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會計信息系統(tǒng)的“一體化”整合大業(yè)

2007-2-20 16:57 《新理財》·汪一凡 【 】【打印】【我要糾錯

  管理會計自產生以來,便隨著管理思潮的此起彼伏而處于迅猛發(fā)展之中。其發(fā)展軌跡中最明顯的特點是“海納百川”式地持續(xù)接納新思維、新方法,最終形成了極具進化性和包容性的概念框架:“不同的成本收入概念適用于不同目的”,與此配套開發(fā)出名目繁多的技術工具,借此設計出各種各樣的決策模型和備選方案,完成相當個性化的核算和控制任務。不同于財務會計“一仆多主,信息通用”的定型結構,管理會計是“一仆一主,信息多變”,其作用范圍也就因企業(yè)而異,甚至在同一企業(yè)也因時期而異,具有強烈的個性化特點。這是會計軟件需要作“量體裁衣”式設計,即個性化定制的原因。

  與此同時,管理會計備受責難的應是其“實用性”問題。人們在文獻和教科書中不難感受到其令人嘆為觀止的“蓬勃發(fā)展”趨勢,但在實踐中則往往只能見到“零敲碎打”式的應用,兩者之間落差之大,實在令人驚訝。

  從數據處理無非是IPO (Input-Process-Output)變換的角度看,問題當出在前兩個環(huán)節(jié)上,即眾多的決策模型研究者往往只提出“輸出目標”這一美好愿景,而未能說明應從哪里取得所需數據、如何處理這些數據以得到預期的結果;或者無視管理會計信息需求多樣化的總任務,思路僅偏于一隅,就事論事地設想其輸入與處理模式,當與其他目標有所沖突時,自然也就無從實現了。

  我們以責任會計核算為例,來說明理論模型要進入實用所面臨的問題。

  習慣性的想法,是探討如何將責任會計與會計循環(huán)融合在統(tǒng)一的核算過程中,“一舉兩得”地完成任務。這種數據處理方式的麻煩是:

  1.由于掌握“內部貢獻”的信息需求摻和進來,必然增加核算的復雜度,使對外報告所需的歷史成本數據,必須經過迷宮似的過程才能取得。即使會計人員有很高的職業(yè)道德和專業(yè)能力,不致于產生錯弊,對于外部審計來說,也難免感覺有許多“可疑之處”,加大了審計的難度和工作量。

  2.如果某個專門對內提供勞務的輔助生產部門,經過“內部轉移價格”的虛擬核算,居然也產生了本部門的“主營業(yè)務收入”和“部門利潤”,您如何說服稅務官員相信,這些都是不必納稅的?顯然,融合式核算還有自找麻煩之嫌。

  3.考慮到除了責任會計核算,管理會計還可能需要完成諸如標準成本核算、作業(yè)成本核算、本-量-利分析、質量成本核算等諸多互不相容的任務,難道每次都同樣要探討如何融入會計循環(huán)嗎?有此一問,立刻可以斷定,將新興的信息需求不斷攪和到傳統(tǒng)會計循環(huán)中,搞混合或融合式核算的路子,肯定走不通!

  那么,設想責任會計重起爐灶地另搞一套核算如何?由于原始憑證均歸財務會計保管,可以說是連核算的根基都沒有了;即使能以多聯式或復印方式取得原始憑證,這種自行其是的核算流程如何確保與會計循環(huán)互不脫節(jié),從而具備完備性和可信性,又是個問題;此外,在手工環(huán)境中,重起爐灶的工作量之大,也使人望而止步。有此種種牽制,美好的設想要投入實用,也就難免進退維谷了。

  托馬斯。約翰遜和羅伯特?ㄆ仗m在《管理會計興衰史——相關性的遺失》中指出:

  “到1925年為止,現今我們所運用的所有管理會計實踐都已經發(fā)展起來了:人工、原材料和一般性管理費用的成本計量,現金、收入和資本預算,彈性預算,銷售預測,標準成本,差異分析,內部轉移價格,部門績效指標。這些實踐曾經為了滿足越來越復雜和多樣化的企業(yè)中管理者的信息和控制需要而發(fā)展。但到了1925年,這種發(fā)展似乎停止了。

  ……

  產生這種停滯的一個原因是,20世紀外部財務會計報表在企業(yè)中占據了統(tǒng)治地位。由于掌握公司有價證券的外部公眾越來越多,資本市場會發(fā)生周期性的危機,對財務報表進行審計的需求不斷增長,審計人員和法規(guī)制定者們的注意力放在對財務報表的使用者們負責上,因此更偏向那些基于客觀、公正、已經確認的財務交易的保守財務政策。

