[摘 要]本文針對用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件,通過對幾個(gè)操作技巧的詳細(xì)講解,使大家能更好地掌握財(cái)務(wù)軟件的正確使用方法。

　　[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化,財(cái)務(wù)軟件,技巧

　　會(huì)計(jì)電算化正在飛速地替代傳統(tǒng)的手工記賬方式,并且給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了前所未有的便捷和效益。目前很多人只會(huì)對財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行一些簡單的操作,所以在使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)管理后并沒有給企業(yè)帶來顯著的效益甚或令企業(yè)感到無所適從,不知道該做些什么和該怎么做,浪費(fèi)了人力和物力。因此在會(huì)計(jì)軟件使用過程中,恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)提供的功能,掌握財(cái)務(wù)軟件的使用技巧,建立一套合理的會(huì)計(jì)電算化的使用技巧可成倍地提高工作效率。下面介紹一下用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件的一些使用技巧。

　　一、建賬中的技巧

　　1.代碼設(shè)置

　　會(huì)計(jì)科目代碼是填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)科目設(shè)置的完整性影響著會(huì)計(jì)過程的順利實(shí)施,會(huì)計(jì)科目設(shè)置的層次深度直接影響會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。除此之外,對于電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)科目的設(shè)置是用戶應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ),它是實(shí)施各個(gè)會(huì)計(jì)手段的前提。因此,科目設(shè)置的完整性、詳細(xì)程度對于整個(gè)財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)尤其重要,應(yīng)在創(chuàng)建科目、科目屬性描述、賬戶分類上盡可能為用戶提供方便和校驗(yàn)保障,而代碼設(shè)置規(guī)則是在建賬時(shí)確定的,確定代碼規(guī)則時(shí)要特別注意協(xié)調(diào)簡潔性和可擴(kuò)充性,簡潔性要求每層代碼盡可能短,而可擴(kuò)充性要求每層代碼間留有一定的空間,以備日后會(huì)計(jì)科目增多時(shí)各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長度時(shí)要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級總賬科目的代碼通常已在會(huì)計(jì)制度中規(guī)定,需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細(xì)科目,大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大,科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目,如往來科目、材料科目等,但在同一級的明細(xì)科目中,其代碼長度是以同一上級科目下科目數(shù)量最多的一個(gè)來確定的,即使只有一個(gè)這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多,其他同級科目的代碼長度也要與其一致。例如,二級明細(xì)科目代碼的長度確定,首先要逐個(gè)分析總賬科目下明細(xì)科目數(shù),如“現(xiàn)金”可不設(shè)明細(xì)科目,“銀行存款”通常以開戶賬號(hào)為明細(xì)科目,科目數(shù)一般不會(huì)達(dá)百個(gè),其他的明細(xì)科目也不會(huì)超過百個(gè),兩位的代碼長度應(yīng)能滿足需要,但“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”等通常以客戶名和供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目,明細(xì)科目的數(shù)量較多,接近或超過100個(gè),兩位代碼就不能滿足要求,所以二級科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為3位。

　　2.成批復(fù)制科目

　　在新增會(huì)計(jì)科目過程中可能會(huì)遇到新增會(huì)計(jì)科目的下級科目與一個(gè)已設(shè)置好的科目的下級明細(xì)科目類似,在這種情況下如果設(shè)置一批新下級明細(xì)科目,非常浪費(fèi)時(shí)間和人力,所以U8產(chǎn)品提供了成批復(fù)制下級明細(xì)科目的功能?？梢詫⒈举~套或其他賬套中的相似的下級科目復(fù)制給某一科目,減少重復(fù)設(shè)置的工作量,并提高正確率和一致性。例如一個(gè)公司的短期投資1101和長期投資1401的下級明細(xì)科目基本相同,那么在設(shè)置長期投資科目時(shí),只需將短期投資1101的所有下級科目復(fù)制為長期投資1401的下級即可,如果需要復(fù)制攜帶輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的,則在3個(gè)輔助核算前打勾即可。即使1401的下級科目與 1101有不同之處,只需稍作修改,也比重新設(shè)置快捷方便。

　　3.初始數(shù)據(jù)輸入

　　如果系統(tǒng)中已有上年的數(shù)據(jù),在使用“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”后,上年各賬戶余額將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年。如果是第一次使用財(cái)務(wù)系統(tǒng),必須輸入科目年初余額。對于年初啟用的會(huì)計(jì)核算軟件,年初余額就是期初余額,數(shù)據(jù)輸入工作量較少。年中啟用,數(shù)據(jù)輸入工作量相對較大,但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量,如只輸入最低級明細(xì)科目的年初余額和借貸方累計(jì)發(fā)生額,然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級科目和總賬科目的年初余額和發(fā)生額,并計(jì)算出期初余額。

　　二、憑證輸入中的技巧

　　1.摘要輸入

　　憑證摘要多為中文,如果你的打字速度不快,輸入憑證的速度就會(huì)受到影響,提高輸入速度的重要技巧是常用摘要的編輯。首先增加常用摘要,可點(diǎn)擊【增加】按鈕,新增一條常用摘要,錄入常用摘要編碼(用以標(biāo)識(shí)某常用摘要。在制單中錄入摘要時(shí),用戶只要在摘要區(qū)輸入該常用摘要的編碼,系統(tǒng)即自動(dòng)調(diào)入該摘要正文和相關(guān)科目)、常用摘要正文內(nèi)容(結(jié)合本單位的實(shí)際情況,輸入常用摘要的正文)、相關(guān)科目(如果某條常用摘要對應(yīng)某科目,則可以在此輸入,在調(diào)用常用摘要的同時(shí),也將被一同調(diào)入,以提高錄入速度),這些信息可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。那么在填制憑證時(shí),在調(diào)用常用摘要的同時(shí),自動(dòng)調(diào)入相關(guān)科目,提高憑證錄入效率。其次增加常用摘要,只需選擇某條常用摘要,點(diǎn)擊【選入】按鈕即可以調(diào)用常用摘要。這樣可以提高憑證輸入工作效率。

