傳統(tǒng)預算管理往往采用電子表格（如EXCEL）模式，預算管理和電子表格的自身特征決定了傳統(tǒng)預算管理模式具有無法突破的局限性。傳統(tǒng)預算管理除了耗時長、成本高外，預算無法科學反映企業(yè)業(yè)務模型、預算編制與預算控制執(zhí)行脫節(jié)等缺點也是阻礙這種模式在成長期與成熟期企業(yè)中繼續(xù)應用的因素。
根據(jù)美國著名雜志《CFO》公布的2002 年統(tǒng)計數(shù)據(jù)：17%的謹慎觀察者一般采用分項預算，各個子系統(tǒng)之間處于非集成狀態(tài)，主要用Excel 作為預算管理的軟件工具或建立系統(tǒng)；46%的跟隨者將部分業(yè)務子系統(tǒng)與預算集成，做到部分業(yè)務驅動，并有功能比較簡單的預算管理系統(tǒng)；31%的早期采用者基本實現(xiàn)業(yè)務子系統(tǒng)與預算集成，做到部分業(yè)務驅動預算并進行動態(tài)預測；6%的領導者業(yè)務子系統(tǒng)與預算完全集成，做到業(yè)務驅動動態(tài)預算和預測，并有完善的預算管理系統(tǒng)支持，同時有些企業(yè)實現(xiàn)核心企業(yè)預算與客戶、供應商之間的集成。從國外企業(yè)界對于預算管理應用趨勢來看，企業(yè)應該選擇基于信息技術進行預算管理。
筆者認為在設計與選擇預算管理系統(tǒng)時應主要關注六個要素，這六個要素的實現(xiàn)將幫助企業(yè)擺脫傳統(tǒng)預算管理的困惑，真正提升預算管理的水平和實現(xiàn)預算管理的價值。
一、預算管理與ERP系統(tǒng)集成
預算的編制是預算管理的起點，然而預算控制和激勵才是預算管理的重點。而在傳統(tǒng)模式下，核算體系與預算體系相互脫離，預算管理系統(tǒng)與業(yè)務執(zhí)行系統(tǒng)相互脫離，預算執(zhí)行過程中無法準確、及時地獲取執(zhí)行數(shù)據(jù)，預算控制成為空談，無法真正落到實處；同時，預算分析數(shù)據(jù)來源的不準確、信息的滯后使得企業(yè)無法進行真正有效的動態(tài)分析，從而無法了解企業(yè)的資源利用狀況和能帶來的效益。
ERP以信息技術為基礎，對價值活動的方方面面進行管理，實現(xiàn)物流、資金流和信息流的協(xié)同，實現(xiàn)價值鏈各環(huán)節(jié)的信息集成。信息流既包含對物流、資金流的真實描述，也包含對未來期間物流、資金流的預測和計劃，而預算正是對未來企業(yè)物流、資金流的預測和計劃。預算管理與ERP的結合，一方面可以借助信息技術對數(shù)據(jù)的快速傳輸和處理能力以及ERP系統(tǒng)能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和共享這兩大特點，實現(xiàn)快速、準確地編制和調整預算；另一方面，在ERP系統(tǒng)中，預算信息與核算信息的集成，便于在業(yè)務開展的同時實現(xiàn)實時控制和多角度動態(tài)預算分析。具體說，包括以下四點：
首先，ERP系統(tǒng)能夠對企業(yè)價值鏈進行管理并詳細記錄價值活動的過程，而預算管理與ERP系統(tǒng)的集成，使得ERP系統(tǒng)對價值活動的管理得以延伸，從事中管理和事后分析延伸到事前預測和模擬，這樣就進一步豐富了事中實時控制和事后動態(tài)分析方法。
其次，核算應服務于管理需求，預算管理與ERP系統(tǒng)集成使用，ERP核算體系與預算體系相互協(xié)調，為預算控制與分析的開展創(chuàng)造了條件。
再次，預算管理與ERP系統(tǒng)集成，使得在業(yè)務核算的相關環(huán)節(jié)中，會觸發(fā)預算控制事件，從而對業(yè)務運作過程能夠實施事中控制。
最后，在ERP系統(tǒng)中，以預算和核算為基礎，調用預算分析方法，將分析結果動態(tài)反饋給價值鏈管理的各相關環(huán)節(jié)及業(yè)績考評系統(tǒng)，可以實現(xiàn)事后反饋控制。
二、支持多用戶應用模式
早于20世紀50、60年代，Argyr、Becker等學者就開始倡導全員參與預算。Caplan提出全員參與預算有兩個主要優(yōu)點：其一，有助于運營層經理們增強競爭意識和責任感；其二，由于運營經理們直接參與預算，他們將接受自己所設定的運作目標，而這將提高預算目標實現(xiàn)的可能性。
盡管全員參與預算優(yōu)點顯著，但在傳統(tǒng)電子表格的單用戶模式下，全員參與預算必然要求眾多預算參與者通過會議、電話、文件等各種方式進行溝通，這將導致預算管理成本的大大增加。如Granfield大學在2001年的一份研究報告中寫到：預算管理消耗了很多企業(yè)20%-30%的管理時間。Hackett咨詢公司的研究數(shù)據(jù)也表明：年收入在10億美元左右的企業(yè)，每年將有25，000人。天開展預算、計劃及業(yè)務考評工作。
