傳統(tǒng)預(yù)算管理往往采用電子表格（如EXCEL）模式，預(yù)算管理和電子表格的自身特征決定了傳統(tǒng)預(yù)算管理模式具有無(wú)法突破的局限性。傳統(tǒng)預(yù)算管理除了耗時(shí)長(zhǎng)、成本高外，預(yù)算無(wú)法科學(xué)反映企業(yè)業(yè)務(wù)模型、預(yù)算編制與預(yù)算控制執(zhí)行脫節(jié)等缺點(diǎn)也是阻礙這種模式在成長(zhǎng)期與成熟期企業(yè)中繼續(xù)應(yīng)用的因素。
根據(jù)美國(guó)著名雜志《CFO》公布的2002 年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：17%的謹(jǐn)慎觀察者一般采用分項(xiàng)預(yù)算，各個(gè)子系統(tǒng)之間處于非集成狀態(tài)，主要用Excel 作為預(yù)算管理的軟件工具或建立系統(tǒng)；46%的跟隨者將部分業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算集成，做到部分業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，并有功能比較簡(jiǎn)單的預(yù)算管理系統(tǒng)；31%的早期采用者基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算集成，做到部分業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)預(yù)算并進(jìn)行動(dòng)態(tài)預(yù)測(cè)；6%的領(lǐng)導(dǎo)者業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與預(yù)算完全集成，做到業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)動(dòng)態(tài)預(yù)算和預(yù)測(cè)，并有完善的預(yù)算管理系統(tǒng)支持，同時(shí)有些企業(yè)實(shí)現(xiàn)核心企業(yè)預(yù)算與客戶(hù)、供應(yīng)商之間的集成。從國(guó)外企業(yè)界對(duì)于預(yù)算管理應(yīng)用趨勢(shì)來(lái)看，企業(yè)應(yīng)該選擇基于信息技術(shù)進(jìn)行預(yù)算管理。
筆者認(rèn)為在設(shè)計(jì)與選擇預(yù)算管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)主要關(guān)注六個(gè)要素，這六個(gè)要素的實(shí)現(xiàn)將幫助企業(yè)擺脫傳統(tǒng)預(yù)算管理的困惑，真正提升預(yù)算管理的水平和實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的價(jià)值。
一、預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成
預(yù)算的編制是預(yù)算管理的起點(diǎn)，然而預(yù)算控制和激勵(lì)才是預(yù)算管理的重點(diǎn)。而在傳統(tǒng)模式下，核算體系與預(yù)算體系相互脫離，預(yù)算管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)執(zhí)行系統(tǒng)相互脫離，預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中無(wú)法準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取執(zhí)行數(shù)據(jù)，預(yù)算控制成為空談，無(wú)法真正落到實(shí)處；同時(shí)，預(yù)算分析數(shù)據(jù)來(lái)源的不準(zhǔn)確、信息的滯后使得企業(yè)無(wú)法進(jìn)行真正有效的動(dòng)態(tài)分析，從而無(wú)法了解企業(yè)的資源利用狀況和能帶來(lái)的效益。
