保險是企業(yè)預防風險的重要手段，建立良好的保險體系，可以從很大程度上規(guī)避企業(yè)運營過程中的重大風險，因此也就成為內(nèi)控管理的重要組成部分。事實上國內(nèi)很少有企業(yè)具備利用保險為企業(yè)規(guī)避風險的意識，更加意識不到保險與內(nèi)控的相互促進作用。本文將通過筆者所在的集團企業(yè)近期舉辦的集團保險公開招標采購案例以及筆者本人作為統(tǒng)一保險項目負責人的親身經(jīng)歷，試圖說明保險和內(nèi)控的相互促進關系。
筆者所在的公司是一家以生產(chǎn)銷售汽車零部件為主營業(yè)務的全球化集團公司。公司目前在中國各地有16家制造廠和36個銷售代表處。該集團的中國公司自1993年成立以來，一直沒有形成統(tǒng)一的集團保險，集團總部也沒有出臺任何統(tǒng)一的保險方面的管理政策。各個下屬運營公司基本上都是依據(jù)本企業(yè)管理者對保險的理解和當?shù)乇ｋU公司的上門推銷，各自為政地隨意購買保險。根本談不上利用保險這一有效手段預防風險和風險管理。
成功基礎：管理機構統(tǒng)一明確
為應對上述情況，自2003年開始集團管理層決定建立風險管理機制。工作首先從實施集團統(tǒng)一保險開始并指定內(nèi)控部作為風險管理部門，具體負責處理統(tǒng)一保險業(yè)務，同時對預防風險機制方面進行了系統(tǒng)化的改造。
之所以交由內(nèi)控部門統(tǒng)一管理保險工作，是因為在考察有關企業(yè)處理保險業(yè)務時，筆者發(fā)現(xiàn)各個企業(yè)由于管理理念、組織機構功能和實際經(jīng)營環(huán)境不同，負責保險業(yè)務的部門也各不相同。保險業(yè)務根據(jù)不同險種分別由不同的部門負責。例如財產(chǎn)一切險等資產(chǎn)類保險，通常會劃歸財務部負責；責任類保險，如公眾責任險、雇員忠誠險、雇主責任險、雇員個人補充商業(yè)保險等通常會列入人力資源部的管轄范圍；運輸險、產(chǎn)品運輸險會列入物流采購部門的職責范圍；產(chǎn)品責任險和產(chǎn)品質量保證保險等會列入生產(chǎn)或銷售部門。這樣做的結果是大家各自為政，分散投保和管理，降低了保險管理的效率。而由一個部門統(tǒng)一管理保險的組織設計為開展統(tǒng)一保險管理提供了良好的基礎。
遴選保險經(jīng)紀人
內(nèi)控部門經(jīng)過兩年多的統(tǒng)一保險運行，仍然發(fā)現(xiàn)了存在的問題。包括各投保單位與保險經(jīng)紀人、保險公司和公估公司之間的關系處理；保險索賠過程中各方對索賠條款的不同理解；對經(jīng)紀人代理費和保險費費率水平，甚至合同文字等都存在爭議和糾紛。這些問題如果處理不當將嚴重影響集團統(tǒng)一保險業(yè)務的持續(xù)發(fā)展。
為達成集團管理層為內(nèi)控部作為風險管理的主要部門制定的目標：一方面應當進一步發(fā)揮保險在預防風險方面的作用，同時還要積極努力提高保險業(yè)務的性價比，為達成公司年度經(jīng)營業(yè)績目標提供增值服務。內(nèi)控部決定調(diào)整策略。
第一步就是選定合適的保險經(jīng)紀人。為達成預防控制風險，強化保險在預防重大風險方面的作用，集團從2005年開始正式聘請了國際著名的保險經(jīng)紀人公司幫助設計保險體系、安排保險詢價和簽署保險合同、辦理保險索賠和提供保險業(yè)務咨詢等。應該說基本達到了當時管理層預定的目標，也取得了一定的成效。但是，由于中國企業(yè)實際運營環(huán)境、集團各下屬運營公司對保險經(jīng)濟效益期望的不斷提高，內(nèi)控部必須要求保險經(jīng)紀人為企業(yè)提供更多、更好的服務。為此我們從2006年年底就開始尋求新的保險經(jīng)紀人，試圖通過競爭找到更合適的保險經(jīng)紀人并明確了尋找新的保險經(jīng)紀人要達到的幾個目標：（1）改變代理費的支付方式；（2）重新評估設計保險體系；（3）協(xié)助進行公開保險招標；（4）進一步明確其服務內(nèi)容和考核評價標準。
