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無論在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)還是在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿,稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消,使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作,也是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)獨(dú)有的一個(gè)概念。會(huì)計(jì)軟件中要不要設(shè)反記賬功能,一直存在激烈的爭論。筆者認(rèn)為,反記賬是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)予以更正的理想方式,不過在設(shè)計(jì)時(shí)必須充分考慮到反記賬功能的不足之處,對(duì)其使用設(shè)置嚴(yán)格的限制條件。
1.電算化會(huì)計(jì)的反記賬作用分析
反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。
1.1 大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬這種情況在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期(尤其在試運(yùn)行期間)非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能,則只能編制大量的錯(cuò)賬更正憑證予以更正,從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息,影響會(huì)計(jì)信息的使用。從審計(jì)的角度來看,當(dāng)審計(jì)人員查到一筆又一筆的錯(cuò)賬時(shí),這些錯(cuò)賬也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更,但仍會(huì)使審計(jì)人員對(duì)錯(cuò)誤產(chǎn)生麻痹思想,影響審計(jì)工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬,把錯(cuò)誤憑證全部更正后再重新記賬,賬簿中的冗余信息就可以大大減少,賬簿信息就會(huì)簡潔明了,便于利用。
1.2 賬證不符在電腦會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,記賬實(shí)質(zhì)上是將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中,而且正式過賬前要先對(duì)記賬憑證進(jìn)行平衡校驗(yàn),以保證其正確性,所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵襲,或者存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的電腦硬盤扇區(qū)遭受物理損害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動(dòng)電腦會(huì)計(jì)軟件的情況下被人為非法篡改時(shí),就完全可能導(dǎo)致賬證不符。如果是憑證有誤,則不管賬簿記錄是否正確,均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對(duì)錯(cuò)誤憑證——進(jìn)行更正,審核無誤后重新登記入賬。
1.3 記賬過程意外中斷在手工會(huì)計(jì)中,記賬人員只需接下去登記就可以了。但在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,記賬是由電腦自動(dòng)進(jìn)行的,當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程意外中斷時(shí),財(cái)會(huì)人員無法了解電腦到底已經(jīng)登記了多少張憑證,因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬。也許從理論上說,精通電腦和會(huì)計(jì)軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時(shí)已登記的憑證數(shù),但對(duì)普通的會(huì)計(jì)人員來說,這是不現(xiàn)實(shí)的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時(shí)已登記的憑證數(shù),會(huì)計(jì)軟件也不允許接著記賬,唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對(duì)此,《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定,會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在電腦發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然,要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對(duì)最后一次記賬進(jìn)行反記賬。
2.電算會(huì)計(jì)的反記賬功能操作
反記賬功能顯然不是一個(gè)常用的功能,它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能,則不但影響會(huì)計(jì)處理的嚴(yán)肅性,也會(huì)大大增加工作量。許多人就是以此為由反對(duì)在會(huì)計(jì)軟件中設(shè)計(jì)反記賬功能。因此,對(duì)反記賬功能的使用必須嚴(yán)格限制。其限制條件至少必須包括:
2.1 操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,記賬人員應(yīng)對(duì)賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任,誰記賬有誤就只能由誰負(fù)責(zé)更正。設(shè)置反記賬功能的目的,就是取消部分甚至全部的錯(cuò)誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬,從本質(zhì)上講,這是對(duì)錯(cuò)賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性,避免濫用反記賬功能,操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進(jìn)行反記賬。
2.2 只能在結(jié)賬前進(jìn)行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認(rèn)無誤后予以封賬。進(jìn)行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理,因而不但不允許輸入本期的記賬憑證,也不允許對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬和反記賬。
2.3 只能按憑證號(hào)或日期逆序連續(xù)進(jìn)行操作。記賬是按日期和憑證號(hào)順序進(jìn)行的,只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫的記錄,才能保證重新記賬的正常進(jìn)行。這就意味著,反記賬時(shí)應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄(或者說是最后一張已記賬的憑證)為起點(diǎn),依逆序前溯定位,確定出反記賬的記錄數(shù),而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫中任意抽取幾條記錄(不管是否連續(xù))作為反記賬的范圍。
3.電算會(huì)計(jì)的反記賬實(shí)現(xiàn)方式研究
反記賬是記賬的逆操作,即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去,應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來說,這個(gè)范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復(fù)到記賬前狀態(tài)的情況下,會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該提供自動(dòng)定位的功能?,F(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤的某一固定文件中去,如記賬過程意外中斷,則以備份文件恢復(fù)賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的,所以只能針對(duì)最后一次記賬數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù),且只能進(jìn)行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對(duì)月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù),如果一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較大,在月末進(jìn)行記賬和反記賬就會(huì)耗費(fèi)較長的時(shí)間。為了提高效率,設(shè)想采用如下兩種方法加以解決:
3.1 在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時(shí),將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中,但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄,只是作已記賬標(biāo)識(shí),使其在編輯、查詢未記賬憑證時(shí)能自動(dòng)被過濾掉,同時(shí)每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標(biāo)識(shí)。這樣反記賬時(shí)既可以直接按憑證日期、編號(hào)等指定范圍,也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標(biāo)識(shí)恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實(shí)現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中,而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄,同時(shí)去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標(biāo)識(shí)和截止標(biāo)識(shí)。在這種方式下,雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間,但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時(shí)間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比,這種方法效率更高,占用空間更少,使用起來更靈活方便。
3.2 將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一,只設(shè)置一個(gè)記賬憑證文件。這個(gè)記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證,其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段,即除了未記賬憑證填制時(shí)涉及的各個(gè)字段外,還要加上已記賬標(biāo)識(shí)、記賬人姓名等。同第一種方法一樣,為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài),還要加上一個(gè)截止標(biāo)識(shí)字段,以記錄每次記賬的范圍。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時(shí),就將打上已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉;當(dāng)需要進(jìn)行賬簿查詢或打印時(shí),就把沒有已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過濾掉。每次記賬時(shí),在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標(biāo)識(shí)和記賬人姓名,并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標(biāo)識(shí)就可以了。這種方法下反記賬的實(shí)現(xiàn)更加簡單,只要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標(biāo)識(shí)、記賬人姓名以及截止標(biāo)識(shí)去掉即可。
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