任何一家企業(yè)，小到街邊的一個(gè)報(bào)攤，大到像沃爾瑪這樣的五百強(qiáng)巨頭，離開信息就無法生存。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模的時(shí)候，常常會(huì)碰到這樣的情況。每個(gè)部門有自己的數(shù)據(jù)來源，部門間的信息無法互相驗(yàn)證，甚至互相矛盾�？偨�(jīng)理往往要求公司信息系統(tǒng)能夠整合，數(shù)據(jù)能夠互相驗(yàn)證。于是，信息系統(tǒng)的整合就成了企業(yè)經(jīng)常遇到的一個(gè)問題。本文從孤立系統(tǒng)產(chǎn)生的原因，信息系統(tǒng)整合的必要性、可行性和具體策略，討論企業(yè)信息系統(tǒng)整合這一問題。
系統(tǒng)孤立產(chǎn)生的原因
1.企業(yè)發(fā)展的過程決定了系統(tǒng)的發(fā)展是循序漸進(jìn)的
企業(yè)初創(chuàng)始時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)的要求一般比較低，而且常常沒有足夠的資金投入到信息系統(tǒng)，其對(duì)于信息的需求隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)生變化。所以，希望企業(yè)在初創(chuàng)時(shí)就有一個(gè)很清晰的戰(zhàn)略，知道需要什么樣的信息系統(tǒng)，把信息系統(tǒng)全部建立起來的想法完全是烏托邦，幾乎沒有實(shí)現(xiàn)的可能。即使是跨國公司在中國的新投資，信息系統(tǒng)的投資也是循序漸進(jìn)的，也是有了業(yè)務(wù)上的需求后才會(huì)找到解決方案，然后再考慮投資。所以，孤立系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的常態(tài)，是我們必須面對(duì)的現(xiàn)實(shí)。
2.企業(yè)信息系統(tǒng)本身決定了孤立系統(tǒng)是不可避免的
離開了業(yè)務(wù)需求，信息系統(tǒng)本身就毫無價(jià)值可言。根據(jù)系統(tǒng)的目的、用戶對(duì)象和數(shù)據(jù)來源，可以對(duì)系統(tǒng)做一些分類：
�。�1）以操作為目的的系統(tǒng)：財(cái)務(wù)記賬系統(tǒng)、進(jìn)銷存系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)、計(jì)劃系統(tǒng)等。這類系統(tǒng)的主要用戶是企業(yè)的操作人員，目的是記錄企業(yè)的基本數(shù)據(jù)、排出計(jì)劃等。
�。�2）以分析為目的的系統(tǒng)：提供報(bào)表，供決策使用。主要是集團(tuán)內(nèi)部的報(bào)表系統(tǒng)、儀表板、BI 之類的分析系統(tǒng)。
根據(jù)數(shù)據(jù)的主要來源，則可以將系統(tǒng)分為主要來自內(nèi)部的系統(tǒng)和主要來自外部的系統(tǒng)。最典型的主要來自外部的系統(tǒng)有關(guān)鍵客戶系統(tǒng) （CRM）。最典型的主要來自內(nèi)部的系統(tǒng)有財(cái)務(wù)系統(tǒng)。用表格形式可以表述如表1.
