Excel在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理中的應(yīng)用技巧

來源: 曹典編輯： 2013/08/27 15:01:59　　字體：大小

　　一、用連字符“&”來合并文本

　　我們在整理數(shù)據(jù)時，有時會想將多列內(nèi)容合并到一列中，如A列為單位，B列為科室，目的是將A、B列合并到一列中去，這時一個連字符“&”就能完成（假定C、D列為空）：

　　1.在C1單元格中輸入公式“=A1&B1”；

　　2.將公式復(fù)制到整個C列；

　　3.將C列數(shù)據(jù)復(fù)制到D列，粘貼時執(zhí)行 “選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項；

　　4.將A、B、C列刪除，完成合并工作。

　　二、文本格式日期轉(zhuǎn)換為日期格式

　　比如在審計中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄，發(fā)放時間為文本格式如“2011.6”（2011年6月），無法計算發(fā)放對象領(lǐng)取年齡，可以通過以下方法轉(zhuǎn)換：

　　1.用查找替換功能將“。”全部替換為“-”，系統(tǒng)會自動將格式轉(zhuǎn)換為日期格式Jun-11：

　　2.右擊選定單元格，選“設(shè)置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”，在窗口右框中選擇所需格式。

　　三、快速刪除空行

　　整理數(shù)據(jù)后，往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行，手工找出刪除非常不便，這時可以使用篩選功能實現(xiàn)：1.在表頭插入一空行，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”：2.選中所有空行，刪除。

　　四、禁止復(fù)制隱藏列中的數(shù)據(jù)

　　如果復(fù)制一個包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel會自動把隱藏列也粘貼過來。要想避免這種情況，可以選取要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復(fù)制和粘貼就會得到所希望的結(jié)果。

　　五、文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式

　　在工作中，經(jīng)常會碰到一些通過文本文件或其它財務(wù)、業(yè)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有一個辦法可以快速地將這些文字轉(zhuǎn)變回數(shù)字：

　　1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”；

　　2.選中該單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選中所要轉(zhuǎn)換的單元格，選擇“選擇性粘貼”中“乘”，文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式（文本格式默認(rèn)左對齊，數(shù)字格式默認(rèn)右對齊）。

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