港口企業(yè)應(yīng)收賬款是港口企業(yè)在提供勞務(wù)和港口業(yè)務(wù)服務(wù)中允許客戶延緩付款時間而形成的款項，是企業(yè)流動資產(chǎn)的一個重要組成部分，也是企業(yè)的一項重要債權(quán)。伴隨著全球經(jīng)濟一體化進(jìn)程的加快和國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，港口企業(yè)的規(guī)模及吞吐量日益增長，應(yīng)收賬款數(shù)額也呈明顯增多的趨勢。因此，應(yīng)收賬款的管理已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營活動中日益重要的問題。筆者以長期從事港口企業(yè)財務(wù)管理的工作積累和經(jīng)驗，就港口企業(yè)應(yīng)收賬款的特點、形成原因及加強應(yīng)收賬款管理的措施提出以下拙見。
一、應(yīng)收賬款的特點
企業(yè)有了應(yīng)收賬款，就有了壞賬損失的可能。不僅如此，應(yīng)收賬款的增加還會造成資金成本和管理費用的增加。因此，企業(yè)要充分認(rèn)識和估算應(yīng)收賬款下列特點。
1.較高的風(fēng)險性。應(yīng)收賬款一旦形成，就存在一定比例的壞賬風(fēng)險，應(yīng)收賬款數(shù)額越高，產(chǎn)生壞賬的概率可能性就越大。由于港口作業(yè)的性質(zhì)決定了企業(yè)應(yīng)收賬款從形成之日起就往往失去了對貨物的實際控制權(quán)，所能代表債權(quán)的僅僅是港口作業(yè)合同、發(fā)票、委托協(xié)議等單證。債權(quán)能否收回，主要取決于客戶的商業(yè)信譽、財務(wù)狀況及在本港口持續(xù)從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)的可能，并且客戶對本區(qū)域市場環(huán)境的依賴程度。一旦貨源市場發(fā)生大的變化和出現(xiàn)貨源緊張的情況，應(yīng)收賬款無法收回的可能性就會增加。所以，從某種意義上講，企業(yè)的應(yīng)收賬款始終有一部分處于無法收回的風(fēng)險中。
2.較弱的流動性。應(yīng)收賬款雖然與應(yīng)收票據(jù)、存貨等同屬于企業(yè)的流動資產(chǎn)，但又不同于應(yīng)收票據(jù)、存貨等項目可以用于抵押、出售使企業(yè)隨時取得急需的資金。應(yīng)收賬款由于受還款期限或到期后客戶拖延付款等制約，大大影響了其變現(xiàn)能力。如果企業(yè)長期處于較高的應(yīng)收賬款數(shù)額和較長的周轉(zhuǎn)天數(shù)的情況，就會造成資金周轉(zhuǎn)困難，只能依靠上級撥入資金或向銀行貸款用于碼頭、庫場的日常作業(yè)和維護(hù)。一方面造成企業(yè)的資金長期被客戶無償占用，無法發(fā)揮其應(yīng)得的資金使用效果，另一方面由于支付貸款利息增加了費用開支，直接影響了企業(yè)的經(jīng)濟效益。
3.較高的回收成本。企業(yè)要收回長期掛賬的應(yīng)收賬款，不僅需要較長的時間才能完成，同時往往還需要付出較高的回收成本。特別是異地中小客戶的欠款，如果只通過信函、電話等催討方式很難達(dá)到預(yù)期的效果。如果派員上門催討，即使收回了欠款，再抵去為收賬所花費的往返交通、住宿等費用開支后，所剩也會寥寥無幾。真可謂“食之無味，棄之可惜”，使企業(yè)清欠工作處于兩難的境地。
二、應(yīng)收賬款形成的原因
企業(yè)應(yīng)收賬款的形成原因是多方面的，它的產(chǎn)生往往是企業(yè)不得已而為之的行為，如果市場環(huán)境寬松規(guī)范，企業(yè)就可以采用較嚴(yán)格的信用政策，要求客戶按規(guī)定的時間付款，確保企業(yè)在收入確認(rèn)的同時得到現(xiàn)金的流入，這樣也就不會產(chǎn)生應(yīng)收賬款。但在目前的市場條件下，企業(yè)為了占有市場份額，爭取更多的客戶，很難做到即時結(jié)清款項，在這樣的市場環(huán)境中，產(chǎn)生的應(yīng)收賬款也就在所難免。港口企業(yè)由于行業(yè)的特點，應(yīng)收賬款的形成主要有以下幾個方面的原因。
1.為了穩(wěn)定和增加貨源，提高港口吞吐量。港口吞吐量不僅是衡量港口規(guī)模的重要標(biāo)志，也是企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟效益的前提和保證。在市場競爭比較激烈的情況下，延期付款作為市場開發(fā)的手段之一，尤其是在穩(wěn)定港口大的客戶群，確保骨干貨類方面，其作用是顯而易見的；同時延期付款作為一種優(yōu)惠條件，也是開發(fā)新貨類，增加貨源量的一種重要方式。
