事實(shí)證明，許多企業(yè)的信息化失敗都與溝通不暢有關(guān)，溝通已成為企業(yè)信息化成敗的一個(gè)重要分水嶺。
企業(yè)信息化建設(shè)具有相當(dāng)?shù)碾y度和復(fù)雜性，涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，所以，信息化建設(shè)過程中的目標(biāo)確定、用戶參與、高層支持及清晰的需求定義，都要求企業(yè)具有良好的溝通技能。同時(shí)，企業(yè)不僅需要與外部的軟件商、實(shí)施方、咨詢公司良好溝通，更不能忽視企業(yè)內(nèi)部溝通。
內(nèi)部溝通：形成同心力
在信息化啟動(dòng)階段，企業(yè)高層需設(shè)立信息化目標(biāo)，即對實(shí)施信息化后企業(yè)各方面改善情況的描述，從而有效避免信息化建設(shè)的盲目性。
如今，信息化浪潮已不再是一個(gè)個(gè)信息化孤島，而是擴(kuò)展至整個(gè)企業(yè)乃至集團(tuán)。由于企業(yè)內(nèi)部各部門對信息化的預(yù)期目標(biāo)不盡相同，而各部門之間又有著千絲萬縷的聯(lián)系，如果協(xié)調(diào)不利，信息化鏈條中就極可能出現(xiàn)瓶頸。所以，信息化目標(biāo)確立過程需要各部門有效溝通，在充分溝通的基礎(chǔ)上，將目標(biāo)盡可能細(xì)化，以具體指標(biāo)來量化。同時(shí)，清晰明確的目標(biāo)也有助于企業(yè)和實(shí)施公司參加信息化的有關(guān)人員都有章可循。
由于信息化牽涉各部門利益、人員變動(dòng)、流程優(yōu)化等諸多問題，極易觸發(fā)部門或員工的抵觸情緒和恐慌心理，造成人心不穩(wěn)，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營。為此，企業(yè)高層在信息化籌備階段，就應(yīng)將企業(yè)實(shí)施信息化的必要性以及信心傳遞給每個(gè)部門和每個(gè)員工，減少不必要的擔(dān)心，保持生產(chǎn)經(jīng)營的穩(wěn)定。
外部溝通：化解風(fēng)險(xiǎn)
企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況千差萬別，即使同一行業(yè)的不同企業(yè)之間，其管理狀況、企業(yè)文化也相距甚遠(yuǎn)。從現(xiàn)階段來看，綜合的信息化系統(tǒng)還不能實(shí)現(xiàn)完全商品化，各公司需要大量的客戶化定制或客戶化實(shí)施。
因此，需求分析就成為企業(yè)信息化必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
在需求分析階段，軟件商需要與企業(yè)各部門及相關(guān)人員反復(fù)進(jìn)行溝通。如果企業(yè)有關(guān)人員聽不懂軟件公司的人員在說什么，而軟件公司的人員對于企業(yè)有關(guān)人員的描述也似懂非懂，他們一頭霧水地進(jìn)行需求分析，雙方就會(huì)像兩條平行線一樣難以找到交點(diǎn)。這樣，需求分析工作會(huì)進(jìn)展得非常慢，而需求分析質(zhì)量也大打折扣。
這種情況在企業(yè)信息化項(xiàng)目中是普遍存在的，說明溝通對于信息化工作的重要性。溝通不暢，無論采取什么先進(jìn)的技術(shù)分析都是毫無意義的。
實(shí)際上，企業(yè)在啟動(dòng)項(xiàng)目之初，應(yīng)對相關(guān)人員進(jìn)行基本的信息化知識培訓(xùn)，使他們具有與軟件公司溝通交流的基礎(chǔ)。雙方的溝通交流與需求分析工作應(yīng)該是融為一體的，二者之間形成一種螺旋上升關(guān)系，通過溝通形成需求分析，通過需求分析確認(rèn)進(jìn)一步溝通，對已經(jīng)形成的需求分析進(jìn)行改進(jìn)，形成更清晰的需求分析，直到雙方都認(rèn)為相對完善為止。
而在系統(tǒng)實(shí)施階段，企業(yè)更應(yīng)對溝通給予足夠的重視，并進(jìn)行科學(xué)、合理的項(xiàng)目溝通管理。
企業(yè)通常都會(huì)制定詳細(xì)的實(shí)施規(guī)劃，對信息化實(shí)施進(jìn)度、企業(yè)與實(shí)施方彼此的分工以及雙方需要協(xié)助配合的事項(xiàng)、項(xiàng)目組成員的分工和職責(zé)等內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致規(guī)劃，而實(shí)施規(guī)劃中往往忽視溝通計(jì)劃。