ERP以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)價(jià)值活動(dòng)的方方面面進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的協(xié)同，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈各環(huán)節(jié)的信息集成。信息流既包含對(duì)物流、資金流的真實(shí)描述，也包含對(duì)未來(lái)期間物流、資金流的預(yù)測(cè)和計(jì)劃，而預(yù)算正是對(duì)未來(lái)企業(yè)物流、資金流的預(yù)測(cè)和計(jì)劃。預(yù)算管理與ERP的結(jié)合，一方面可以借助信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)的快速傳輸和處理能力以及ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享這兩大特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確地編制和調(diào)整預(yù)算；另一方面，在ERP系統(tǒng)中，預(yù)算信息與核算信息的集成，便于在業(yè)務(wù)開(kāi)展的同時(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制和多角度動(dòng)態(tài)預(yù)算分析。具體說(shuō)，包括以下四點(diǎn)：
首先，ERP系統(tǒng)能夠?qū)ζ髽I(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行管理并詳細(xì)記錄價(jià)值活動(dòng)的過(guò)程，而預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)的集成，使得ERP系統(tǒng)對(duì)價(jià)值活動(dòng)的管理得以延伸，從事中管理和事后分析延伸到事前預(yù)測(cè)和模擬，這樣就進(jìn)一步豐富了事中實(shí)時(shí)控制和事后動(dòng)態(tài)分析方法。
其次，核算應(yīng)服務(wù)于管理需求，預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成使用，ERP核算體系與預(yù)算體系相互協(xié)調(diào)，為預(yù)算控制與分析的開(kāi)展創(chuàng)造了條件。
再次，預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)集成，使得在業(yè)務(wù)核算的相關(guān)環(huán)節(jié)中，會(huì)觸發(fā)預(yù)算控制事件，從而對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程能夠?qū)嵤┦轮锌刂啤?/p>
最后，在ERP系統(tǒng)中，以預(yù)算和核算為基礎(chǔ)，調(diào)用預(yù)算分析方法，將分析結(jié)果動(dòng)態(tài)反饋給價(jià)值鏈管理的各相關(guān)環(huán)節(jié)及業(yè)績(jī)考評(píng)系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)事后反饋控制。
二、支持多用戶(hù)應(yīng)用模式
早于20世紀(jì)50、60年代，Argyr、Becker等學(xué)者就開(kāi)始倡導(dǎo)全員參與預(yù)算。Caplan提出全員參與預(yù)算有兩個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)：其一，有助于運(yùn)營(yíng)層經(jīng)理們?cè)鰪?qiáng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和責(zé)任感；其二，由于運(yùn)營(yíng)經(jīng)理們直接參與預(yù)算，他們將接受自己所設(shè)定的運(yùn)作目標(biāo)，而這將提高預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的可能性。
盡管全員參與預(yù)算優(yōu)點(diǎn)顯著，但在傳統(tǒng)電子表格的單用戶(hù)模式下，全員參與預(yù)算必然要求眾多預(yù)算參與者通過(guò)會(huì)議、電話、文件等各種方式進(jìn)行溝通，這將導(dǎo)致預(yù)算管理成本的大大增加。如Granfield大學(xué)在2001年的一份研究報(bào)告中寫(xiě)到：預(yù)算管理消耗了很多企業(yè)20%-30%的管理時(shí)間。Hackett咨詢(xún)公司的研究數(shù)據(jù)也表明：年收入在10億美元左右的企業(yè)，每年將有25，000人。天開(kāi)展預(yù)算、計(jì)劃及業(yè)務(wù)考評(píng)工作。
傳統(tǒng)的電子表格形式本身比較適用于單用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，然而單用戶(hù)的模式恰恰妨礙了企業(yè)內(nèi)部的溝通與交流，無(wú)法進(jìn)行多用戶(hù)、多視角的過(guò)程管理。因此，為了適應(yīng)復(fù)雜的預(yù)算管理過(guò)程的要求，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)中的不同角色參與預(yù)算管理，并降低溝通成本，預(yù)算管理軟件必須支持多用戶(hù)應(yīng)用模式。
