內(nèi)控自查直接關(guān)系到企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，直接為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理層服務(wù)，是管理層控制管理風(fēng)險(xiǎn)的重要工具，因此根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)出一套良好的自查方案，以保證內(nèi)控自查工作的有效性是內(nèi)控自查不至淪為形式主義的重要步驟。
筆者在《企業(yè)內(nèi)控管理體系建設(shè)線路圖》一文的內(nèi)控管理人員的具體工作中，特別提到過(guò)內(nèi)控自查這一重要工作。對(duì)于集團(tuán)化運(yùn)營(yíng)的企業(yè)而言，總部?jī)?nèi)部審計(jì)部或內(nèi)控部除了對(duì)下屬企業(yè)實(shí)施各種審計(jì)檢查外，還有一項(xiàng)非常重要的工作，就是指導(dǎo)和安排各企業(yè)進(jìn)行年度內(nèi)控自查。以下筆者將根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)歷向各位介紹一下開展企業(yè)內(nèi)控自查方面的感受。
內(nèi)控自查的必要性
在內(nèi)控管理工作中，監(jiān)督檢查是其中的一個(gè)重要項(xiàng)目。在這里，監(jiān)督檢查除了內(nèi)控（內(nèi)審）專業(yè)人員開展的定期或不定期的檢查外，還包括各業(yè)務(wù)部門依據(jù)業(yè)務(wù)流程對(duì)處理相關(guān)業(yè)務(wù)開展的現(xiàn)場(chǎng)自查。
眾所周知，在集團(tuán)化管理的企業(yè)中，出于成本和效率方面的考慮，總部派遣的內(nèi)控審計(jì)人員不可能全年都在某個(gè)企業(yè)中進(jìn)行持續(xù)不斷的監(jiān)督檢查。即便是下屬企業(yè)設(shè)立的內(nèi)控審計(jì)人員也不可能全天對(duì)企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)控檢查。但是作為實(shí)施內(nèi)部控制活動(dòng)的主要內(nèi)容，相關(guān)控制活動(dòng)需要落實(shí)到所有業(yè)務(wù)人員的日常工作之中。為保證這些具體業(yè)務(wù)控制活動(dòng)的有效性，企業(yè)就需要對(duì)這類日�？刂苹顒�(dòng)的實(shí)際情況建立相應(yīng)的現(xiàn)場(chǎng)自檢程序。
相信有過(guò)企業(yè)質(zhì)量管理經(jīng)驗(yàn)的讀者朋友都知道，在推行質(zhì)量體系的過(guò)程中，有一個(gè)非常重要的項(xiàng)目就是操作人員的現(xiàn)場(chǎng)自檢。企業(yè)為保證產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量達(dá)到預(yù)先設(shè)定的目標(biāo)，必須將質(zhì)量控制活動(dòng)通過(guò)自檢程序落實(shí)到制造車間的每個(gè)操作人員的每個(gè)生產(chǎn)工序過(guò)程中，從而達(dá)到將產(chǎn)生不合格產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)控制在最初階段。這就是產(chǎn)品自檢。企業(yè)的專職檢驗(yàn)員只是做事后的檢查。內(nèi)控自查和質(zhì)量管理中的自檢具有類似的效果。
筆者根據(jù)這些年從事內(nèi)控管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，企業(yè)定期開展內(nèi)控自查工作正是保證執(zhí)行內(nèi)控管理程序，預(yù)防管理風(fēng)險(xiǎn)的重要工具。從內(nèi)控管理五要素的角度來(lái)看，企業(yè)控制活動(dòng)的主體就是企業(yè)的全體業(yè)務(wù)人員，如果他們?cè)诓煌瑣徫惶幚聿煌娜粘I(yè)務(wù)過(guò)程中能夠定期進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)“自檢”，則企業(yè)的管理風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)防成本就可以大大減輕。
內(nèi)控自查≠內(nèi)控審計(jì)
內(nèi)控自查與內(nèi)控審計(jì)在概念上容易混淆，首先在此厘清內(nèi)控自查與內(nèi)控審計(jì)的主要區(qū)別。
