù)數(shù)據(jù)按照組織結(jié)構(gòu)體系統(tǒng)一建立在一個數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)統(tǒng)一組織，財務(wù)人員在全國乃至全世界各地均可進(jìn)行日常財務(wù)業(yè)務(wù)處理，集團(tuán)總部又可及時準(zhǔn)確地獲取有關(guān)財務(wù)信息；同時系統(tǒng)還建立了在線交流論壇和短消息平臺，網(wǎng)絡(luò)辦公成為現(xiàn)實，創(chuàng)新了財務(wù)管理手段，為支持下一步財務(wù)戰(zhàn)略發(fā)展和公司改革提供了重要的平臺（見圖2）。
圖2 中鐵二局集團(tuán)的“一套賬”（略）
優(yōu)化了財務(wù)報告流程。內(nèi)部交易在系統(tǒng)中可以自動識別、抵消和處理，形成了一套集中的、流程化的會計核算和財務(wù)報告體系，財務(wù)報表上報制度大為簡化。系統(tǒng)中既可以按傳統(tǒng)財務(wù)會計要求定期編制財務(wù)報告，又可以基于集中式的合并賬務(wù)（預(yù)先定義好不同會計核算主體之間的層次結(jié)構(gòu)和合并抵消關(guān)系）按管理會計要求實時生成會計報表，大大提高了會計報表編報的及時性，增強(qiáng)了會計信息的真實性、準(zhǔn)確性和決策相關(guān)性。
實現(xiàn)異地及時動態(tài)查詢與分析，充分發(fā)揮集團(tuán)總部的遠(yuǎn)程事前、事中監(jiān)控職能。系統(tǒng)可以進(jìn)行遠(yuǎn)程穿透式查賬，隨時查詢合并賬并可進(jìn)行溯源，及時了解集團(tuán)各單位真實的資金、收入、成本、資產(chǎn)等全面的財務(wù)信息，實現(xiàn)集團(tuán)財務(wù)信息的及時傳遞、遠(yuǎn)程處理。集團(tuán)總部可以對下屬各單位財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地實時查詢、統(tǒng)計、分析和監(jiān)控，以替代傳統(tǒng)分賬套管理模式下的按期（年、季、月、周）基于報表有限數(shù)據(jù)的分析。在不影響下級單位工作的情況下，集團(tuán)總部就能夠及時獲取有效信息，及時發(fā)現(xiàn)下級單位在財務(wù)管理中存在的問題并及時解決，為決策提供實時、準(zhǔn)確、高效、完整的信息，從而充分發(fā)揮集團(tuán)總部財務(wù)監(jiān)控和管理的職能，降低決策中的不確定性和風(fēng)險，提高決策質(zhì)量，實現(xiàn)對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的事前、事中控制，為集團(tuán)企業(yè)大規(guī)模運作提供有力保障，大大提高了企業(yè)核心競爭力。
建成了實時的財務(wù)分析和決策支持系統(tǒng)（包括領(lǐng)導(dǎo)查詢、萬能查詢、財務(wù)分析、管理駕駛艙等）。設(shè)定了若干項監(jiān)控指標(biāo)及相應(yīng)的理想值、預(yù)警值，將各單位的會計信息集中并實時為管理層呈現(xiàn)，以及時掌握、分析和監(jiān)控各單位財務(wù)狀況和各項經(jīng)濟(jì)活動，同時還可以對各單位報表、賬頁、憑證實時聯(lián)查，提供充分的科學(xué)合理的決策支持，讓集團(tuán)管理者“集中于咫尺之內(nèi)，控制于天涯之外”的夢想成為現(xiàn)實。
培養(yǎng)了一批信息化的人才，提高了財務(wù)人員綜合素質(zhì)和管理水平。通過信息化建設(shè)，培養(yǎng)了一批優(yōu)秀的IT、財會和管理復(fù)合型人才，這些人才都是企業(yè)決戰(zhàn)信息時代和服務(wù)經(jīng)濟(jì)的重要力量。同時，信息化把財務(wù)人員從大量的日常計算、編制憑證、期末匯編報表等繁雜工作中解放出來，從事真正的管理、監(jiān)督工作，真正實現(xiàn)事前、事中、事后的全方位監(jiān)控。
健全了規(guī)章制度，實現(xiàn)了從“人治”到“法治”的管理變遷。通過信息化，理順了不同層級單位、部門和人員的職責(zé)權(quán)限，大大降低了人情成本，實現(xiàn)了從“人治”到“法治”的管理變遷。