在多用戶(hù)的應(yīng)用模式下，各用戶(hù)在實(shí)現(xiàn)信息共享的同時(shí)，通過(guò)權(quán)限控制其對(duì)數(shù)據(jù)和信息的編輯與查閱。預(yù)算管理角色通�？梢苑譃轭A(yù)算經(jīng)理、管理員和分析員三個(gè)層次，不同角色對(duì)于系統(tǒng)的關(guān)注點(diǎn)和要求不同：
預(yù)算經(jīng)理一般要求界面直觀、數(shù)據(jù)輸入簡(jiǎn)易而且易學(xué)性高；必須可以動(dòng)態(tài)了解預(yù)算-實(shí)際比較報(bào)告，進(jìn)行明細(xì)信息與綜合信息之間的雙向追溯。
管理員一般是部門(mén)經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理，需要了解哪些機(jī)構(gòu)還沒(méi)提交預(yù)算，最后一個(gè)版本有哪些變化，對(duì)重要的變化必須給予解釋?zhuān)㈦S機(jī)進(jìn)行自上而下的分析，因此，管理員應(yīng)該能夠修改預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和預(yù)算模型。
分析員負(fù)責(zé)從多層級(jí)、多角度設(shè)計(jì)預(yù)算分析模型。這些模型一般都具有多個(gè)維度，需要從多維數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取數(shù)據(jù)，軟件需要深度構(gòu)建模型的功能。由于分析員不是信息技術(shù)專(zhuān)家，因此要求軟件對(duì)于模型構(gòu)建的設(shè)計(jì)具有易學(xué)性和易用性。
三、預(yù)算構(gòu)成與預(yù)算展現(xiàn)形式的分離
傳統(tǒng)預(yù)算通常使用表格形式，如下表所示：
人力資源費(fèi)用預(yù)算
| 費(fèi)用項(xiàng)目 | 一季度 | 二季度 | 三季度 | 四季度 |
| 工資 | ||||
| 福利費(fèi) | ||||
| …… |
表中空白單元格用于存儲(chǔ)人力資源費(fèi)用的預(yù)算數(shù)據(jù)。
以表為主體的預(yù)算體系具有簡(jiǎn)單直觀的優(yōu)點(diǎn)，但是無(wú)法適應(yīng)企業(yè)對(duì)于預(yù)算信息的多樣化需求�，F(xiàn)代企業(yè)，為在愈來(lái)愈激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)具有快速反應(yīng)能力，需要在基本的預(yù)算數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，能夠從不同期間、不同責(zé)任中心、不同地區(qū)、不同產(chǎn)品線等各角度查看預(yù)算的編制情況和執(zhí)行信息，了解成本費(fèi)用的控制情況，掌握銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的進(jìn)展情況。在傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式下，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于Excel等電子表格中，每一個(gè)新的預(yù)算信息要求，都意味著需要重新設(shè)計(jì)表格，對(duì)每個(gè)單元格設(shè)計(jì)鏈接，這樣的工作繁瑣且容易出錯(cuò)。此外，一旦修改了基礎(chǔ)預(yù)算表，則必須隨之修改所有與該表有關(guān)的其他預(yù)算表、查詢(xún)表及分析表。更為重要的是，以表格為主體的預(yù)算體系，無(wú)法適應(yīng)新的信息技術(shù)的要求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的集成，即預(yù)算表格不適合數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式。
為了與ERP系統(tǒng)的核算體系相互協(xié)調(diào)，為預(yù)算控制和分析的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，需要采用新的思路構(gòu)建預(yù)算體系。在預(yù)算管理軟件中，傳統(tǒng)預(yù)算表格可以分解成兩部分：預(yù)算體系的構(gòu)成和預(yù)算體系的展現(xiàn)。預(yù)算表格只是預(yù)算體系的展現(xiàn)形式，而構(gòu)成才是預(yù)算體系的核心。系統(tǒng)中定義了預(yù)算體系的構(gòu)成后，意味著明確了通過(guò)系統(tǒng)可以獲取哪些預(yù)算數(shù)據(jù)；至于采用哪種格式進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，企業(yè)可以隨時(shí)進(jìn)行定義和調(diào)整。預(yù)算數(shù)據(jù)與表格的分離，不僅適應(yīng)了信息技術(shù)的要求，而且為多層級(jí)、多角度進(jìn)行預(yù)算的查詢(xún)與分析創(chuàng)造了前提條件。