1.實(shí)施主體不同。內(nèi)控自查的實(shí)施主體是企業(yè)處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)人員，包括各級(jí)管理者。他們既是操作處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的主體，同時(shí)也是各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檢查者。被審計(jì)企業(yè)的內(nèi)控經(jīng)理或內(nèi)審人員主要起到組織安排自查和監(jiān)督自查的作用。而實(shí)施內(nèi)控審計(jì)工作則通常是由獨(dú)立于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的上級(jí)內(nèi)部審計(jì)部的專業(yè)內(nèi)控審計(jì)人員進(jìn)行。
2.檢查項(xiàng)目的范圍不同。內(nèi)控自查項(xiàng)目雖然通常由總部統(tǒng)一制定，統(tǒng)一安排，但各個(gè)執(zhí)行業(yè)務(wù)自查的企業(yè)可以根據(jù)其具體的風(fēng)險(xiǎn)情況和過(guò)去的審計(jì)結(jié)果自行調(diào)整檢查項(xiàng)目和檢查范圍。而內(nèi)控審計(jì)項(xiàng)目或?qū)徲?jì)大綱則由總部確定，審計(jì)范圍一旦確定后就要由專職審計(jì)人員實(shí)施。在實(shí)施過(guò)程中變化較少。
3.自查的力度和糾正問(wèn)題的力度不同。內(nèi)控自查是被審計(jì)企業(yè)的自我檢查，無(wú)論在檢查力度還是糾正力度方面和專職的內(nèi)控審計(jì)有所區(qū)別。
4.檢查的目的不同。內(nèi)控自查是企業(yè)管理層為保證落實(shí)管理程序的執(zhí)行力，減少企業(yè)管理層自身管理風(fēng)險(xiǎn)而實(shí)施的自查。雖然由上級(jí)審計(jì)部門安排進(jìn)行，但也是企業(yè)管理層的自身需要。而上級(jí)組織的內(nèi)部審計(jì)以及外部審計(jì)師組織的外部審計(jì)則是為了包括股東利益在內(nèi)的獨(dú)立或半獨(dú)立審計(jì)。具有一定的強(qiáng)制性。
由于內(nèi)控自查直接關(guān)系到企業(yè)自身的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，直接為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理層服務(wù)，是運(yùn)營(yíng)管理層控制管理風(fēng)險(xiǎn)的重要工具，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際情況設(shè)計(jì)出一套良好的自查方案，以保證內(nèi)控自查工作的有效性。以下筆者將就如何設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)控自查方案與讀者朋友進(jìn)行交流。
內(nèi)控自查方案的設(shè)計(jì)要點(diǎn)
從集團(tuán)公司內(nèi)控管理的角度來(lái)看，為保證實(shí)現(xiàn)內(nèi)控自查的目的，總部?jī)?nèi)部審計(jì)（內(nèi)控）部門通常會(huì)根據(jù)下屬企業(yè)的實(shí)際情況先統(tǒng)一設(shè)計(jì)出一套自查方案，供下屬企業(yè)參考采用。作為內(nèi)控體系的重要組成部分，內(nèi)控部在設(shè)計(jì)內(nèi)控自查方案時(shí)主要應(yīng)當(dāng)考慮以下五個(gè)要點(diǎn)：制訂內(nèi)控自查管理程序；確定實(shí)施內(nèi)控自查的參加人員和自查主體；確定內(nèi)控自查實(shí)施的時(shí)間和頻次；確定內(nèi)控自查的項(xiàng)目和范圍；自查總結(jié)和跟蹤改進(jìn)。具體內(nèi)容如下：
1. 制訂內(nèi)控自查管理程序
作為內(nèi)控體系的重要組成部分，企業(yè)的最高管理者應(yīng)當(dāng)將內(nèi)控自查工作列入日常運(yùn)營(yíng)管理程序之中。通常由內(nèi)控部（或內(nèi)部審計(jì)部）首先制訂出內(nèi)控自查管理程序。該程序作為企業(yè)內(nèi)控管理程序的一部分，應(yīng)當(dāng)具體描述包括內(nèi)控自查方案審計(jì)和安排落實(shí)內(nèi)控自查工作的主要工作環(huán)節(jié)。為具體實(shí)施內(nèi)控自查工作奠定政策基礎(chǔ)。內(nèi)控自查管理程序具體涉及到這么幾個(gè)方面：內(nèi)控自查的目的和宗旨、內(nèi)控自查業(yè)務(wù)的主管部門、方案設(shè)計(jì)部門、參與內(nèi)控自查工作的主要人員、內(nèi)控自查的格式和自查項(xiàng)目設(shè)計(jì)、自查要求、內(nèi)控自查的實(shí)施時(shí)間、跟蹤改進(jìn)和總結(jié)、自查過(guò)程中的政策規(guī)定等。
