內(nèi)部控制是單位為提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),完成受托責(zé)任的一種手段,在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國(guó)內(nèi)部控制制度對(duì)提高企業(yè)管理水平、防止錯(cuò)誤和舞弊、保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場(chǎng)有效運(yùn)行具有重要的意義。近年來(lái),我國(guó)十分重視對(duì)內(nèi)部控制的研究,并發(fā)布了一系列規(guī)范和指導(dǎo)意見,促進(jìn)了單位內(nèi)部控制的建立和完善。但是,會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展又給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問題和挑戰(zhàn)。本文主要分析會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響,并以此為基礎(chǔ)探討關(guān)于電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制建設(shè)問題,以確保企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,系統(tǒng)能夠正常、安全、有效地運(yùn)行。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
會(huì)計(jì)電算化,由于會(huì)計(jì)信息處理方式的改變,使傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方法面臨挑戰(zhàn)。
。ㄒ唬﹥(nèi)部控制形式的變化。原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化后沒有存在必要性。如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細(xì)賬的核對(duì);原手工操作下一些內(nèi)容控制措施在電算化后轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)內(nèi)了,如憑證借貸平衡校驗(yàn),余額發(fā)生額平衡檢查。由此可見,電算化會(huì)計(jì)除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)容控制方法主要通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的。因此,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一人工控制轉(zhuǎn)為為人工控制和程序控制。由于電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn),電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能,這些程序化的內(nèi)容控制的有效性取決于應(yīng)用程序,如程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用,由于人們依賴性以及程序運(yùn)動(dòng)的重復(fù)性,使得失效控制長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn),從而使系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性較大”。
。ǘ┐鎯(chǔ)介質(zhì)的變化。在手工會(huì)計(jì)環(huán)境下,企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。紙張上的書面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。但是,電算化系統(tǒng)下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上,是肉眼不可見的,很容易被刪除或篡改,由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。另外,電磁介質(zhì)易受損壞,所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此,在計(jì)算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問題。
。ㄈ﹥(nèi)容控制的范圍變化。傳統(tǒng)的內(nèi)容控制主要針對(duì)交易處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入,給會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容,同時(shí)也增加了新的控制措施。由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性,內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大,包含了傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒有的控制,如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內(nèi)會(huì)計(jì)信息安全保護(hù)、計(jì)算機(jī)病毒防治、計(jì)算機(jī)操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
。ㄋ模┙灰资跈(quán)的變化。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章,自然形成了層層復(fù)核、道道把關(guān),具有嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制。但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,大部分處理由計(jì)算機(jī)完成,審查、復(fù)核等控制被削弱,甚至消失了。(五)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的新問題。近年來(lái),隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的日趨普及,網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了單機(jī)電算化系統(tǒng)的不足,使電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制更加完善,同時(shí)也帶來(lái)了新問題。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括:遠(yuǎn)程報(bào)帳、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催帳、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等,實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制,從而加大了會(huì)計(jì)系統(tǒng)安全控制的難度。