四、規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與預(yù)算模型，將預(yù)算制度固化于系統(tǒng)
預(yù)算管理往往會(huì)涉及一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范與預(yù)算模型的規(guī)范。例如，往年預(yù)算及實(shí)際歷史數(shù)據(jù)、對(duì)于預(yù)算年度銷(xiāo)售價(jià)格及采購(gòu)價(jià)格的規(guī)定、對(duì)于稅率的要求等等，這些數(shù)據(jù)構(gòu)成預(yù)算管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。企業(yè)在實(shí)際運(yùn)做過(guò)程中，不僅同一價(jià)值活動(dòng)的投入和產(chǎn)出存在一定的依存關(guān)系，而且不同價(jià)值活動(dòng)之間也存在一定業(yè)務(wù)邏輯。為了提高預(yù)算與實(shí)際價(jià)值活動(dòng)的吻合度、增強(qiáng)預(yù)算的科學(xué)性，同時(shí)，為了使預(yù)算編制模型具有更強(qiáng)的可操作性，節(jié)約預(yù)算管理活動(dòng)的資源投入，需要將業(yè)務(wù)邏輯模型運(yùn)用于預(yù)算編制過(guò)程。
例如，某企業(yè)廣告費(fèi)的預(yù)算基于銷(xiāo)售收入的預(yù)測(cè)：
本期廣告費(fèi)預(yù)算=本期銷(xiāo)售收入預(yù)算×某百分比
又如，某工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算基于銷(xiāo)售預(yù)算和庫(kù)存預(yù)算：
本期生產(chǎn)預(yù)算=本期庫(kù)存期末預(yù)算+本期銷(xiāo)售預(yù)算-本期庫(kù)存期初預(yù)算
在預(yù)算管理制度及體系設(shè)計(jì)過(guò)程中規(guī)范了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和預(yù)算模型之后，如何將這些文件性質(zhì)的規(guī)范落到實(shí)處是傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下面臨的一個(gè)重大難題：制度設(shè)計(jì)者與執(zhí)行者往往是不同的責(zé)任人，難免出現(xiàn)執(zhí)行者為維護(hù)其所負(fù)責(zé)責(zé)任中心的利益而忽視或隨意修改基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。
眾所周知，信息平臺(tái)是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與模型進(jìn)行規(guī)范的一個(gè)最佳途徑。選擇預(yù)算管理軟件時(shí)，應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)是否支持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與模型的固化。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范，不僅節(jié)省了預(yù)算編制過(guò)程的工作量、規(guī)范了同一信息在不同預(yù)算表中的表述方式，而且為預(yù)算管理與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞鋪墊了基礎(chǔ)。在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制意味著預(yù)算管理與其他子系統(tǒng)將存在大量數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，預(yù)算控制將成為無(wú)源之水。
五、弱化不增值作業(yè)與預(yù)算管理流程的可配置
傳統(tǒng)的預(yù)算管理方式下，往往從上一年第四季度開(kāi)始編制預(yù)算，預(yù)算年度的第一季度快結(jié)束時(shí)，預(yù)算編制工作才算基本完成。預(yù)算編制工作耗時(shí)非常多，一方面是由于預(yù)算編制工作的復(fù)雜性所導(dǎo)致，另一個(gè)主要原因是預(yù)算編制過(guò)程中存在非增值作業(yè)。