  ……

  當然,原則上20世紀早期的管理者們還不必為了滿足財務會計和審計人員的需要去設計企業(yè)的成本管理系統(tǒng)。他們可以為管理目標和外部報告目標分別建立不同的系統(tǒng)。但是以當時的信息技術水平而言,要保證兩個系統(tǒng)并行,其成本可能超過了收益。“

  從這一停滯時期開始,盡管對管理會計多樣化的信息需求不斷產生,如何包容與整合管理會計各類既有內在聯系又目標各異的數據處理,使之具有可操作性和可行性,并能預留應變的發(fā)展空間,便一直是鮮有人探討的課題。時至今日,管理會計實踐滯后的現象已可說是“積重難返”了。

  可見,更深層次的原因,可能在會計的兩大分支——財務會計與管理會計之間的協(xié)調關系上。與財務會計相比,缺乏豐富有序的源數據,缺乏高效的數據自動轉換與處理手段,也許正是管理會計成為“無源之水,無本之木”,從而缺乏實用性的根本原因。

  會計信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的有機組成部分,如果以會計信息系統(tǒng)為立足點,管理信息系統(tǒng)可以劃分為兩大子系統(tǒng):會計和非會計的,即會計子系統(tǒng)和綜合業(yè)務處理子系統(tǒng)。前者包含財務會計與管理會計,后者則包含會計業(yè)務以外的其他業(yè)務處理,如營銷管理、生產計劃、物流管理、人力資源管理和財務管理等。

  綜合業(yè)務處理是前臺業(yè)務,具有“動態(tài)反應性”的特點,即系統(tǒng)對有關業(yè)務的處理響應時間短、聯動性強,必須實時完成并加以記錄。

  會計信息處理則是后臺業(yè)務,具有“監(jiān)控解析性”的特點。所謂“監(jiān)控”,主要是指財務會計通過復式簿記方法,對企業(yè)資產的變化進行不間斷地平行記錄,強化資產保護;所謂“解析”,主要是指財務會計和管理會計的各種數據分析活動,如比率分析、差異分析等,“解析過去,控制現在,籌劃未來”。當然在多數情況下,對信息的處理可能略有滯后,例如每月或每周僅提交一次報表等。

  從信息來源看,會計信息系統(tǒng)“后臺處理”的性質,決定了財務會計與管理會計共同的來源就是企業(yè)所發(fā)生的各類事件信息(綜合業(yè)務處理系統(tǒng)產生的數據),因此兩者應該是“兩位一體,同源分流”的。余緒纓教授極富前瞻性地指出:“在會計體系中,解析過去是由財務會計來完成的。財務會計系統(tǒng)地提供了企業(yè)生產經營活動的歷史記錄,形成基本的財務信息系統(tǒng)。管理會計并不需要平行地、重復地另搞一套,F代管理會計解析過去主要是對財務會計所提供的資料作進一步地加工、改制和延伸,使之更好地適應籌劃未來和控制現在的需要!痹蛟谟,財務會計是企業(yè)組織中正式規(guī)定的機構,正式納入組織體系,被賦予權力管理原始憑證,并已經以規(guī)范完備的方式處理了龐大的業(yè)務數據。受企業(yè)內外各有關利益集團的制約,其基本結構和內容也大致定型。所以,管理會計可以充分利用財務會計子系統(tǒng)處理的中間結果和最終結果數據,作進一步的加工、改制和延伸;當財務會計提供的信息不能滿足特定的決策需求時,管理會計還可以直接調用綜合業(yè)務系統(tǒng)所產生的數據,以服務于“解析過去,控制現在,籌劃未來”的目標。

  上文的分析表明:

  1.正像不應當指望曾祖父也能跳現代街舞一樣,有必要保持傳統(tǒng)會計循環(huán)和歷史成本核算的“原生態(tài)”,排除沒完沒了的新興信息需求所可能引進的各種干擾因素。

  2.“隨同財務會計的業(yè)務處理,盡可能完備地采集數據”是一體化會計信息系統(tǒng)設計首先要重視的問題。舍此則不可能有管理會計發(fā)揮作用的后續(xù)擴展空間,因為過后再補充數據和追加編碼,事倍功半而又極易出錯,從而幾乎是不可能做到的。