2.管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)部控制薄弱。個別企業(yè)由于信用政策過于寬松或主管部門之間管理脫節(jié)，增加了管理過程中的出錯概率，給企業(yè)帶來額外損失。在這些企業(yè)里，業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)貨源開發(fā)，追款的責(zé)任則由財務(wù)部門負(fù)責(zé)。由于責(zé)權(quán)劃分不對等，結(jié)果往往是業(yè)務(wù)人員只顧盲目吸攬貨源，忽略了客戶的信用狀況，使一些資信差、惡意拖欠的客戶有機可乘，人為地造成應(yīng)收款賬的增加。欠款形成后不能及時了解應(yīng)收款動態(tài)情況以及應(yīng)收款對方企業(yè)詳情，造成責(zé)任不明確，加之因為管理方面原因，使一些應(yīng)收賬款的合同、單據(jù)等資料散落不全，有可能使企業(yè)已發(fā)生的應(yīng)收賬款該按時收的不能按時收回；該全部收回的只有部分收回；能通過法律手段收回的，卻由于資料不全造成起訴證據(jù)不足，得不到法律支持而不能收回，直至最終形成企業(yè)資產(chǎn)的損失。
三、加強和完善應(yīng)收賬款管理的若干建議
做好應(yīng)收賬款管理工作，首先，必須應(yīng)建立完善的應(yīng)收賬款管理制度。它包括信用政策、客戶等級評價體系、港口費預(yù)付制度、應(yīng)收賬款核算辦法、清欠獎懲辦法等。其次，要抓好制度的落實和做好應(yīng)收賬款的日常管理工作，關(guān)鍵在于把重點放在應(yīng)收賬款的產(chǎn)生和收回兩個環(huán)節(jié)上，加強應(yīng)收賬款事前和事后的控制，最大限度地減少應(yīng)收賬款數(shù)額，降低壞賬風(fēng)險，從而提高企業(yè)的總體收益，改善企業(yè)的財務(wù)狀況。
1.加強和改善對應(yīng)收賬款的事前管理
對應(yīng)收賬款進(jìn)行事前管理的主要工作內(nèi)容包括科學(xué)的信用政策，建立客戶等級評價體系和結(jié)合本企業(yè)的實際情況制定可行的管理制度。信用政策包括信用標(biāo)準(zhǔn)和信用條件。信用標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)同意向用戶提供商業(yè)信用而提出的基本要求，通常以預(yù)期的壞賬損失率作為判別標(biāo)準(zhǔn)。如果企業(yè)的信用標(biāo)準(zhǔn)較嚴(yán)，只對信譽很好、壞賬損失率很低的客戶給與延期付款的政策，則會減少壞賬損失，但這可能不利于貨源開發(fā)，甚至?xí)垢劭谕掏铝繙p少；反之，雖然會增加貨源開發(fā)量，提高港口吞吐量，但會相應(yīng)的增加壞賬損失。信用條件是指企業(yè)要求客戶支付賒銷款項的條件，包括信用期限、信用額度和現(xiàn)金折扣。信用期限是企業(yè)為用戶規(guī)定的最長付款時間，折扣期限是為用戶規(guī)定的可享受現(xiàn)金折扣的付款時間，信用額度是指企業(yè)所規(guī)定的向客戶提供商業(yè)信用的最高限度�，F(xiàn)金折扣是企業(yè)在客戶提前付款時所給予的費率優(yōu)惠。合理的信用政策應(yīng)把信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件結(jié)合起來，考慮二者的綜合變化對收入、應(yīng)收賬款、壞賬成本的影響。
關(guān)于建立客戶評價體系。企業(yè)按照一定條件對客戶進(jìn)行分類，通常的做法是按A、B、C三種等級，以客戶的經(jīng)營規(guī)模、企業(yè)所有制性質(zhì)、資信情況、擔(dān)保情況及客戶在港口持續(xù)從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)能力等對其進(jìn)行評定，對A類客戶采用寬松的信用政策，對B類客戶采用適中的信用政策，對C類客戶采用嚴(yán)格的信用政策。建立客戶評價體系的目的既能確保企業(yè)的骨干客戶，又能將應(yīng)收賬款控制在一定的額度內(nèi)。