二、建設(shè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的必要性
手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所用可見的文字、符號(hào)直接記錄在紙上。這種方式有較好的直觀性,各不相同的筆跡也可作為控制的手段。采用計(jì)算機(jī)處理后,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無(wú)法識(shí)別的形式存儲(chǔ)在磁盤上,從而失去了直觀性。另外,在手工會(huì)計(jì)方式下,會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、工作態(tài)度及對(duì)會(huì)計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐,已積累了大量的經(jīng)驗(yàn),建立起一整套管理制度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了,而代之以新的方式。這就迫使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。
三、建立和完善電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制
手工會(huì)計(jì)電算化以后,嚴(yán)格的內(nèi)控制度和系統(tǒng)正常、安全、有效的運(yùn)行是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴(yán)格的內(nèi)控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明,計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)幾乎為零,如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣Γ紩?huì)給各種非法舞弊行為以可乘之機(jī)。如果企業(yè)一旦出現(xiàn)舞弊,損失巨大。因此,制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常有必要的。就目前我國(guó)開展會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上。人們對(duì)于人員職責(zé)分工,數(shù)據(jù)備份和保管,軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足。因此,強(qiáng)化內(nèi)控管理,提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。建立和完善電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:
。ㄒ唬┙M織與管理控制。組織與管理控制是指通過(guò)部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行的控制,其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度,以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位;緯(huì)計(jì)崗位可包括會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位;電算化會(huì)計(jì)崗位包括系統(tǒng)管理、操作、進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)等工作崗位。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。系統(tǒng)管理主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬軟件管理工作,從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。包括掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫(kù)的超級(jí)口令,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)資源分配,監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞等,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。
。ǘ┫到y(tǒng)日常操作管理控制。系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè),不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準(zhǔn)體系,使系統(tǒng)不被越權(quán)操作,從而保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來(lái)實(shí)行。操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)、操作程序和注意事項(xiàng),并形成一套電算化系統(tǒng)文件,如對(duì)進(jìn)入機(jī)房?jī)?nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查;規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志;規(guī)定數(shù)據(jù)備份及機(jī)器的使用規(guī)范;規(guī)定軟盤專用以防病毒感染;規(guī)定不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上玩電腦游戲等等。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程包括:軟硬件操作規(guī)程,作業(yè)運(yùn)行規(guī)程,上機(jī)時(shí)間記錄規(guī)程等。
(三)系統(tǒng)維護(hù)控制。系統(tǒng)的維護(hù)是指日常為保障系統(tǒng)正常運(yùn)行而對(duì)系統(tǒng)硬軟件進(jìn)行的安裝、修正、更新、擴(kuò)展、備份等方面的工作。系統(tǒng)維護(hù)控制就是針對(duì)這些工作而實(shí)施的控制。系統(tǒng)維護(hù)包括硬件維護(hù)和軟件維護(hù)。硬件維護(hù)主要包括定期進(jìn)行檢查并做好記錄;在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)硬件故障要及時(shí)進(jìn)行故障分析并做好記錄。而軟件維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)和完善性維護(hù)。在軟件修改、升級(jí)和硬件更換過(guò)程中,要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。
。ㄋ模⿺(shù)據(jù)和程序控制。數(shù)據(jù)和程序控制主要是指對(duì)數(shù)據(jù)、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響著系統(tǒng)的運(yùn)行,而數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到財(cái)務(wù)信息的完整性和保密性。