我們首先在國內(nèi)選擇了有代表性的三家保險經(jīng)紀人公司作為候選單位。然后在保險經(jīng)紀人候選單位的幫助下，根據(jù)這些年來和經(jīng)紀人合作過程中總結出來的經(jīng)驗和要求，設計出一套比選評分方案。并同時遞交給候選單位供其填寫和準備資料。然后，我們對收回的比選資料進行公開評選，最后根據(jù)綜合評分結果確定了新的保險經(jīng)紀人。從目前的結果來看，我們最后選定的新的保險經(jīng)紀人基本滿足了上述目標。
制訂招標文件
制訂完善的公開招標文件，這本身就是一項細致的系統(tǒng)工程。為此我們在新的保險經(jīng)紀人公司保險專家的幫助下，做了以下幾項工作：
1. 對原有的保險合同進行全面評估�？偨Y以往索賠過程中的失敗教訓，參考其他投保單位的成功案例，我們對計劃中的投保項目進行了全面的評估和修改，最后確定了各個保險的統(tǒng)一報價條件。
2.確定招標文件格式。我們要求參考國際土木工程招標形式，結合保險行業(yè)特點，制定了公開保險招標文件。該文件體系由：投標須知、項目概況、保險合同樣本和招標文件格式共四個部分，作為招標文件的一部分，我們隨后又增加了《保險項目評標辦法》。
3.在招標文件中，我們特別提出了《陽光協(xié)議》和《保密協(xié)議》，避免在招標單位、經(jīng)紀人公司和投標單位之間發(fā)生各種舞弊行為。明確公開、公平、公正是本次招標項目中所有參與方都必須遵守的基本準則。
嚴密組織 杜絕腐敗
在正式開展招標業(yè)務前，公司就和保險經(jīng)紀人公司共同組成了聯(lián)合招標小組。招標小組成員分別由公司內(nèi)控部等有關部門人員，包括其下屬運營公司代表和保險經(jīng)紀人公司的相關業(yè)務負責人和保險專家共同組成。全權負責整個招標業(yè)務的前期工作。此后又成立了保險業(yè)務評標委員會，負責起草評標方案，并對開標結果進行評估，確定預中標單位并向公司管理層提交最后的中標單位建議�？偨Y整個招標過程，我們認為聯(lián)合招標小組和評標委員會的工作是高效透明的，基本達到了預期的目標。
要提高整個招標活動的質量，選擇真正符合資格的保險公司參加投標是其中的一個重要環(huán)節(jié)。為此在保險經(jīng)紀人公司的幫助下，我們通過對目前在中國具有合法開展保險業(yè)務的中外保險公司逐一進行了評估，最后共同確定了國內(nèi)最具承保資格的10家保險公司為邀請參加公開投標的對象，并發(fā)出了正式邀標通知書。最后其中的八家保險公司參加了投標。
由于公司首次承辦公開招標活動，內(nèi)控部從一開始就將預防腐敗舞弊行為列入了工作的重點。我們希望通過這一活動，總結出一套防止公開招標過程中的舞弊風險的經(jīng)驗。
首先所有參加投標的單位簽署《陽光協(xié)議》。共同承諾遵守招標規(guī)定，不以任何方式對相關各方進行商業(yè)賄賂等腐敗舞弊活動。一旦發(fā)現(xiàn)有舞弊行為，將視情況分別對投標單位實施取消投標資格，沒收投標保證金的處罰。對經(jīng)紀人單位則終止其代理資格的處罰。
其次，在整個過程中全體參與人員要求以身作則，嚴格遵循公開、公平、公正的“三公原則”。從目前的結果來看，“三公原則”基本得到遵守。具體介紹如下：
1.公開原則。為達到預防招標過程中的各種舞弊風險，公司內(nèi)控部在一開始就和保險經(jīng)紀人的專家小組就招標程序上進行了全面溝通，雙方一致同意對本次保險招標實行全程公開。具體體現(xiàn)在：（1）實行公開招標，放棄由代理人邀標詢價的方法。我們公司作為招標單位全程參與保險招標活動。保險專家起草的招標文件在經(jīng)過公司內(nèi)控部和法律部的反復修改審核后才最終定稿。（2）保證信息公開。召開投標候選單位說明會，提前就本次保險招標的具體內(nèi)容向各投標單位進行現(xiàn)場解釋答疑。公司內(nèi)控部、法律顧問和保險經(jīng)紀公司聯(lián)合就各參加投標的保險公司提出的相關問題進行統(tǒng)一的現(xiàn)場答復。在投標單位編制報價過程中，如果有一家單位提出問題后，我們事先規(guī)定，要求保險經(jīng)紀人公司統(tǒng)一將問題和答復意見通告給其他投標單位。（3）事先公布評標辦法。這是衡量是否真正實施公開招標的關鍵。在和保險經(jīng)紀人公司反復溝通后，我們終于達成了事先公開評標辦法的意見。