表1 企業(yè)信息系統(tǒng)的分類
| 操作 | 分析 | |
| 外部 | 銀行電子支付 稅務(wù)申報(bào)系統(tǒng)， EDI |
關(guān)鍵客戶系統(tǒng)（CRM） 市場調(diào)查報(bào)告 |
| 內(nèi)部 | 財(cái)務(wù)系統(tǒng)，進(jìn)銷存， 生產(chǎn)計(jì)劃，考勤，工資計(jì)算 |
集團(tuán)報(bào)告， BI 儀表板，數(shù)據(jù)倉庫 |
這些系統(tǒng)所服務(wù)的對(duì)象、存在的目的、需求產(chǎn)生的時(shí)間都是不同的，在市場上也很少能夠找到供應(yīng)商提供一個(gè)整體解決方案。即便公司的資金實(shí)力雄厚，也不可能把所有的系統(tǒng)一步到位地建立起來，得到一個(gè)一勞永逸的解決方案。而希望在企業(yè)初創(chuàng)階段就把所有信息需求都搞清楚，發(fā)展出一個(gè)長期有效的企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)施戰(zhàn)略以及整體規(guī)劃也是不現(xiàn)實(shí)的。
信息系統(tǒng)整合的必要性
首先，我們應(yīng)該考慮的不是怎樣整合企業(yè)信息系統(tǒng)，而是考慮這是不是一個(gè)問題，系統(tǒng)整合真的有必要嗎？
信息系統(tǒng)整合的基本目的一般有如下兩個(gè)：
（1）基本數(shù)據(jù)共享：減少數(shù)據(jù)錄入時(shí)間和差錯(cuò)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)口徑一致。
�。�2）信息共享：同一信息可以提供給不同的部門，減少重復(fù)勞動(dòng)和重復(fù)投資。
如果部門間沒有以上兩個(gè)基本需求，則信息系統(tǒng)整合帶來的好處就非常有限了。所以，并非所有的整合都是必需的。比如，如果財(cái)務(wù)系統(tǒng)和進(jìn)銷存系統(tǒng)是兩個(gè)分開的系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就需要手工計(jì)算很多存貨信息、開票信息，并重新記錄。如果因?yàn)榉N種原因，這兩個(gè)系統(tǒng)是分離的，則整合不僅是必要的而且是非常緊急的。但是，如果集團(tuán)需要報(bào)告一些關(guān)鍵信息，而這些信息很容易從一個(gè)或幾個(gè)信息系統(tǒng)里取得，那么試圖把集團(tuán)報(bào)告系統(tǒng)和其他系統(tǒng)整合在一起就沒有很大必要。
從另一方面說，整合的需求也不是非黑即白。極端的兩頭可能是完全沒有整合需求和必須整合，當(dāng)中是個(gè)灰色地帶。根據(jù)企業(yè)性質(zhì)的不同以及企業(yè)不同的發(fā)展階段，整合的需求也是不同的。比如，CRM的主要內(nèi)容是客戶信息，主要使用對(duì)象可能是市場營銷人員，CRM 和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合需求一般不是特別強(qiáng)烈。然而，如果這個(gè)CRM 系統(tǒng)不僅記錄客戶基本信息以及一般的銷售信息，而且需要知道公司在某個(gè)客戶上的投入，則CRM 和財(cái)務(wù)信息的整合需求就增強(qiáng)了。
關(guān)于信息系統(tǒng)整合，比較少論及的一點(diǎn)是信息和權(quán)力的問題。我們常常說知識(shí)就是力量（Knowledge is Power）。Knowledge其實(shí)也可以解釋為知道，Power 解釋為權(quán)力。Knowing is Power也可以寫成Information is Power.在信息系統(tǒng)整合過程中無可避免地會(huì)碰到信息共享和權(quán)力的問題。如果不能深刻理解企業(yè)信息與部門權(quán)力和利益之間的關(guān)系，信息整合不但可能是無效的，而且也可能是有害的，或者是高成本的。
企業(yè)信息系統(tǒng)整合的可能性