傳統(tǒng)的電子表格形式本身比較適用于單用戶對數(shù)據(jù)進行分析處理，然而單用戶的模式恰恰妨礙了企業(yè)內部的溝通與交流，無法進行多用戶、多視角的過程管理。因此，為了適應復雜的預算管理過程的要求，真正實現(xiàn)企業(yè)中的不同角色參與預算管理，并降低溝通成本，預算管理軟件必須支持多用戶應用模式。
在多用戶的應用模式下，各用戶在實現(xiàn)信息共享的同時，通過權限控制其對數(shù)據(jù)和信息的編輯與查閱。預算管理角色通�？梢苑譃轭A算經理、管理員和分析員三個層次，不同角色對于系統(tǒng)的關注點和要求不同：
預算經理一般要求界面直觀、數(shù)據(jù)輸入簡易而且易學性高；必須可以動態(tài)了解預算-實際比較報告，進行明細信息與綜合信息之間的雙向追溯。
管理員一般是部門經理或財務經理，需要了解哪些機構還沒提交預算，最后一個版本有哪些變化，對重要的變化必須給予解釋，并隨機進行自上而下的分析，因此，管理員應該能夠修改預算基礎數(shù)據(jù)和預算模型。
分析員負責從多層級、多角度設計預算分析模型。這些模型一般都具有多個維度，需要從多維數(shù)據(jù)庫中獲取數(shù)據(jù)，軟件需要深度構建模型的功能。由于分析員不是信息技術專家，因此要求軟件對于模型構建的設計具有易學性和易用性。
三、預算構成與預算展現(xiàn)形式的分離
傳統(tǒng)預算通常使用表格形式，如下表所示：
人力資源費用預算
| 費用項目 | 一季度 | 二季度 | 三季度 | 四季度 |
| 工資 | ||||
| 福利費 | ||||
| …… |
表中空白單元格用于存儲人力資源費用的預算數(shù)據(jù)。
以表為主體的預算體系具有簡單直觀的優(yōu)點，但是無法適應企業(yè)對于預算信息的多樣化需求。現(xiàn)代企業(yè)，為在愈來愈激烈的市場競爭具有快速反應能力，需要在基本的預算數(shù)據(jù)基礎上，能夠從不同期間、不同責任中心、不同地區(qū)、不同產品線等各角度查看預算的編制情況和執(zhí)行信息，了解成本費用的控制情況，掌握銷售業(yè)績的進展情況。在傳統(tǒng)的預算管理方式下，數(shù)據(jù)存儲于Excel等電子表格中，每一個新的預算信息要求，都意味著需要重新設計表格，對每個單元格設計鏈接，這樣的工作繁瑣且容易出錯。此外，一旦修改了基礎預算表，則必須隨之修改所有與該表有關的其他預算表、查詢表及分析表。更為重要的是，以表格為主體的預算體系，無法適應新的信息技術的要求，無法實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)的集成，即預算表格不適合數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)存儲方式。
為了與ERP系統(tǒng)的核算體系相互協(xié)調，為預算控制和分析的開展奠定基礎，需要采用新的思路構建預算體系。在預算管理軟件中，傳統(tǒng)預算表格可以分解成兩部分：預算體系的構成和預算體系的展現(xiàn)。預算表格只是預算體系的展現(xiàn)形式，而構成才是預算體系的核心。系統(tǒng)中定義了預算體系的構成后，意味著明確了通過系統(tǒng)可以獲取哪些預算數(shù)據(jù)；至于采用哪種格式進行預算數(shù)據(jù)的展現(xiàn)，企業(yè)可以隨時進行定義和調整。預算數(shù)據(jù)與表格的分離，不僅適應了信息技術的要求，而且為多層級、多角度進行預算的查詢與分析創(chuàng)造了前提條件。
四、規(guī)范基礎數(shù)據(jù)與預算模型，將預算制度固化于系統(tǒng)
預算管理往往會涉及一些基礎數(shù)據(jù)的規(guī)范與預算模型的規(guī)范。例如，往年預算及實際歷史數(shù)據(jù)、對于預算年度銷售價格及采購價格的規(guī)定、對于稅率的要求等等，這些數(shù)據(jù)構成預算管理的基礎數(shù)據(jù)。企業(yè)在實際運做過程中，不僅同一價值活動的投入和產出存在一定的依存關系，而且不同價值活動之間也存在一定業(yè)務邏輯。為了提高預算與實際價值活動的吻合度、增強預算的科學性，同時，為了使預算編制模型具有更強的可操作性，節(jié)約預算管理活動的資源投入，需要將業(yè)務邏輯模型運用于預算編制過程。
例如，某企業(yè)廣告費的預算基于銷售收入的預測：
本期廣告費預算=本期銷售收入預算×某百分比
又如，某工業(yè)企業(yè)生產預算基于銷售預算和庫存預算：
本期生產預算=本期庫存期末預算+本期銷售預算-本期庫存期初預算
