普華永道會(huì)計(jì)咨詢公司管理專家談運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管理

　　在“互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式”研討會(huì)上，普華永道會(huì)計(jì)咨詢公司管理專家施（日文）的演講引起了與會(huì)者-企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的極大興趣�，F(xiàn)將施的講演整理刊登如下，以饗讀者：

　�、偌�中的趨勢(shì)。國(guó)際和國(guó)內(nèi)日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)，要求企業(yè)對(duì)自身有更全面的了解。我管理企業(yè)要知道我的核心競(jìng)爭(zhēng)力在哪兒？而且當(dāng)我的投資非常分散，子公司分公司非常分散的情況下，必須知道自己的資源、自己的實(shí)力到底在哪兒，這樣才能在競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中脫穎而出。

    ②資源的合理分配。舉個(gè)例子，我曾經(jīng)在中國(guó)非常大的進(jìn)出口公司做管理咨詢，他的銀行賬戶上差不多有四個(gè)億的現(xiàn)金。同時(shí)它的負(fù)債也是四個(gè)億，這就造成非常巨額的浪費(fèi)。

    ③加強(qiáng)控制，向世界一流企業(yè)看齊。這主要是預(yù)算計(jì)劃的控制，內(nèi)部的控制，內(nèi)部的審計(jì)等等。

　　集中控制是更高層次的財(cái)務(wù)管理，這已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。集中控制體現(xiàn)了更全面，更完善的財(cái)務(wù)管理。世界前500家大公司，所利用的信息，SAP系統(tǒng)大致達(dá)到80%，從他們的系統(tǒng)應(yīng)用側(cè)面或以看到，集中控制的趨勢(shì)。

　　從長(zhǎng)遠(yuǎn)看集中控制，大大降低管理成本，為什么會(huì)這樣說(shuō)？為什么會(huì)用“長(zhǎng)遠(yuǎn)”這個(gè)詞？大家知道信息技術(shù)如果使用，投資非常巨大，無(wú)論是硬件、網(wǎng)絡(luò)通訊、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用軟件，他們的投資非常大。一看到這種投資很難在后面企業(yè)的回報(bào)收回，更何況信息技術(shù)本身也很難衡量回報(bào)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，信息系統(tǒng)如果能做到集中控制，能夠大大降低管理成本。

　　另外，說(shuō)到集中控制是達(dá)到更高信息技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ)，現(xiàn)在中國(guó)說(shuō)Internet，互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)非常熱，大家都希望能夠趕上這撥。但是，如果你財(cái)務(wù)管理的水平、信息技術(shù)應(yīng)用的水平，企業(yè)本身沒(méi)有達(dá)到一定的高度，運(yùn)用那種技術(shù)實(shí)際是不現(xiàn)實(shí)的。

　　提一個(gè)觀點(diǎn)，對(duì)于財(cái)務(wù)集中，有不同的觀點(diǎn)，這里有一個(gè)提法，對(duì)報(bào)表的集中、憑證的集中、交易的集中，這三種集中層次是一點(diǎn)點(diǎn)升高，他達(dá)到最高的境界應(yīng)該是交易集中。

    ①最普通的集中對(duì)一個(gè)集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)是每一家能夠給他提供比較完備的財(cái)務(wù)報(bào)表，這種集中很難避免有假賬、假表的情況。但是，他里面可以建立一些機(jī)制、建立一些相互制約的機(jī)制，報(bào)表當(dāng)中最容易達(dá)到的，也是水平最低的集中。

    ②憑證集中，實(shí)際是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的集中，它財(cái)務(wù)的核算和處理，在一定程度上已經(jīng)都集中到總部。

    ③交易的集中，實(shí)際是更高層次的集中。整個(gè)交易的數(shù)據(jù)從源頭來(lái)，以銷售的數(shù)據(jù)，銷售的數(shù)據(jù)采集了以后，能夠自然地通過(guò)我們說(shuō)的應(yīng)收賬款系統(tǒng)達(dá)到總賬系統(tǒng)，不需要財(cái)務(wù)人員很多的介入。采購(gòu)系統(tǒng)同樣，通過(guò)應(yīng)付賬款的系統(tǒng)介入，庫(kù)存系統(tǒng)也是，資產(chǎn)管理系統(tǒng)也是。通過(guò)很多在業(yè)務(wù)上所發(fā)生的交易，使信息直接進(jìn)入財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用到最高的境界，應(yīng)該和業(yè)務(wù)系統(tǒng)完美地結(jié)合，財(cái)務(wù)達(dá)到最高的層次是業(yè)務(wù)的直接進(jìn)入到財(cái)務(wù)。

　　我對(duì)三種情況分別舉例子。

　　第一個(gè)案例，中國(guó)石油天然氣股份有限公司，在國(guó)外上市成功。它的特點(diǎn)是跨行業(yè)、跨地區(qū)、多層次。雖然它是石油天然氣公司，石油天然氣方面有開(kāi)發(fā)、管道、天然氣、煉油、化工、銷售，還有科研，它從行業(yè)來(lái)說(shuō)跨很多的行業(yè)�？绲貐^(qū)，因?yàn)樗�西面到西藏，東面到上海，南面到海南島，北面到黑龍江，全國(guó)各地都有它的公司。層層合并、分布調(diào)整、多重驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)了多個(gè)層次，目前，公司整個(gè)的機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)也非常順利。中國(guó)石油公司在短短的幾個(gè)月里面滿足國(guó)外投資人的需要報(bào)表，這是非常不容易的。還有另外一種體系，我們稱為KPI體系，這是關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)的考核體系。這個(gè)考核體系的生成，又在另外一套報(bào)表系統(tǒng)里形成，這里又有一種對(duì)立的關(guān)系。