這樣做的意義是，所有參加投標的保險公司，無論其規(guī)模大小，在獲得了參加投標資格后，只要認真報價，就可以在投標結束的當時知道是否能夠中標。避免了投標單位對招標單位存在暗箱操作的顧慮，產(chǎn)生“陪綁”的想法。（4）整個過程中形成的各種書面文件，事先均征求了公司法律部門的意見和建議。（5）公開開標。開標會議我們邀請了公司集團主管采購業(yè)務的負責人和公司下屬運營公司代表共同出席。對整個開標過程進行全程監(jiān)督。整個開標過程同時也在各投標單位的共同監(jiān)督之下進行。開標活動結束后，我們和保險經(jīng)紀人、各個參加投標的保險公司代表進行了溝通，他們一致對公司舉行的這次保險招標的公開原則表示贊同。完全認可我們這次招標的誠意和方法。
2.公平原則。公平原則在本次招標中表現(xiàn)在：（1）事先內(nèi)部沒有確定中標單位，所有被選中符合參加投標條件的保險公司，無論其實際上的規(guī)模大小或歷史長短，均被我們視為具有相同的投標和中標資格。（2） 嚴格遵守保險招標程序，以投標結果的優(yōu)劣確定中標單位。過去為我們提供保險服務的一家公司，在中國非常著名，但當其報價水平高于其他競爭單位時，我們毫不猶豫地將其剔除。絕不能因為他是著名大公司就予以特別照顧。（3）所有投標要求和條件事先統(tǒng)一反映在招標文件中。所有參加投標的保險公司均及時獲得了完全相同的信息。（4）統(tǒng)一提交報價，同時現(xiàn)場公布結果。所有參加投標的單位代表都在我們當時擬定的報價匯總表上簽字確認了結果。投標結束后，許多保險公司代表紛紛表示，像這樣完全公開的投標活動他們都是第一次參加。這次投標他們雖然沒有中標，但如果公司明年再舉辦保險招標活動的話，他們一定會再次參加。
3.公正原則。公正對待各個參加投標的保險公司。從一開始我們就和保險經(jīng)紀人公司確定了公正對待各個投標單位的原則。具體表現(xiàn)為； （1） 我們根據(jù)當時中國保監(jiān)會認可的所有公司名單中，依據(jù)收集到的共同信息對這些單位進行了全面的評估，然后從中篩選出10家最具競爭力的單位作為投標候選單位。最后這10家單位中實際參加投標的有八家。（2） 縱觀整個招投標過程，無論從招標文件編制、邀請招標過程以及開標及評標、確定中標候選單位直到確定中標單位，我們都本著公正原則處理所有具體業(yè)務。為預防可能發(fā)生的腐敗舞弊問題。我們和保險經(jīng)紀人公司以及各個參加投標的保險公司簽署了陽光協(xié)議。（3）統(tǒng)一規(guī)定所有投標單位都必須繳納投標保證金。該保證金除了預防投標單位中標后撤銷投標承諾外，還具有預防不公正參加招投標活動的目的。
在完成公開開標的當時，招標單位就將投標結果當場宣布，組織參加招投標的各個單位的代表對結果簽字確認。由于招標小組和評標委員會事先已經(jīng)公布了整個招投標以及開標評標的辦法，所以各個參加投標的單位，無論規(guī)模大小，均可放心參加，避免了成為其他大公司的“陪綁”。所有參加投標的大公司，也必須認真組織報價，與小公司一起公開競爭。評標委員會根據(jù)規(guī)定的評分辦法評出了前三家單位為預中標公司并與之開展進一步的合同談判。最后委員會根據(jù)談判結果向招標單位的管理層提出了中標單位建議書，經(jīng)授權批準后正式宣布中標單位名單。截至目前，集團保險業(yè)務招標組織單位沒有收到任何對招標項目表示疑問或投訴的資料。整個招標過程基本符合預先設定的招標程序，也達到了內(nèi)控部要為集團實現(xiàn)年度經(jīng)營提供增值服務的目標。
筆者認為通過剛剛發(fā)生過的招標活動，企業(yè)的內(nèi)控工作促進了企業(yè)對保險重要性的認識。同時也對企業(yè)內(nèi)控管理 提出了進一步的要求，有力地促進了內(nèi)控管理。有關保險招標只是提升集團保險的一個開始，但它是處理日后將面臨的諸如協(xié)助下屬企業(yè)處理保險索賠業(yè)務方面的各種工作的基礎。希望本文能夠為考慮全面規(guī)劃集團保險業(yè)務的企業(yè)提供參考。也希望能夠為那些打算在中國開展保險經(jīng)紀人業(yè)務的機構提供業(yè)務拓展的新思路。