首先，必須看到信息系統(tǒng)的發(fā)展確實(shí)是循著從分散走向整合的路徑。其中最明顯的就是ERP的發(fā)展。國內(nèi)的用友、金蝶等系統(tǒng)，最初是以財(cái)務(wù)系統(tǒng)起家，為眾多企業(yè)所用。逐漸地，我們看到這些廠商開始注重存貨系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的集成。ERP 的發(fā)展道路實(shí)際上就是系統(tǒng)整合的一個(gè)最好的例子。所以整合是可能的，只是取決于整合的程度要求而已。
信息系統(tǒng)整合的具體策略
企業(yè)信息系統(tǒng)整合的策略大致可以分成兩種，一是大規(guī)模研究企業(yè)信息系統(tǒng)現(xiàn)狀，制定中長期信息系統(tǒng)策略，系統(tǒng)整合將是該策略中的重要組成部分。二是當(dāng)有信息共享需求的時(shí)候就開始做相應(yīng)的整合工作，解決新發(fā)現(xiàn)的問題。
上述這兩種策略都是有其自身的好處和問題的。
策略一是顧問們最喜歡談?wù)摰�。所有的分析都很有邏輯，結(jié)論也很清晰。問題在于其本身的成本和結(jié)論的時(shí)效性。大規(guī)模研究的成本較高，關(guān)鍵在于今天得出的結(jié)論充其量能夠滿足今天的需求。在市場瞬息萬變的今天，信息系統(tǒng)的需求也會(huì)發(fā)生很大的變化。這樣的情況完全有可能發(fā)生：項(xiàng)目做著做著就發(fā)覺沒有用處，結(jié)果是資源被浪費(fèi)，信息管理部門的信譽(yù)也受到很大影響，話語權(quán)逐漸喪失。
策略二的成本比較低，一般可以滿足目前的需求。問題在于信息管理部門往往忙于應(yīng)付，今天有了需求，滿足了，明天又會(huì)出現(xiàn)新的需求。其總成本可能相當(dāng)高。
筆者認(rèn)為比較好的做法可能是將兩者結(jié)合起來，對(duì)于信息系統(tǒng)整合建立一個(gè)中期的規(guī)劃，從整個(gè)企業(yè)的角度看信息需求和數(shù)據(jù)共享，并同時(shí)解決一個(gè)個(gè)單獨(dú)冒出來的問題。具體的做法如下：
1.分析企業(yè)各個(gè)部門的信息需求以及現(xiàn)存信息系統(tǒng)（分短期和中期，雪中送炭的信息和錦上添花的信息）
需要各個(gè)部門考慮目前有哪些信息需求？在不遠(yuǎn)的將來會(huì)有哪些信息需求？我們目前有哪些信息系統(tǒng)？哪些信息需求已經(jīng)通過現(xiàn)有的系統(tǒng)得到實(shí)現(xiàn)？哪些信息需求尚未得到滿足？哪些部門可能會(huì)有我們需要的信息？應(yīng)該怎樣實(shí)現(xiàn)本部門的信息需求？
2.信息來源和共享信息的分析
將所有部門的信息需求以及所能夠提供的信息匯總，制定一個(gè)信息需求和提供的交叉表（見表2）。通過交叉表可以判斷信息整合的需求和共享的可能。
3.系統(tǒng)整合的需求
從上述交叉表我們基本可以判斷數(shù)據(jù)的來源、加工以及分發(fā)的過程。從中我們可以發(fā)現(xiàn)很多重復(fù)工作以及缺失工作。理論上講，企業(yè)數(shù)據(jù)不得發(fā)生冗余。一個(gè)數(shù)據(jù)只有一個(gè)來源，不能夠有多個(gè)來源。
4.系統(tǒng)整合的策略：
系統(tǒng)整合的原則非常簡單：去除冗余數(shù)據(jù)，去除一個(gè)數(shù)據(jù)的多個(gè)來源。
一般而言，系統(tǒng)整合有兩種方法。一是用新的系統(tǒng)替代以前的一個(gè)或幾個(gè)系統(tǒng)。比如，現(xiàn)在就很少看到企業(yè)用單獨(dú)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)和進(jìn)銷存系統(tǒng)。如果有這樣的情況，一般企業(yè)會(huì)實(shí)施ERP來替代財(cái)務(wù)和進(jìn)銷存系統(tǒng)。顯而易見的好處就是財(cái)務(wù)不需要手工計(jì)算銷售、采購、存貨。在手工環(huán)境下，制造型企業(yè)一般需要多個(gè)成本會(huì)計(jì)，如果實(shí)施了ERP后，一般只需要一個(gè)成本會(huì)計(jì)就足以應(yīng)付日常的成本核算工作了。