如上圖所示，預(yù)算從下級(jí)編制到上級(jí)給予批復(fù)至少需要經(jīng)過(guò)四個(gè)環(huán)節(jié)：編制、提交、匯總、批復(fù)。編制和批復(fù)工作都將直接產(chǎn)生和改善預(yù)算信息，而提交和匯總只是產(chǎn)生和改善預(yù)算信息的中間過(guò)渡環(huán)節(jié)，對(duì)于信息質(zhì)量的改善沒(méi)有實(shí)質(zhì)性意義，而實(shí)際工作中預(yù)算信息的提交傳遞過(guò)程和匯總工作大部分編制工作量。預(yù)算匯總工作占據(jù)了很大比例的預(yù)算編制工作量。使用EXCEL等電子表格進(jìn)行預(yù)算匯總，一方面耗費(fèi)人力及時(shí)間，另一方面在文件眾多、工作表縱多的情況，出錯(cuò)的概率非常大。
對(duì)于規(guī)模較大、管理規(guī)范的企業(yè)而言，往往存在多個(gè)預(yù)算審批的環(huán)節(jié)，如部門(mén)經(jīng)理審批之后需要主管副總裁審批，最后由預(yù)算管理委員會(huì)審批等。電子表格不支持這種多道審批程序的流程管理。因此，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下，預(yù)算編制與調(diào)整的流程管理非常薄弱。
基于信息技術(shù)的預(yù)算編制，系統(tǒng)已將各下屬單位數(shù)據(jù)保存于同一服務(wù)器中，不僅規(guī)范了預(yù)算編制的內(nèi)容、格式、流程，而且簡(jiǎn)化了預(yù)算提交和匯總過(guò)程，點(diǎn)擊鼠標(biāo)即可完成提交和匯總工作。這兩個(gè)環(huán)節(jié)工作量的消除，體現(xiàn)了價(jià)值鏈管理的思想，大幅度提高了預(yù)算編制流程效率。
在簡(jiǎn)化流程的同時(shí)，必須支持根據(jù)企業(yè)預(yù)算編制流程管理的需要進(jìn)行流程配置，在遵循編制、審批的基本環(huán)節(jié)之余，允許企業(yè)強(qiáng)化流程中審批控制環(huán)節(jié)。支持在審批環(huán)節(jié)中由系統(tǒng)自行檢查各預(yù)算之間的鉤稽關(guān)系，檢查預(yù)算是否符合戰(zhàn)略目標(biāo)、預(yù)算管理制度的相關(guān)要求，審批環(huán)節(jié)由肉眼觀察識(shí)別轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)自動(dòng)檢查預(yù)算的正確性與合理、合規(guī)性。同時(shí)，允許選擇各審批環(huán)節(jié)的審批人，允許審批人對(duì)審批結(jié)論及意見(jiàn)進(jìn)行編輯與存儲(chǔ)等。
六、加強(qiáng)權(quán)限管理，將文件管理轉(zhuǎn)化為流程管理
傳統(tǒng)預(yù)算管理往往采用文件管理方式，不同人員有接觸不同文件的權(quán)利。預(yù)算體系內(nèi)部的關(guān)系要求各預(yù)算表在同一文件中進(jìn)行管理，而人員的權(quán)限管理則要求將預(yù)算體系分解成不同的文件以供不同人員修改和查閱�？梢�(jiàn)，傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下，權(quán)限管理很難真正實(shí)現(xiàn)。而運(yùn)用預(yù)算管理系統(tǒng)，不僅能便捷地控制不同人員的查詢(xún)、修改、批復(fù)等功能權(quán)限，而且有利于控制不同人員接觸不同預(yù)算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)權(quán)限。權(quán)限管理將運(yùn)用于預(yù)算編制與執(zhí)行流程，真正實(shí)現(xiàn)權(quán)限、人員與業(yè)務(wù)流程的結(jié)合。
權(quán)限管理用來(lái)定義系統(tǒng)操作人員及其權(quán)限，權(quán)限主要分為公司權(quán)限、功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限。所謂公司權(quán)限，即某操作員具有對(duì)哪些公司預(yù)算的操作權(quán)限，而功能權(quán)限則約束了操作員對(duì)具體哪些功能結(jié)點(diǎn)具有操作權(quán)限，數(shù)據(jù)權(quán)限則是規(guī)定操作員對(duì)哪些樣表具有權(quán)限。三類(lèi)權(quán)限相互結(jié)合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算管理過(guò)程中的權(quán)限分配與控制，有效控制預(yù)算信息的使用范圍。