管理制度主要包括港口費預(yù)付制度和清欠獎懲辦法，它是事前管理的一項重要內(nèi)容。主要應(yīng)包括業(yè)務(wù)合同的會簽程序、相關(guān)人員的工作權(quán)限和責(zé)任、客戶等級評定辦法、申請延期付款審批程序、客戶檔案及相關(guān)資料的保管等。制度應(yīng)重點明確對應(yīng)收賬款實行終身負(fù)責(zé)制和第一責(zé)任人制。誰經(jīng)手的業(yè)務(wù)發(fā)生壞賬，無論責(zé)任人是否調(diào)離該公司，都要追究有關(guān)責(zé)任。同時，對相關(guān)人員的責(zé)任進(jìn)行明確界定，并作為業(yè)績考核的依據(jù)。
2.加強和改善對應(yīng)收賬款的事后管理
應(yīng)收賬款的事后管理主要是收賬管理，包括如下兩部分工作內(nèi)容：
第一，對 A類、B類客戶還款到期的催收。催收賬款的程序一般為：信函通知、電報電話傳真催收和派人上門催討。由于該類欠款大多屬于滾動欠款，客戶信譽度較高，一般無須訴諸法律，收賬管理的重點是把握客戶動態(tài)變化情況，做好預(yù)判工作。
第二，長期掛賬欠款的催收。由于這類欠款時間較長，一般的催收方式很難達(dá)到預(yù)期的效果，應(yīng)在考慮成本效益原則的前提下，針對不同的情況采取不同的方式。
對金額大、時間長、客戶故意拖欠的應(yīng)收賬款，應(yīng)及時簽訂還款協(xié)議以保證訴訟時效，對不能在協(xié)議規(guī)定的還款期內(nèi)履約的，可采取訴訟方式解決。筆者所在的企業(yè)，一客戶拖欠300多萬元，時間長達(dá)5年之久，在此期間公司多次催討，該客戶以種種理由搪塞，針對這種情況，公司組織專人，通過各種渠道了解、查找該公司的業(yè)務(wù)往來情況。經(jīng)過不懈的努力，終于于2005年6月查實該公司以另外一家公司的名義，在港口某存儲場存有貨物，并及時通過法院訴前保全查封了該貨物，經(jīng)過訴訟階段充分的準(zhǔn)備， 2006年初經(jīng)法院判決我公司勝訴，追回了該筆欠款，為公司挽回了重大的經(jīng)濟損失。
對客戶確實遇到暫時的困難，無能力以現(xiàn)金歸還欠款的情況，一般可采用延長付款期、分期付款、以物抵債及債轉(zhuǎn)股的方式。如客戶已達(dá)到臨界破產(chǎn)的情況，則應(yīng)及時向法院起訴，以期在破產(chǎn)清算時得到部分清償，減少企業(yè)損失。
對金額小、時間又較長的欠款，如采取訴訟的方式，企業(yè)可能會得不償失。一般可采取說理法、疲勞戰(zhàn)法、激將法、軟硬術(shù)法等方法。上述幾種方法可以使企業(yè)在付出較小代價的前提下，使對方因為小額的債務(wù)，卻要承擔(dān)心理上、生理上的負(fù)擔(dān)，使其不勝其煩，惟有歸還債務(wù)，才能得到身心的放松。
3.加強和改善對應(yīng)收賬款的日常管理
日常工作是應(yīng)收賬款管理的基礎(chǔ)，只有抓住日常管理這個環(huán)節(jié)，才能使事前管理落實到位，事后管理有章可循。它主要包括以下內(nèi)容：
第一，建立客戶檔案記錄。所有與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來的客戶，應(yīng)建立詳實的檔案資料，包括客戶的基本情況、評定的等級、對客戶提供的信用條件、業(yè)務(wù)初始往來的時間、按期履約的程度及信用等級發(fā)生變化情況等。企業(yè)只有掌握這些基礎(chǔ)信息，才能及時采取更有效的措施控制壞賬的發(fā)生。
第二，基礎(chǔ)資料的保管�；A(chǔ)資料包括作業(yè)合同、委托協(xié)議、作業(yè)工班記錄、出入庫記錄、發(fā)票等。企業(yè)應(yīng)按規(guī)定的要求對基礎(chǔ)資料進(jìn)行妥善保管，一是要保證記錄的可追溯性，二是要便于資料查閱。
第三，細(xì)化內(nèi)部核算。應(yīng)運用會計電算化這一現(xiàn)代化的工具，對不同的業(yè)務(wù)項目和客戶進(jìn)行最明細(xì)核算，定期清理賬戶，掌握客戶結(jié)算往來情況，密切監(jiān)控已到期債務(wù)的增減動態(tài)，及時與客戶聯(lián)系催收欠款。
第四，定期編制欠款表和召開清欠例會。其作用可使企業(yè)相關(guān)部門和相關(guān)人員及時掌握客戶欠款情況，分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期，評價應(yīng)收賬款管理的成績與不足，總結(jié)一段時期清欠工作的成績和存在的問題，制定今后一段時間應(yīng)采取的措施，以便不斷完善操作程序，規(guī)范經(jīng)營環(huán)節(jié)，使企業(yè)的經(jīng)營活動更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。
