一、科學(xué)認真地做好電算化會計檔案歸檔和保管工作
1.注意數(shù)據(jù)資料的管理與保密。機內(nèi)文件及其備份作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。在賬簿等會計檔案的輸出打印方面應(yīng)注意：現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬應(yīng)按日打印，經(jīng)審核無誤的現(xiàn)金及銀行相關(guān)的原始憑證或手編憑證當(dāng)日輸入計算機并打印出日記賬，以保證現(xiàn)金、銀行業(yè)務(wù)的當(dāng)日清，現(xiàn)金、銀行賬經(jīng)出納審核、核對無誤后，由出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月現(xiàn)金、銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證輸入計算機。機制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管�？颇繀R總表、賬簿打印時間一般為：現(xiàn)金銀行日記賬每天打印，銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次，總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次，現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬面上簽字蓋章，財務(wù)主管簽字蓋章認可。
2.重視財務(wù)數(shù)據(jù)備份管理。在日常工作中，應(yīng)準備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份；也可根據(jù)各單位業(yè)務(wù)量的多少，選擇時間間隔進行數(shù)據(jù)備份，但至少應(yīng)一星期進行一次數(shù)據(jù)備份，半個月刻錄光盤一次，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
3.做好會計檔案保管工作。首先，在會計檔案存檔手續(xù)上，打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管；其次，為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；第三，由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案，按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理；第四，隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管；第五，各類會計檔案的出借，均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。另外，還必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責(zé)任。
二、做好電算化會計檔案的整理與再利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。它能通過整理可以利用歷年 的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析，從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)，另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。同時，我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)，以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。