　　2.科目代碼輸入

　　會(huì)計(jì)軟件中的科目代碼是為提高會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計(jì)的。輸入記賬憑證時(shí)只需輸入科目代碼,操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼,而用戶對會(huì)計(jì)科目較熟悉,對科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確,如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼,軟件系統(tǒng)將提示科目不在,需重新輸入,如果用戶輸入的科目代碼并非所需,可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目,更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多,人工逐頁查找也很費(fèi)事。事實(shí)上,許多會(huì)計(jì)軟件的科目代碼表都能模糊快速定位,會(huì)計(jì)人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目,其所屬總賬科目或上級科目一般較明確,輸入此類科目時(shí),干脆只輸入到其上級科目的代碼,由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目,此時(shí)將打開科目代碼表,并指向剛輸入的上級科目,所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近,省去多余的翻頁查找操作。還有一個(gè)更為簡捷的方法,是在科目設(shè)置時(shí)的“助記碼”中輸入能夠幫助你記憶的代碼,比如“工商銀行”明細(xì)科目可以設(shè)置成為“GH”代碼,那么你輸入“工商銀行”明細(xì)科目時(shí)可以輸入 “GH”代碼。

　　3.金額輸入

　　按照會(huì)計(jì)制度的有關(guān)規(guī)定,記賬憑證可以一借多貸,多借一貸,在輸入完多借或多貸的分錄后,輸入一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計(jì)欄中的金額輸入,省去人工計(jì)算合計(jì)的麻煩,有些商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。

　　4.常用憑證

　　在單位里,會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性,因而在日常填制憑證的過程中,經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同,如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來,在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用,必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。關(guān)鍵是如何增加常用憑證,點(diǎn)擊【增加】按鈕,新增一張常用憑證,輸入編號(hào),編號(hào)是調(diào)用常用憑證的依據(jù),所以必須唯一。必須選擇憑證類別,方便以后參照調(diào)用常用憑證時(shí),只顯示該憑證類別范圍內(nèi)的常用憑證。另外如何調(diào)用常用憑證也很重要,調(diào)用方法一:在制單時(shí)單擊 “編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”,根據(jù)提示輸入常用憑證的編號(hào),即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與當(dāng)時(shí)處理的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息,則可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二:在制單時(shí)單擊“編輯”菜單下的“調(diào)用常用憑證”,在輸入常用憑證的編號(hào)處按[F2] 鍵,屏幕顯示常用憑證定義窗,將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證,點(diǎn)【選入】按鈕或按[F3] 鍵,可選入要調(diào)用的常用憑證。 

　　5.編制會(huì)計(jì)分錄中的技巧

　　(1)會(huì)計(jì)分錄盡可能細(xì)。記賬憑證是賬務(wù)處理的原始資料,所有賬簿都是根據(jù)記賬憑證的分錄來登記的,分錄越詳細(xì),賬簿也越詳細(xì)。為日后查賬方便、快捷,在編制記賬憑證時(shí),應(yīng)盡可能詳細(xì),甚至可以每張?jiān)紤{證編制成一條分錄,摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。不過這樣會(huì)使記賬憑證的輸入量加大,但為日后用賬考慮,這樣做還是值得的。

　　(2)沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記賬憑證時(shí),如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反,如沖減收入或費(fèi)用,應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向,收入類為貸方,費(fèi)用類為借方。這樣做的目的是為編制報(bào)表公式簡捷,有些報(bào)表需要取某一會(huì)計(jì)期間某些科目的發(fā)生額,如損益表,損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額,必須用科目的發(fā)生額填報(bào)。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方,報(bào)表所需的期間借方發(fā)生額就不正確,還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用,如取借貸方發(fā)生額的差,由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額,差為0,由計(jì)算機(jī)識(shí)別自動(dòng)匯總沖減的費(fèi)用比較困難,不如在編制會(huì)計(jì)分錄時(shí)以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。

　　三、改錯(cuò)更正技巧

　　發(fā)生錯(cuò)賬,如果是當(dāng)月的未登賬記賬憑證,可直接修改,如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證,可沖銷錯(cuò)誤憑證,然后重新填制正確的記賬憑證。這是正常的錯(cuò)賬更正方法。事實(shí)上,有不少會(huì)計(jì)核算軟件還提供反登賬、反結(jié)賬的功能,反結(jié)賬功能可將會(huì)計(jì)期間推前,然后將未結(jié)賬的記賬憑證用反登賬功能返回到未登賬狀態(tài),再加以修改。

　　四、打印賬簿時(shí)的技巧

　　1.年終結(jié)賬后打印

　　每月打印的賬簿會(huì)有許多空白,紙張浪費(fèi)驚人,每月將同一個(gè)科目的賬頁歸集起來也相當(dāng)費(fèi)事。會(huì)計(jì)電算化后,輸入記賬憑證,并經(jīng)登賬、結(jié)賬,賬簿即已在電腦中形成,只要及時(shí)做好備份,數(shù)據(jù)相對安全,查賬、用賬也方便、快捷,如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的賬頁,年終結(jié)賬后再打印出全部賬頁,裝訂成賬簿。 

　　2.清單式打印

　　采用清單式打印可進(jìn)一步減少賬頁間的空白,壓縮各科目間的賬簿頭,節(jié)省紙張,可以連續(xù)打印,減少打印中的人工操作,省時(shí)、省事、省紙。

　　主要參考文獻(xiàn)

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　　[5] 李晶.會(huì)計(jì)電算化操作[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社,2005.