第二種方法則是在系統(tǒng)間建立有機(jī)聯(lián)系，就是所謂的系統(tǒng)接口（interface）。這主要是由于不存在包羅萬象的系統(tǒng)。即使有的系統(tǒng)包含了很多功能，但是市面上有其他軟件可以提供更好的功能。為了系統(tǒng)整合，犧牲部分功能不見得是一件劃算的事情。比如，在實(shí)施 ERP的過程中，有的企業(yè)會(huì)放棄ERP 的人力資源模塊，因?yàn)槭忻嫔嫌懈玫南到y(tǒng)可以提供更好的人力資源服務(wù)。在這種情況下就需要分析利弊。根據(jù)需要共享的數(shù)據(jù)，由信息資源部門開發(fā)出數(shù)據(jù)接口。比如，ERP中有銷售數(shù)據(jù)，但是企業(yè)又需要為客戶開具增值稅發(fā)票。如果企業(yè)業(yè)務(wù)量比較大的話，一般會(huì)考慮開發(fā)數(shù)據(jù)接口，從ERP 里下載數(shù)據(jù)，上傳到金稅系統(tǒng)和開票系統(tǒng)。又比如大型企業(yè)往往會(huì)實(shí)施電子銀行或網(wǎng)上銀行，這往往需要下載ERP里應(yīng)付賬款模塊中的到期應(yīng)付款數(shù)據(jù)，然后上傳到支付系統(tǒng)進(jìn)行支付。
系統(tǒng)接口功能對(duì)于分析系統(tǒng)尤其重要。以操作為主要目的的系統(tǒng)往往也帶有分析功能，但是其分析功能往往不夠強(qiáng)大。而分析系統(tǒng)涵蓋的企業(yè)數(shù)據(jù)往往也不是單一系統(tǒng)能夠提供的。這就需要分析系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口到各個(gè)操作系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析。
5.成本效益分析
成本往往看得很清楚，就是系統(tǒng)本身的費(fèi)用、實(shí)施的費(fèi)用，以及內(nèi)部人員的投入。效益則有兩塊，看得見的是減少的人力資源和個(gè)人減少的工作量�？床灰姷目赡苁菙�(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。計(jì)算效益可以用每個(gè)人減少的工作時(shí)間和減少的人數(shù)，并根據(jù)工資算出每年減少的費(fèi)用。至于因?yàn)閿?shù)據(jù)更加準(zhǔn)確帶來的其他效益一般不容易計(jì)算，但是一定要把這一塊也考慮在其中。
信息系統(tǒng)整合的實(shí)施中必須時(shí)刻注意的幾個(gè)問題
每個(gè)企業(yè)有其獨(dú)特的DNA，處于不同的發(fā)展階段和不同的行業(yè)，對(duì)信息系統(tǒng)的要求以及整合的要求都是不同的。系統(tǒng)整合之初和實(shí)施過程中必須時(shí)刻考慮以下幾個(gè)方面：
1.現(xiàn)實(shí)主義的態(tài)度
沒有完美的整合。在很多情況下為了實(shí)現(xiàn)20%的功能花去了80%的精力和金錢是不值得的。完美主義是行不通的。
2.信息系統(tǒng)和企業(yè)文化
企業(yè)文化會(huì)影響系統(tǒng)整合需求。系統(tǒng)整合反過來也會(huì)影響企業(yè)文化。在一個(gè)擁有愿意共享企業(yè)文化的企業(yè)中，信息系統(tǒng)的整合會(huì)比較容易，也比較受歡迎。在一個(gè)各自為政的企業(yè)文化中，信息系統(tǒng)的整合往往會(huì)遇到很大阻力，整合本身可能就是一次破冰之旅。如果整合實(shí)施成功，由于制度的關(guān)系，企業(yè)文化也會(huì)逐漸改變。
3.信息系統(tǒng)和企業(yè)的戰(zhàn)略
