如何對電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測

　　電算化帳務(wù)系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）同手工帳務(wù)系統(tǒng)一樣，存在數(shù)據(jù)錯誤的可能性。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的原因（不像手工帳務(wù)系統(tǒng)那樣數(shù)據(jù)可見），使得其差錯具有較強(qiáng)的隱蔽性。因此，如何快速、高效地對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、正確性進(jìn)行測試，有必要進(jìn)行探討。

　　一、電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測的內(nèi)容和方法

　　系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括總帳數(shù)據(jù)、明細(xì)帳數(shù)據(jù)、記帳憑證數(shù)據(jù)、科目編碼數(shù)據(jù)、輔助編碼數(shù)據(jù)以及其他輔助數(shù)據(jù)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢測涵蓋系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)。本文僅就系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)-明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測談?wù)劰P者的看法。其他數(shù)據(jù)的檢測可以參照明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測辦法處理。系統(tǒng)明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測包括數(shù)據(jù)完整性檢測和數(shù)據(jù)正確性檢測。

　　（一）數(shù)據(jù)完整性檢測包括檢測一個期間的記帳憑證是否完整、一個記帳憑證號的數(shù)據(jù)記錄是否完整、一條數(shù)據(jù)記錄的項目是否完整。

　　1、一個期間的記帳憑證是否完整是指系統(tǒng)明細(xì)帳庫中一個期間的所有記帳憑證號是否都存在，有無缺失。記帳憑證號缺失是不符合財務(wù)制度規(guī)定的，還可能意味著數(shù)據(jù)丟失（當(dāng)然，記帳憑證號重復(fù)也不符合財務(wù)制度規(guī)定，但由于其并不影響數(shù)據(jù)結(jié)果，也不影響數(shù)據(jù)完整性，可以考慮不予檢測）。檢測記帳憑證號是否連續(xù)的方法是：首先從系統(tǒng)明細(xì)帳庫中選定一段時期的數(shù)據(jù)，從中確定準(zhǔn)備檢測的起始記帳憑證號和終止記帳憑證號；然后設(shè)定一個變量，將準(zhǔn)備檢測的起始記帳憑證號作為該變量的初值，終止記帳憑證號作為該變量的終值。漸次增加該變量值，步長為1；接下來檢測該段時期數(shù)據(jù)中是否存在記帳憑證號等于該變量值的記錄，如果該變量為某值時該段時期數(shù)據(jù)中沒有與之相等的記帳憑證號，說明存在記帳憑證號缺號，此時的變量值即是缺失的記帳憑證號。

　　2、一個記帳憑證號的數(shù)據(jù)記錄是否完整是指該記帳憑證號的所有記錄是否都存在。通�？梢圆捎抿炞C該記帳憑證號借貸方發(fā)生額是否相等的辦法來確認(rèn)。但是對于記帳憑證存在分號的情況，如果在錄人記帳憑證數(shù)據(jù)時漏掉了某個分號，采用驗證該記帳憑證號借貸方發(fā)生額是否相等的辦法就不能確認(rèn)其數(shù)據(jù)的完整性。只能通過系統(tǒng)流程設(shè)計中的預(yù)防環(huán)節(jié)解決，如核對手工科目匯總表與系統(tǒng)科目匯總表。對于記錄重復(fù)的情況（整個記帳憑證號內(nèi)容或某分號內(nèi)容重復(fù)），可以通過檢測該記帳憑證號記錄中是否存在科目編碼。輔助編碼、借貸方發(fā)生額均相同的記錄予以查出。

　　3、一條數(shù)據(jù)記錄的項目應(yīng)包括日期、記帳憑證號、摘要、科目編碼、借貸標(biāo)志、借貸方發(fā)生額、數(shù)量等基本要素和輔助編碼、票據(jù)種類、票據(jù)號碼、制單人、審核人、記帳人及其他標(biāo)志等輔助要素。各記錄項目的完整性檢測只要檢測各項目是否為空就可以了。由于影響數(shù)據(jù)結(jié)果正確性的因素主要是數(shù)據(jù)記錄的基本要素，因此，也可以只檢測基本要素。

　　（二）數(shù)據(jù)正確性檢測包括檢測明細(xì)帳數(shù)據(jù)中是否存在非法科目編碼、是否存在不合理科目編碼、科目編碼和輔助編碼是否匹配。

　　l、非法科目編碼是指在系統(tǒng)明細(xì)帳庫科目編碼字段出現(xiàn)的一級代碼既不是財政部門統(tǒng)一規(guī)定的，也不是單位根據(jù)需要自己設(shè)定的，或者明細(xì)編碼不是單位所設(shè)定的。這種編碼由于超出了系統(tǒng)科目編碼庫的內(nèi)容，不能為系統(tǒng)所識別，因此，在系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時，可能對這些數(shù)據(jù)不予理會，也可能進(jìn)行錯誤處理。造成系統(tǒng)所輸出的數(shù)據(jù)成為“垃圾”。檢測科目編碼是否非法代碼比較簡單，只需要檢測系統(tǒng)明細(xì)帳庫中所有科目編碼是否都存在于系統(tǒng)科目編碼庫中即可。