在預算管理制度及體系設計過程中規(guī)范了基礎數(shù)據(jù)和預算模型之后，如何將這些文件性質的規(guī)范落到實處是傳統(tǒng)預算管理模式下面臨的一個重大難題：制度設計者與執(zhí)行者往往是不同的責任人，難免出現(xiàn)執(zhí)行者為維護其所負責責任中心的利益而忽視或隨意修改基礎數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。
眾所周知，信息平臺是對基礎數(shù)據(jù)與模型進行規(guī)范的一個最佳途徑。選擇預算管理軟件時，應關注系統(tǒng)是否支持基礎數(shù)據(jù)與模型的固化�；A數(shù)據(jù)的規(guī)范，不僅節(jié)省了預算編制過程的工作量、規(guī)范了同一信息在不同預算表中的表述方式，而且為預算管理與ERP系統(tǒng)中其他子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)傳遞鋪墊了基礎。在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)預算控制意味著預算管理與其他子系統(tǒng)將存在大量數(shù)據(jù)傳遞關系，如果無法實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)的共享，預算控制將成為無源之水。
五、弱化不增值作業(yè)與預算管理流程的可配置
傳統(tǒng)的預算管理方式下，往往從上一年第四季度開始編制預算，預算年度的第一季度快結束時，預算編制工作才算基本完成。預算編制工作耗時非常多，一方面是由于預算編制工作的復雜性所導致，另一個主要原因是預算編制過程中存在非增值作業(yè)。
如上圖所示，預算從下級編制到上級給予批復至少需要經過四個環(huán)節(jié)：編制、提交、匯總、批復。編制和批復工作都將直接產生和改善預算信息，而提交和匯總只是產生和改善預算信息的中間過渡環(huán)節(jié)，對于信息質量的改善沒有實質性意義，而實際工作中預算信息的提交傳遞過程和匯總工作大部分編制工作量。預算匯總工作占據(jù)了很大比例的預算編制工作量。使用EXCEL等電子表格進行預算匯總，一方面耗費人力及時間，另一方面在文件眾多、工作表縱多的情況，出錯的概率非常大。
對于規(guī)模較大、管理規(guī)范的企業(yè)而言，往往存在多個預算審批的環(huán)節(jié)，如部門經理審批之后需要主管副總裁審批，最后由預算管理委員會審批等。電子表格不支持這種多道審批程序的流程管理。因此，傳統(tǒng)預算管理模式下，預算編制與調整的流程管理非常薄弱。
基于信息技術的預算編制，系統(tǒng)已將各下屬單位數(shù)據(jù)保存于同一服務器中，不僅規(guī)范了預算編制的內容、格式、流程，而且簡化了預算提交和匯總過程，點擊鼠標即可完成提交和匯總工作。這兩個環(huán)節(jié)工作量的消除，體現(xiàn)了價值鏈管理的思想，大幅度提高了預算編制流程效率。
在簡化流程的同時，必須支持根據(jù)企業(yè)預算編制流程管理的需要進行流程配置，在遵循編制、審批的基本環(huán)節(jié)之余，允許企業(yè)強化流程中審批控制環(huán)節(jié)。支持在審批環(huán)節(jié)中由系統(tǒng)自行檢查各預算之間的鉤稽關系，檢查預算是否符合戰(zhàn)略目標、預算管理制度的相關要求，審批環(huán)節(jié)由肉眼觀察識別轉化為系統(tǒng)自動檢查預算的正確性與合理、合規(guī)性。同時，允許選擇各審批環(huán)節(jié)的審批人，允許審批人對審批結論及意見進行編輯與存儲等。
六、加強權限管理，將文件管理轉化為流程管理
傳統(tǒng)預算管理往往采用文件管理方式，不同人員有接觸不同文件的權利。預算體系內部的關系要求各預算表在同一文件中進行管理，而人員的權限管理則要求將預算體系分解成不同的文件以供不同人員修改和查閱�？梢�，傳統(tǒng)預算管理模式下，權限管理很難真正實現(xiàn)。而運用預算管理系統(tǒng)，不僅能便捷地控制不同人員的查詢、修改、批復等功能權限，而且有利于控制不同人員接觸不同預算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)權限。權限管理將運用于預算編制與執(zhí)行流程，真正實現(xiàn)權限、人員與業(yè)務流程的結合。
權限管理用來定義系統(tǒng)操作人員及其權限，權限主要分為公司權限、功能權限和數(shù)據(jù)權限。所謂公司權限，即某操作員具有對哪些公司預算的操作權限，而功能權限則約束了操作員對具體哪些功能結點具有操作權限，數(shù)據(jù)權限則是規(guī)定操作員對哪些樣表具有權限。三類權限相互結合，實現(xiàn)企業(yè)預算管理過程中的權限分配與控制，有效控制預算信息的使用范圍。