2. 確定實(shí)施內(nèi)控自查的主體和參加人員
如上所述，內(nèi)控自查的方案設(shè)計(jì)通常由總部?jī)?nèi)控部或內(nèi)審部門人員根據(jù)下屬企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，結(jié)合當(dāng)年企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)變化和上年度的審計(jì)結(jié)果等有關(guān)因素，提出本年度的自查項(xiàng)目。自查項(xiàng)目經(jīng)過(guò)內(nèi)控部主管批準(zhǔn)后統(tǒng)一發(fā)給各下屬企業(yè)管理層供其參考執(zhí)行。下屬企業(yè)的內(nèi)控經(jīng)理是落實(shí)企業(yè)內(nèi)控自查工作的組織者和監(jiān)督者。企業(yè)內(nèi)控經(jīng)理應(yīng)當(dāng)在收到總部?jī)?nèi)控部發(fā)布的內(nèi)控自查方案后，立即和企業(yè)總經(jīng)理等高層管理者共同研究討論貫徹落實(shí)。特別是應(yīng)當(dāng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際管理情況，提出補(bǔ)充調(diào)整自查范圍。企業(yè)全體管理者和敏感部門的人員是實(shí)施內(nèi)控自查的主體。總經(jīng)理和職能部門負(fù)責(zé)人既是自查的檢查者，同時(shí)也是實(shí)施自查的現(xiàn)場(chǎng)主管。總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人和企業(yè)內(nèi)控經(jīng)理應(yīng)當(dāng)對(duì)檢查結(jié)果和改進(jìn)措施共同簽字確認(rèn)。企業(yè)內(nèi)控經(jīng)理應(yīng)當(dāng)對(duì)自查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，并報(bào)告總部?jī)?nèi)控部或內(nèi)審部。企業(yè)內(nèi)控經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將跟蹤該自查中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控薄弱問(wèn)題列入其日常工作中，并在定期內(nèi)控工作匯報(bào)中具體說(shuō)明更改情況�？偛�?jī)?nèi)控部將統(tǒng)一對(duì)各下屬企業(yè)提交的自查報(bào)告進(jìn)行匯總分析，并為管理層提供分析意見�？偛�?jī)?nèi)控部將在實(shí)施企業(yè)年度現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)時(shí)，對(duì)被審計(jì)單位的自查結(jié)果情況進(jìn)行抽查復(fù)核。
3.確定內(nèi)控自查的實(shí)施時(shí)間和自查頻次
內(nèi)控自查時(shí)間和實(shí)施次數(shù)并沒(méi)有強(qiáng)制性的規(guī)定，各公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模和實(shí)際條件決定。為配合企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)，大型企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)每年至少安排一次內(nèi)控自查。自查時(shí)間則以1～3個(gè)月為限。自查時(shí)間應(yīng)當(dāng)盡量避開年中和年尾的結(jié)賬高峰期。
4.確定自查項(xiàng)目和范圍
確定內(nèi)控自查項(xiàng)目和范圍是設(shè)計(jì)內(nèi)控自查的重點(diǎn)。各個(gè)行業(yè)和不同企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際風(fēng)險(xiǎn)情況和存在的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)評(píng)估后研究確定。由總部?jī)?nèi)控部制定的自查項(xiàng)目的數(shù)量不宜過(guò)多，一般以100~ 300個(gè)為宜。內(nèi)控自查項(xiàng)目和內(nèi)控審計(jì)項(xiàng)目之間應(yīng)當(dāng)有一定的邏輯關(guān)系。內(nèi)控自查項(xiàng)目通常是針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行確定，并為減輕審計(jì)的壓力服務(wù)。比如審計(jì)項(xiàng)目中有銀行對(duì)賬環(huán)節(jié)的檢查。