整合之前必須問自己，企業(yè)戰(zhàn)略是什么？你是靠創(chuàng)新來競爭還是靠削減成本來競爭？你是用所謂的紅海戰(zhàn)略還是藍(lán)海戰(zhàn)略？所有這一切都會(huì)決定什么是你的核心系統(tǒng)。整合必須注重你的核心系統(tǒng)和核心數(shù)據(jù)。這里必須指出的是，不管你的戰(zhàn)略是什么，ERP一定是你的核心系統(tǒng)之一，因?yàn)镋RP是像樣的企業(yè)管理的基礎(chǔ)。
4.信息系統(tǒng)和企業(yè)的結(jié)構(gòu)
必須考慮企業(yè)的結(jié)構(gòu)和規(guī)模以及部門和部門之間的溝通方式。你是一個(gè)集權(quán)的企業(yè)還是一個(gè)權(quán)力分散的企業(yè)？是以產(chǎn)品線為導(dǎo)向的管理還是以地域?yàn)閷?dǎo)向的管理？信息系統(tǒng)整合不考慮這些問題是完全不行的。
5.信息系統(tǒng)與企業(yè)的制度和系統(tǒng)
必須考慮企業(yè)目前實(shí)施的各種制度和系統(tǒng)，比如ISO和工作流程。這些工作流程往往決定了信息系統(tǒng)的需求。然而信息系統(tǒng)本身也反過來影響這些流程。有時(shí)候簡單地修改流程比更改系統(tǒng)、整合系統(tǒng)更加事半功倍。
6.信息系統(tǒng)和企業(yè)員工
員工多少、員工的整體素質(zhì)也決定了信息系統(tǒng)的整合要求。一個(gè)很小的公司可能不需要很大的系統(tǒng)，分散的系統(tǒng)也可以維持，只要隨口問一下就可以了�？墒侨绻髽I(yè)規(guī)模比較大，員工數(shù)目增多到50個(gè)以上，系統(tǒng)的整合可能就是必要的。
7.信息系統(tǒng)與企業(yè)管理風(fēng)格
企業(yè)管理風(fēng)格對(duì)信息系統(tǒng)的整合有很大的影響。有的總經(jīng)理喜歡用數(shù)字管理，喜歡事必躬親，其對(duì)整合的要求就會(huì)比較高，整合也容易得到支持。如果企業(yè)的管理風(fēng)格是用數(shù)字說話，整合的要求也會(huì)比較強(qiáng)烈。反過來，如果系統(tǒng)是高度整合的，拿到數(shù)字是一件比較容易的事情，經(jīng)理們也會(huì)傾向于用數(shù)字說話，對(duì)管理風(fēng)格的改善也會(huì)有所幫助。
企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)的管理風(fēng)格對(duì)信息整合的成敗也有很大的影響。有的管理者喜歡參與管理，由于系統(tǒng)整合往往會(huì)造成部門權(quán)力的轉(zhuǎn)移，常常會(huì)遭到相關(guān)部門或明或暗的抵制。如果希望整合成功的話，最高管理者在這里必須顯示出獨(dú)裁的一面。沒有完美無缺的項(xiàng)目和實(shí)施，不能因?yàn)檫@樣或者那樣的原因動(dòng)搖整合的決心。
8.信息系統(tǒng)和組織和個(gè)人能力
組織和員工的基本素質(zhì)與信息系統(tǒng)的整合要求密切相關(guān)。有的總經(jīng)理認(rèn)為，企業(yè)員工素質(zhì)不行，沒有ERP經(jīng)驗(yàn)，所以不能上系統(tǒng)，系統(tǒng)也沒法整合。沒有比這個(gè)更錯(cuò)的了。系統(tǒng)以及整合的系統(tǒng)能夠幫助員工更好的工作。員工素質(zhì)越低，越缺乏經(jīng)驗(yàn)就越需要整合的系統(tǒng)幫助其工作。而整合的系統(tǒng)也可以提高員工規(guī)范工作的水平。
總而言之，企業(yè)信息系統(tǒng)整合是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。但是具體整合到什么程度則需要根據(jù)企業(yè)自身的狀況決定。沒有放之四海而皆準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個(gè)百試百靈的萬靈藥，需要仔細(xì)的研究、慎密的計(jì)劃、堅(jiān)定的決心和克服障礙的勇氣。
