[摘要]會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會計發(fā)展的需要，更是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對會計工作提出的要求。實現(xiàn)會計電算化是我國會計工作發(fā)展的必然趨勢。目前，電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次延伸，在給企業(yè)帶來了巨大效益的同時，也給企業(yè)內(nèi)部控制和會計監(jiān)督帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。理論界和實務(wù)界關(guān)于“反記賬、反結(jié)賬”功能的可行性爭論比較激烈，筆者認(rèn)為“反記賬、反結(jié)賬”做法有利有弊，不可片面妄下定論。

　　[關(guān)鍵詞]反記賬；反結(jié)賬；數(shù)據(jù) 

　　當(dāng)前，會計電算化在我國已得到基本普及，在應(yīng)用過程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢明顯。計算機(jī)的運(yùn)算速度快、計算精度高、提供信息全面，大大提高了會計工作的質(zhì)量，改變了會計工作的面貌。

　　會計電算化以功能模塊組合工作方式代替人工自動完成日常賬務(wù)處理工作。包括可以自動記賬、自動結(jié)轉(zhuǎn)、自動對賬、自動結(jié)賬等，甚至能夠“反記賬”、“反結(jié)賬”。會計電算化以其高效、自動、方便、準(zhǔn)確等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。但是，計算機(jī)畢竟依靠的是人為設(shè)計的程序化工作流程，在日常工作中相應(yīng)地會產(chǎn)生許多新問題。其中，關(guān)于“反記賬、反結(jié)賬”功能的可行性爭論就比較激烈，筆者認(rèn)為“反記賬、反結(jié)賬”做法有利有弊，不可片面妄下定論。

　　“反記賬”是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理，恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。“反結(jié)賬”則是在已經(jīng)結(jié)賬的期間，通過取消結(jié)賬的做法，解除封賬，恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。在計算機(jī)特定的工作環(huán)境中，筆者認(rèn)為這些做法有一定的可行性。

　　第一，實際工作中如果存在錯誤的記賬憑證，不施行“反記賬”的話則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。從復(fù)核的角度來看，雖然錯賬也許在后續(xù)的憑證中進(jìn)行了更正，但當(dāng)復(fù)核人員瀏覽到一筆又一筆的錯賬時，并不能忽略跳過，還是會影響工作效率。如果有“反記賬”功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。

　　那么，要做到這一點在結(jié)賬前后要分情況處理。結(jié)賬前如果發(fā)現(xiàn)錯誤憑證需要“反記賬”時，直接進(jìn)行即可。結(jié)賬后此會計期間已經(jīng)封賬，就必須先進(jìn)行“反結(jié)賬”激活本期間賬簿處理功能，接著才能順利進(jìn)行“反記賬”。也就是說從清除數(shù)據(jù)庫中冗余信息，保證賬簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、明了的層面上來看，“反記賬、反結(jié)賬”功能的作用不可忽視。

　　第二，在電算化會計信息系統(tǒng)中當(dāng)存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機(jī)硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機(jī)會計軟件的情況下被人為非法篡改時，就完全可能導(dǎo)致賬證數(shù)據(jù)信息混亂、不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬簿、憑證都有錯誤，都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法來更正，因為此時的錯誤屬于由非正常情況導(dǎo)致，最好的辦法就是施行“反記賬”。因為，對于不甚精通計算機(jī)的會計工作人員來說，意外情況下為了保證會計數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確，最好的方法就是干脆恢復(fù)到最初狀態(tài)。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可；如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進(jìn)行更正，審核無誤后重新登記入賬。

　　另外，當(dāng)計算機(jī)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷時，會計人員更是無從下手。操作者無法確定在出現(xiàn)意外的剎那間計算機(jī)后臺數(shù)據(jù)處理的進(jìn)度，為防止數(shù)據(jù)丟失，最保守的做法就是進(jìn)行“反記賬”或者“反結(jié)賬”，恢復(fù)到可控制階段。

　　以上的這些做法在相關(guān)法規(guī)中也得到認(rèn)可。《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對不確定的數(shù)據(jù)處理進(jìn)行“反記賬”或是“反結(jié)賬”。

　　第三，現(xiàn)今階段為滿足會計電算化的崗位需求，在職人員必須進(jìn)行電算化培訓(xùn)，在校生必須進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)和教學(xué)中，“反記賬、反結(jié)賬”功能從實驗練習(xí)的角度上講必不可少。學(xué)員在教學(xué)練習(xí)中不可避免會出現(xiàn)大量的錯誤操作，導(dǎo)致形成大量的錯誤數(shù)據(jù)信息，而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進(jìn)行了記賬或者結(jié)賬，所有的數(shù)據(jù)都會轉(zhuǎn)為后臺存儲，前臺只能瀏覽不可修改，這給教學(xué)輔導(dǎo)帶來很大障礙。要想準(zhǔn)確找到操作過程中的錯誤所在，讓教師“對癥下藥”，進(jìn)行指導(dǎo)和更正，就必須利用“反記賬”或“反結(jié)賬”功能再現(xiàn)學(xué)員的錯誤操作。