溝通計(jì)劃是對實(shí)施過程中雙方需要溝通的內(nèi)容進(jìn)行合理計(jì)劃，包括溝通方式（階段性的項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目實(shí)施定期總結(jié)會(huì)、座談會(huì)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公示實(shí)施進(jìn)程等）、溝通時(shí)間、溝通頻率等要素。項(xiàng)目實(shí)施過程會(huì)涉及許多細(xì)節(jié)問題，有效的溝通機(jī)制可以保證實(shí)施進(jìn)程中的細(xì)節(jié)問題得到有效解決，減少實(shí)施阻力，控制實(shí)施進(jìn)度。
從企業(yè)啟動(dòng)信息化項(xiàng)目開始，企業(yè)與外部的溝通就在潛移默化地發(fā)生著作用。而且隨著信息化系統(tǒng)的成功實(shí)施，這種外部溝通仍遠(yuǎn)未結(jié)束。成功運(yùn)行的企業(yè)信息化系統(tǒng)仍需要系統(tǒng)供應(yīng)商或?qū)嵤┓降暮罄m(xù)支持與服務(wù)。
沖突管理：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)
實(shí)施信息化過程中難免出現(xiàn)沖突。
一方面，這種沖突涉及因?qū)嵤┬畔⒒瘞淼钠髽I(yè)內(nèi)部管理理念和制度上的沖突。如傳統(tǒng)的管理模式中，事先制定的各項(xiàng)營銷、采購、生產(chǎn)計(jì)劃是企業(yè)運(yùn)作的重要支撐，這些計(jì)劃的受控能力較弱，管理層在經(jīng)營過程中對它的監(jiān)控制約能力有限；而在現(xiàn)代化信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)完全可以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)集成管理，對上述計(jì)劃和市場反饋信息應(yīng)變調(diào)整能力將變得非常突出；傳統(tǒng)管理模式下，管理層很難得到及時(shí)的產(chǎn)品進(jìn)銷存等方面的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，他們得到的數(shù)據(jù)往往是滯后的，而在現(xiàn)代化信息系統(tǒng)中，企業(yè)的決策者可以得到實(shí)時(shí)的企業(yè)營運(yùn)數(shù)據(jù)和市場反饋信息。
另一方面，信息化實(shí)施過程中，企業(yè)與軟件公司或?qū)嵤┥讨g也經(jīng)常會(huì)發(fā)生沖突。如實(shí)施過程中雙方對需求分析定義不一致、用戶變更需求、實(shí)施周期延長或需要追加實(shí)施經(jīng)費(fèi)等造成雙方發(fā)生分歧。
如果不能妥善處理這些沖突事件，不能與有關(guān)各方很好地溝通，對于信息化成功的影響非常大，信息化可能隨時(shí)面臨半途而廢的危險(xiǎn)，前期投入巨大人力、物力、財(cái)力的企業(yè)可能會(huì)遭受重大損失。
對突發(fā)事件，企業(yè)應(yīng)首先做好預(yù)期，防患于未然。對于信息化帶來的管理沖突，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)充分溝通，通過溝通打消相關(guān)部門和人員的擔(dān)憂，使企業(yè)各部門和全體員工形成使命感和向心力。只有在大家同心協(xié)力的基礎(chǔ)上信息化才能建設(shè)成功。應(yīng)注意與軟件公司或?qū)嵤┥痰臏贤记�，溝通時(shí)多強(qiáng)調(diào)雙方共同的戰(zhàn)略目標(biāo)，使雙方都圍繞著共同的戰(zhàn)略目標(biāo)，將信息化工作做好。
發(fā)生沖突時(shí)，不應(yīng)采取一味回避的態(tài)度，而應(yīng)勇敢面對，本著解決問題的原則來與有關(guān)公司和人員進(jìn)行溝通。必要的時(shí)候應(yīng)學(xué)會(huì)妥協(xié)，求同存異，在充分交流看法、觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，建立共識，彼此都做出一定的讓步，達(dá)到共贏的目的。當(dāng)雙方勢均力敵或焦點(diǎn)問題紛繁復(fù)雜時(shí)，妥協(xié)是避免沖突、達(dá)成一致的有效策略。
我們常常以自我為中心，看問題時(shí)總是“我以為”，帶著有色眼鏡去看事物。如果不以客觀事物為依據(jù)，那么一切都將停留在表面，對解決問題無益。溝通，需要拋棄幻想幻象，以事實(shí)為基礎(chǔ)進(jìn)行交流。