數(shù)據(jù)控制的目標(biāo)是要做到任何情況下數(shù)據(jù)都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數(shù)據(jù)的恢復(fù)與重建等,而數(shù)據(jù)的備份則是數(shù)據(jù)恢復(fù)與重建的基礎(chǔ),是一種常見的數(shù)據(jù)控制手段,采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。網(wǎng)絡(luò)中利用兩人服務(wù)器進(jìn)行雙機(jī)鏡像映射備份是備份的先進(jìn)形式。
程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性;程序備份則是指有關(guān)人員要注明程序功能后備份存檔,以備系統(tǒng)損壞后重建安裝之需。程序的安全控制還要求系統(tǒng)使用單位制定具體的防病毒措施,包括對(duì)所有來(lái)歷不明的介質(zhì)和在使用前進(jìn)行病毒檢測(cè),定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè),使用網(wǎng)絡(luò)病毒防火墻以防止日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)病毒侵入等。
。ㄎ澹┚W(wǎng)絡(luò)的安全控制。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速地發(fā)展,公司應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制,在技術(shù)上對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個(gè)層次(通信平臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、操作系統(tǒng)平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái))都要采取安全防范措施和規(guī)則,建立綜合的多層次的安全體系。網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別等。針對(duì)這些方面,可采用一些安全技術(shù),主要包括數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、隧道技術(shù)(VPN)等。
數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保護(hù)信息通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸和防止電子竊聽的首選方法,F(xiàn)代加密技術(shù)分為對(duì)稱加密(專用密鑰,privatekey)和非對(duì)稱加密(公開密鑰,publickey)兩大類。對(duì)稱加密法是最傳統(tǒng)的方式,其特點(diǎn)是關(guān)聯(lián)雙方共享一把專用密鑰進(jìn)行加密和解密運(yùn)算,專用密鑰法面臨的最大難題是密鑰網(wǎng)上分發(fā)的安全性問題。非對(duì)稱加密法1976年問世,它將密鑰一分為二,即一把公鑰和一把私鑰,具有加密鑰不同于解密鑰、并且在計(jì)算上不能由加密鑰推出解密鑰的特點(diǎn),有效解決了密鑰分發(fā)的管理問題,特別適合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用環(huán)境。譬如總公司對(duì)下屬企業(yè)公開其“密鑰對(duì)”中的公鑰,下屬企業(yè)可以用公鑰對(duì)上報(bào)的報(bào)表信息加密,安全地傳送給總公司,然后由總公司用其保留的私鑰進(jìn)行解密。
訪問控制技術(shù)的代表是防火墻技術(shù),特別是已融和了VPN(虛擬專用網(wǎng)及隧道技術(shù))的防火墻技術(shù)。防火墻是建立在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)和外部網(wǎng)絡(luò)接口處的訪問控制系統(tǒng),它對(duì)跨越網(wǎng)絡(luò)邊界的信息進(jìn)行過(guò)濾,目的在于防范來(lái)自外部的非法訪問、又不影響正常工作,從而為企業(yè)設(shè)立了一道電子屏障。防火墻可能是純軟件、純硬件或軟硬結(jié)合的產(chǎn)品,大體上可分為兩大類:一類基于包過(guò)濾(Packet Filter),通常直接轉(zhuǎn)發(fā)報(bào)文,它對(duì)用戶完全透明,速度較快;另一類基于代理服務(wù)(Proxy Service),需要代理服務(wù)器建立連接,它可以有更強(qiáng)的身份驗(yàn)證和日志功能。
數(shù)字簽名是指在Internet環(huán)境下,電子符號(hào)代替了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),磁介質(zhì)代替了紙介質(zhì),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)流動(dòng)過(guò)程中的簽字蓋章等傳統(tǒng)手段將完全改變,為驗(yàn)證對(duì)方身份、保證數(shù)據(jù)真實(shí)性和完整性,在計(jì)算機(jī)通信中采用數(shù)字簽名這一安全控制手段。基于數(shù)字簽名還可建立不可否認(rèn)機(jī)制,也就是說(shuō),只要用戶或應(yīng)用程序已執(zhí)行某一動(dòng)作,就不能否認(rèn)其行動(dòng)。數(shù)字簽名是上述公開密鑰密碼技術(shù)的另一類應(yīng)用。它的主要方式如:會(huì)計(jì)信息的披露方從信息文本中通過(guò)一種信息摘要算法產(chǎn)生一固定長(zhǎng)度(如128位)的摘要值,用自己的私鑰對(duì)摘要值加密,來(lái)形成披露方的數(shù)字簽名,連同原文一起發(fā)出;關(guān)聯(lián)方首先用同樣的摘要算法對(duì)報(bào)文計(jì)算摘要值,接著再用披露方一同發(fā)來(lái)的公鑰對(duì)數(shù)字簽名解密,如果兩個(gè)摘要值相同,證明信息在發(fā)送途中未被篡改,而且報(bào)文確定來(lái)自所稱的披露方。財(cái)務(wù)系統(tǒng)中遠(yuǎn)程處理時(shí)可用數(shù)字簽名技術(shù)代替簽字蓋章的傳統(tǒng)確認(rèn)手段,當(dāng)然這得是在國(guó)家有相應(yīng)的財(cái)務(wù)制度許可的條件下。
另外,VPN解決了財(cái)務(wù)信息在Internet傳輸?shù)陌踩珕栴}。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題,盡量使用光纖傳輸,接入口應(yīng)保密。通過(guò)上述技術(shù)可提高財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。
時(shí)代在前進(jìn),科技在發(fā)展。我們應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng),并為此提供必要的物力、財(cái)力,造就一支高素質(zhì)的財(cái)會(huì)科技隊(duì)伍,為建立完善的、符合實(shí)際的,具有可操作性的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度提供必要的保證。
會(huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)部控制的影響
- 發(fā)表評(píng)論
- 我要糾錯(cuò)