你覺得你了解自己的投資者嗎？你認(rèn)為你的投資者檔案十分準(zhǔn)確并足夠完整嗎？在你進(jìn)行回答之前，請思考下面這個調(diào)查結(jié)果：根據(jù)凱恩組織（The Keane Organization）——一家位于美國賓夕法尼亞州韋恩市（Wayne， PA）的合規(guī)及風(fēng)險管理公司最近的一份研究顯示，就算是世界上最大的上市公司，它們的注冊股東檔案中都有高達(dá)10%的錯誤。
“我們對市值在20億美元到1000億美元的上市公司的超過1000萬個股東檔案進(jìn)行了研究，”凱恩組織（The Keane Organization）投資者溝通及資訊保存解決方案部的總裁吉姆。凱澤（Jim Keyser）說，“我們發(fā)現(xiàn)在股東最基本的資料中都存在著嚴(yán)重的錯誤�！边@份研究報告是在20家公司進(jìn)行采樣后得出的，其中包括凱恩組織（The Keane Organization）的客戶及其選擇的其他公司。
StockTrans是一家位于費城的股票軟件資訊中介公司，公司總裁喬納森。米勒（Jonathan Miller）對這份調(diào)查結(jié)果極為認(rèn)同。他說：“在我們掌握的一些公司的股東記錄中，錯誤率幾乎達(dá)到20%.很顯然，這個問題不應(yīng)該僅僅得到股票資訊中介的注意，IR（投資者關(guān)系）從業(yè)人員也應(yīng)該關(guān)注這個問題。IR部門一直致力于去尋求新的投資者，但是比這更為重要的是去維護已經(jīng)建立起來的投資者關(guān)系。”
雖然這些錯誤常常會被上市公司所忽視，但是它們卻能給公司及其股東造成重大問題。
IRO（投資者關(guān)系官員）為什么要重視這個問題？
上市公司也許會認(rèn)為這些股東只是一些持股數(shù)量不大的散戶——對他們一一照顧到比較困難，所以也就疏于對他們的關(guān)注了，但是情況不會永遠(yuǎn)都是這個樣子的。
舉個例子，凱恩組織（The Keane Organization）對某個上市公司的股東基礎(chǔ)進(jìn)行初步分析時，幫助該公司避免了一個與公司主要股東可能發(fā)生的潛在麻煩。這名股東在公司數(shù)據(jù)庫中的社會保險號（SSN）輸錯了，而這個簡單的編碼錯誤可能引起很嚴(yán)重的后果——因為這份數(shù)據(jù)是公司建立股東賬戶時用來打印文件之用的，其作用不同于一個簡單的數(shù)據(jù)檔案。
不幸的是，這個錯誤的社保號是屬于一位已經(jīng)去世超過25年的女士的。如果這個錯誤沒發(fā)現(xiàn)，其結(jié)果很可能是，當(dāng)這名股東仍然健康地活在這個世上的時候，公司卻以為他們最大的股東已經(jīng)不在人世了。公司一發(fā)現(xiàn)這個荒唐的錯誤，馬上就意識到它會造成多少問題，并馬上采取了補救措施。
對股東的不當(dāng)處理同樣會引起公司消費者市場上的客戶流失。凱澤（Keyser）結(jié)合著名的“上市貿(mào)易酒店經(jīng)營事件”發(fā)表了自己的觀點�！拔覀円恢痹跒樯鲜泄咎幚硪恍й櫋墓蓶|，在花費了一番功夫之后，我們才找到這位先生。他的基本資料發(fā)生改變后，自己也可能忘記向上市公司更新他的記錄。但是當(dāng)他發(fā)現(xiàn)自己出現(xiàn)在公司失蹤股東的名單上時，他會感到十分迷惑。他會責(zé)問公司：”你們這是什么意思，你們竟然失去與我的聯(lián)系？我上個月還在你們酒店，在過去的五年里我每年都會來這兒！‘“凱恩組織（The Keane Organization）對這一情況的解析幫助上市公司避免了一個尷尬的局面，還保護了公司與這個股東——也是一位忠實顧客的良好關(guān)系。
不正確的股東檔案還可能會給公司引起以下一些問題：
1，為了維護原本應(yīng)該關(guān)閉的賬戶而增加不必要的年度管理開支。
2，送錯的郵件沒有被退回，公司可能會一直將機密的賬戶信息送往錯誤的地址。
3，無意中錯送股息支票，讓真正的股東以外的其他人也有可能看到其中的內(nèi)容。
解決的辦法
“花些時間去改正股東數(shù)據(jù)庫中的錯誤，其作用和散股計劃一樣都能為公司節(jié)省一定的成本，”凱恩組織（The Keane Organization）的凱澤（Keyser）說，他鼓勵所有上市公司都預(yù)先對股東數(shù)據(jù)中的錯誤進(jìn)行識別和更正。通過減少每年股東維護上支出的花銷，可以為IR部門有效地降低成本。此外，提高檔案的保管也能保護公司和股東雙方的利益——特別是應(yīng)對高風(fēng)險的欺詐危機。
有一個方法倒是可以讓公司降低錯誤率，就是定期對股東數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。凱恩組織（The Keane Organization）最近所介紹的投資者數(shù)據(jù)質(zhì)量計劃就提出了這樣一個需求。該組織的私人企業(yè)風(fēng)險管理軟件技術(shù)，通過“賬目ID”允許上市公司自行管理與股東資料有關(guān)的數(shù)據(jù)風(fēng)險，公司可以從顧客數(shù)據(jù)庫中識別出潛在的問題，并通過采取一定的措施和策略來預(yù)防問題的再度發(fā)生。
根據(jù)StockTrans股票軟件資訊中介公司納森。米勒（Jonathan Miller）所說的，資訊中介公司也是上市公司的有效幫手。“我們鼓勵使用我們客戶端的發(fā)行人盡可能頻繁地向他們的所有股東發(fā)送相關(guān)的資訊。”“我來舉個例子說明，股東通常只會在上市公司的年會期間收到來自公司的信函。但是自從越來越多的上市公司使用網(wǎng)上通路發(fā)布信息，發(fā)行人和他們的資訊中介有條件也應(yīng)該盡可能多地向股東傳遞相關(guān)的訊息。”
米勒（Miller）補充道：“一些早期跡象顯示，SEC（美國證券交易監(jiān)督委員會）將通過一項議案，即要求證券發(fā)行人每個季度以及每年向所有在檔股東發(fā)送相關(guān)公司聲明，這樣做將加強上市公司與股東的聯(lián)系，減少股東的丟失。如今，StockTrans股票軟件資訊中介公司仍舊不斷地通過美國郵政、電子郵件和W-9請求、代理權(quán)請求服務(wù)來搜查那些失去聯(lián)系的股東，我們采用的搜尋方法還包括追查未兌現(xiàn)的股息支票、推廣發(fā)行人季度報告及定期股東溝通、擴大股東住所地數(shù)據(jù)庫，以及使用郵政編碼軟件系統(tǒng)等方法。此外，我們也計劃讓更多的發(fā)行人使用我們?nèi)碌馁~目ID技術(shù)�！�
最后，上市公司一定希望能采取一些預(yù)防性手段來準(zhǔn)確地管理股東檔案，同時避免欺詐和身份盜用危機。這樣一來，通過采取這些方法，上市公司將節(jié)省成本，保護公司和股東的利益，最后還能避免因為股東資料的錯誤而引起的尷尬局面。