自查項(xiàng)目中也應(yīng)該有相對(duì)應(yīng)的檢查項(xiàng)目。這樣總部?jī)?nèi)控部在審計(jì)企業(yè)與銀行對(duì)賬業(yè)務(wù)時(shí)，就可以減輕抽查的數(shù)量。一些詢問(wèn)性風(fēng)險(xiǎn)較低的審計(jì)檢查項(xiàng)目甚至可以依據(jù)自查結(jié)果就做出評(píng)分。作為總部設(shè)計(jì)的內(nèi)控自查項(xiàng)目，還應(yīng)該考慮將上年度內(nèi)控審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的具有共性的控制薄弱環(huán)節(jié)列入自查項(xiàng)目清單�？偛吭O(shè)計(jì)的自查項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)給各下屬企業(yè)預(yù)留增加檢查項(xiàng)目的余地。各企業(yè)管理層和內(nèi)控經(jīng)理可以根據(jù)總部的標(biāo)準(zhǔn)格式和檢查范圍，自行根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)情況增加新的自查項(xiàng)目。內(nèi)控自查的范圍可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于企業(yè)新增加的自查項(xiàng)目并沒(méi)有數(shù)量方面的限制。但企業(yè)不應(yīng)該對(duì)總部統(tǒng)一布置的自查項(xiàng)目進(jìn)行削減。所有自查項(xiàng)目在完成檢查后都應(yīng)該在表格上留下部門經(jīng)理、內(nèi)控經(jīng)理和總經(jīng)理的簽字確認(rèn)。
5.自查總結(jié)和跟蹤改進(jìn)
對(duì)于自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門都應(yīng)當(dāng)提出自我改進(jìn)建議，或者認(rèn)可內(nèi)控經(jīng)理或總經(jīng)理提出的改進(jìn)意見，簽字確認(rèn)具體的改進(jìn)時(shí)間和相關(guān)責(zé)任人。企業(yè)內(nèi)控經(jīng)理在整個(gè)自查過(guò)程中充當(dāng)組織者、監(jiān)督者和現(xiàn)場(chǎng)咨詢服務(wù)的角色。在落實(shí)自查過(guò)程中，內(nèi)控經(jīng)理應(yīng)當(dāng)定期在其工作報(bào)告中報(bào)告自查工作的進(jìn)展情況，并在完成自查后進(jìn)行全面的分析和總結(jié)。分析總結(jié)主要是了解當(dāng)前企業(yè)存在的主要問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)情況。內(nèi)控經(jīng)理特別需要注意和上年度總部?jī)?nèi)控審計(jì)以及外部審計(jì)報(bào)告相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)�？偛�?jī)?nèi)控部或內(nèi)部審計(jì)部在收到下屬企業(yè)提交的自查總結(jié)報(bào)告后將對(duì)其改進(jìn)情況進(jìn)行跟蹤。最大限度地保證自查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題得到有效解決。
總之，企業(yè)內(nèi)控自查是構(gòu)成企業(yè)內(nèi)控管理體系的重要組成部分，也是審計(jì)監(jiān)督的重要手段；是上級(jí)內(nèi)控審計(jì)和外部審計(jì)的有效補(bǔ)充。以下附表是筆者工作中使用的內(nèi)控自查項(xiàng)目的設(shè)計(jì)案例，僅供讀者朋友參考。
注：此內(nèi)控自查工作表一共涉及了13部分的內(nèi)容，分別為：管理和交流、海關(guān)和稅務(wù)、固定資產(chǎn)和在建工程、財(cái)務(wù)、分支機(jī)構(gòu)管理、信息系統(tǒng)管理和安全、內(nèi)控報(bào)告、法律、人力資源管理、生產(chǎn)控制和物流、銷售、采購(gòu)以及保衛(wèi)、防火、 職工安全與環(huán)境保護(hù)。下表選取了其中財(cái)務(wù)部分的內(nèi)容與讀者朋友分享。
編者按：中國(guó)稅制的多變、復(fù)雜與不確定性令許多企業(yè)疲于應(yīng)對(duì)。第一時(shí)間獲得新稅收政策的資訊是財(cái)務(wù)高管們保證企業(yè)收益最大化和幫助企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的必要手段。我們希望 “新稅法解讀”欄目能夠在此為大家提供實(shí)時(shí)的信息和精辟的點(diǎn)評(píng)。