　　同時，目前市面上絕大多數(shù)教學(xué)軟件為企業(yè)財務(wù)軟件的演示版，也就是說學(xué)員在課堂上學(xué)習(xí)和練習(xí)的軟件還是具有相對的真實性的，這就要求教師要重視細(xì)節(jié)演示，提高考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣學(xué)員在學(xué)習(xí)完畢后才能做到以最短的時間符合崗位要求。那么，在課堂上需要重復(fù)演示或練習(xí)相關(guān)操作步驟，這其中憑證、賬簿是重點，因此，“反記賬”和“反結(jié)賬”功能給教學(xué)帶來很大便利，它們的施行讓操作過程可以逆轉(zhuǎn)，便于學(xué)員進(jìn)行提高熟練程度的練習(xí)。

　　因此，綜上所述，無論是從電算化實務(wù)工作的角度，還是從教學(xué)實驗的角度來說，“反記賬、反結(jié)賬”功能都有一定的可取性。

　　但是，我們在此也不能就肯定地說“反記賬、反結(jié)賬”功能有百利而無一害，事實上它們還是存在很多不客觀和不完善的地方。

　　第一，“反記賬、反結(jié)賬”功能與現(xiàn)行法規(guī)相違背。《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定：“賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫”。“反結(jié)賬”功能可以解除封賬，“反記賬”功能可以進(jìn)行反向記賬處理，這些做法相當(dāng)于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結(jié)賬或記賬的痕跡，恢復(fù)到結(jié)賬前或記賬前狀態(tài)。這實際上是對賬簿進(jìn)行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。同時，“反記賬”、“反結(jié)賬”給做假賬提供了技術(shù)支持，便于某些會計人員要進(jìn)行舞弊。結(jié)賬之后可以輕松取消結(jié)賬，進(jìn)行相關(guān)的處理；記賬之后利用“反記賬”功能可以在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地直接修改憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)，這無疑都使財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣，給作弊人員提供了可乘之機(jī)，增加了內(nèi)部控制和會計監(jiān)督的風(fēng)險。

　　另外，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中雖然要求會計軟件具有數(shù)據(jù)恢復(fù)的功能，但是也同時進(jìn)行了限制規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘-’號或者其他標(biāo)記表示。”而“反記賬”功能的存在使這一制度在實務(wù)操作中很難得到落實，很少有人如此更改錯誤，而大都傾向于直接“反記賬”進(jìn)行徹底無痕跡修改。

　　第二，“反記賬”和“反結(jié)賬”功能在實際操作過程中不是絕對安全的。目前大多數(shù)核算型的財務(wù)軟件產(chǎn)品，記賬時都要涉及許多輔助核算數(shù)據(jù)，如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等，記賬后這些數(shù)據(jù)在相關(guān)的功能模塊中將被進(jìn)一步處理，當(dāng)需要數(shù)據(jù)恢復(fù)時，縱然能夠順利“反結(jié)賬”，這些數(shù)據(jù)在記賬的反向處理中也難以全面、準(zhǔn)確恢復(fù)。同時，由于會計電算化人員業(yè)務(wù)水平及對軟件功能理解的偏差，如果操作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤、財務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。

　　因此，濫用“反記賬、反結(jié)賬”功能，不但影響會計處理的嚴(yán)肅性，也會大大增加會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險。

　　至此，我們不難看出，“反記賬”及“反結(jié)賬”功能具有很強(qiáng)的兩面性，我們既不能完全否定其作用，但是也需要正視其弊端。因此，筆者認(rèn)為對“反記賬”及“反結(jié)賬”功能的使用如果進(jìn)行嚴(yán)格、合理的規(guī)定，在一定程度上就既可以發(fā)揮其長處，又能夠限制其危害。

　　實務(wù)中可以嘗試從以下幾方面著手：

　　1.使用者如果確定需要“反記賬”、“反結(jié)賬”功能，則在購買和選取軟件時應(yīng)由專業(yè)軟件人員對此功能反復(fù)進(jìn)行可行性和易操作性測試，確保反向記賬時各方面數(shù)據(jù)能夠完整、準(zhǔn)確地恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，并且盡可能少地給會計人員帶來技術(shù)障礙，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)和存儲的方便、安全。

　　2.“反記賬”功能的操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任。設(shè)置“反記賬”功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)上講，這是對錯賬的一種更正行為，但是從形式上說存在管理漏洞。因此，為了保證記賬操作的謹(jǐn)慎性，避免濫用“反記賬”功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進(jìn)行“反記賬”。

　　3.盡量避免“反結(jié)賬”。結(jié)賬的意義在于把本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認(rèn)無誤后予以封賬。進(jìn)行結(jié)賬操作就意味著不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬和反記賬。雖然，“反記賬”和“反結(jié)賬”功能經(jīng)常需要伴隨發(fā)生，但我們?nèi)匀灰獜?qiáng)化結(jié)賬的意義，不能濫用“反結(jié)賬”功能，不能隨意逆轉(zhuǎn)賬務(wù)處理程序。

　　主要參考文獻(xiàn)

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　　[3]財政部。財政部關(guān)于會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化的意見[S]. 1996.