　　2、不合理科目編碼是指財政部門所統(tǒng)一規(guī)定的科目中，有的科目本單位并不需用，因此其編碼不應(yīng)出現(xiàn)在系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，如果出現(xiàn)，即為不合理科目編碼，也可以說是科目編碼的不合理使用。某些開發(fā)商在出售財務(wù)軟件前，往往已根據(jù)財政部門統(tǒng)一規(guī)定的科目及編碼，以及根據(jù)開發(fā)商的調(diào)查和經(jīng)驗，對系統(tǒng)科目編碼庫做了預(yù)置。其目的是方便用戶使用，減輕初始化系統(tǒng)的工作量。對于用戶單位不需用的科目編碼，由于其已存在于科目編碼庫中，是合法編碼，如果用戶誤用，系統(tǒng)不能檢測出來。如果用戶非法操作系統(tǒng)明細(xì)帳庫，也可能把正確的科目編碼誤作用戶并不需要的科目編碼。無論是哪種情況，系統(tǒng)輸出的結(jié)果都不正確。檢測方法是把用戶不需用的科目編碼與系統(tǒng)帳庫中的科目編碼進(jìn)行比較，如果有值相同的情況，說明存在不合理科目編碼。當(dāng)然最好的辦法是用戶在使用系統(tǒng)前，把系統(tǒng)科目編碼庫中不需用的科目編碼刪除掉，這樣就不存在不合理科目編碼問題。

　　3、輔助編碼是對單位內(nèi)部部門、人員、項目（如科研項目。產(chǎn)品項目、商品項目等）進(jìn)行識別的代碼。科目編碼和輔助編碼之間有匹配關(guān)系，如制造費用和產(chǎn)生制造費用的部門（車間）有匹配關(guān)系，和管理部門（如財務(wù)處）就沒有匹配關(guān)系。這種匹配關(guān)系因科目而異，同一科目在不同的單位因其核算組織的區(qū)別也不相同�？傮w而言，科目編碼與輔助編碼不匹配有四種情況：（l）某科目編碼應(yīng)無輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，該科目編碼有輔助編碼；（2）某科目編碼應(yīng)有輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，該科目編碼沒有輔助編碼；（3）輔助編碼的性質(zhì)與科目編碼不匹配，如某科目編碼的匹配輔助編碼應(yīng)該是人員輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫中卻是項目輔助編碼；（4）輔助編碼的類別與科目編碼不匹配，如科目編碼是科研成本，匹配的輔助編碼應(yīng)該是科研項目輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫中卻是生產(chǎn)項目輔助編碼。對系統(tǒng)明細(xì)帳庫中的每條記錄進(jìn)行檢測，確定其是否存在上列四種情況之一，即可斷定該記錄的科目編碼與輔助編碼是否匹配。

　　二、利用電算化技術(shù)實現(xiàn)自動檢測

　　要確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整、正確，必須對系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢測。為了節(jié)約檢測時間，也可以選定一部分檢測內(nèi)容進(jìn)行檢測。選定的內(nèi)容應(yīng)是重要的，而且是本單位經(jīng)常出現(xiàn)錯誤的。系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測是一項繁重的任務(wù)，筆者已針對本單位使用的帳務(wù)系統(tǒng)編制了系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測程序，效果顯著。在Pentiuml33計算機(jī)上，以Windows95作系統(tǒng)平臺，采用 Visual Foxpro3.0軟件編制檢測程序，約2萬條記錄的明細(xì)帳庫檢測，耗時不到10分鐘，檢錯率100％。在檢測程序編制上，應(yīng)綜合考慮完整性檢測和正確性檢測，可以同時進(jìn)行。綜合考慮可以減少程序長度，更重要的是可以縮短檢測所需時間。為了方便檢測結(jié)果的輸出和存檔的需要，應(yīng)建立檢測結(jié)果存儲數(shù)據(jù)庫，其字段至少應(yīng)包括記帳憑證日期、記帳憑證號、錯誤類型。在不影響方便打印輸出檢測結(jié)果的情況下，最好盡可能多地包括數(shù)據(jù)庫字段，幫助檢測結(jié)果使用者知道錯在什么地方。綜合上述內(nèi)容，具備數(shù)據(jù)庫基本知識和一定軟件編制能力的財會人員可以容易地完成檢測程序的編制。