　　從我們管理咨詢公司做過(guò)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，國(guó)外企業(yè)和國(guó)內(nèi)企業(yè)，有一個(gè)很大的差別就在于內(nèi)部審計(jì)所執(zhí)行的力度。舉個(gè)例子，我們?cè)谖錆h做過(guò)一個(gè)非常著名的企業(yè)，百威啤酒，這是非常賺錢的企業(yè)，而且在中國(guó)的效益非常好。但是我們?cè)谧鲰?xiàng)目時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)非常有趣的現(xiàn)象，總部的哪個(gè)人物過(guò)來(lái)，他們都不害怕，但是總部的審計(jì)人員過(guò)來(lái)，總經(jīng)理就非常害怕，因?yàn)閷徲?jì)人員可以當(dāng)場(chǎng)把總經(jīng)理罷免。

　　第二個(gè)案例，中國(guó)石油委內(nèi)瑞拉公司。這個(gè)例子非常具有典型性。在1998年有一個(gè)統(tǒng)計(jì)，中國(guó)真正在海外的投資，中國(guó)石油占了80％以上，它在委內(nèi)瑞拉的投資達(dá)到30萬(wàn)美金。中國(guó)在投資上，也想使用國(guó)外通用的SAP這種軟件，但是目前管理水平和世界好的企業(yè)相比，差異很大。所以當(dāng)時(shí)只選擇了國(guó)外中型的軟件Pcatinum SQL.實(shí)現(xiàn)的方式是多種通訊方式的集中管理。它在加拉加斯首都，我當(dāng)時(shí)去另外兩個(gè)油田都是坐飛機(jī)過(guò)去，但是三地的賬都是由加拉加斯總部一個(gè)地方做的。這種舉措非常好，但是可惜出現(xiàn)了一個(gè)很大的問(wèn)題，反映非常慢。我打開(kāi)一個(gè)憑證，憑證很慢，我就去喝杯咖啡，然后再聊聊天，回來(lái)一看，還沒(méi)有反映。到底怎么回事？加拉加斯總部跟一個(gè)通訊公司聯(lián)系，通訊公司是個(gè)衛(wèi)星公司，通過(guò)衛(wèi)星連接到了Caracoles的地方。它的選擇方式就是客戶服務(wù)器的方式，經(jīng)過(guò)分析以后，實(shí)際上在于它當(dāng)種傳輸模式，通過(guò)微波以及Caracoles到企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)，通過(guò)幾種方式不斷的在轉(zhuǎn)換，通過(guò)路由器里面的各種轉(zhuǎn)換以后，信號(hào)處理變得非常復(fù)雜�？蛻舴�務(wù)器就是通過(guò)客戶機(jī)跟客戶不斷的交互的形式做到。這種交互特別頻繁以后，特別是里面的通訊方式是異構(gòu)的通訊方式，這樣就會(huì)變得非常緩慢。這是當(dāng)時(shí)他們投資很多，但又碰到很大的一個(gè)問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重影響了他們的財(cái)務(wù)正常運(yùn)作。

　　解決這種問(wèn)題帶來(lái)的好處是非常大的，它幾乎能夠隨時(shí)出整體的報(bào)表，因?yàn)樗�有的交易，所有的憑證都在總部。每一筆大的交易變化從總部都能看到。

　　第三個(gè)案例說(shuō)空中客車公司。空中客車在北京機(jī)場(chǎng)附近的地方。交易的集中怎么做到？空中客車公司是一個(gè)配件中心，也是一個(gè)培訓(xùn)中心。從配件角度來(lái)說(shuō)，它要在東亞這個(gè)地方，給所有東亞的航空公司配件。形成這樣一個(gè)配件中心，它必須要能夠?qū)崟r(shí)控制。第一，作為歐洲國(guó)家的公司，它非常重視質(zhì)量，因?yàn)閷?duì)航空來(lái)說(shuō)，配件質(zhì)量不能錯(cuò)，如果配件錯(cuò)了，會(huì)導(dǎo)致空中事故。所以在東亞這邊，并沒(méi)有建立單一的一種財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者是庫(kù)存管理系統(tǒng)。這個(gè)庫(kù)存管理系統(tǒng)跟德國(guó)的SAP系統(tǒng)聯(lián)系。我當(dāng)時(shí)親眼看到它的操作是在中國(guó)，一個(gè)倉(cāng)庫(kù)僅僅要發(fā)掉一個(gè)小小的螺母，都會(huì)通過(guò)專線跟德國(guó)連接，直接在那邊扣除庫(kù)存，這樣會(huì)用統(tǒng)一的代碼。它實(shí)現(xiàn)的成本非常高，但它把錢用在刀刃上，用在配件管理上，因?yàn)榕浼�管理是整個(gè)航空公司，作為飛機(jī)制造商非常重要的部分，因?yàn)樗�要保證配件的質(zhì)量。

　　最后，新技術(shù)的應(yīng)用使集中達(dá)到了一種可能性。首先是瀏覽器和服務(wù)器的技術(shù)。通過(guò)這種技術(shù)，又變成一種真正的集中。就是所有的信息都集中。每一個(gè)電腦只需要用一個(gè)瀏覽器就可以看到所有集中在總部服務(wù)器上的信息。大家必須注意，當(dāng)它越來(lái)越集中，實(shí)際上對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)通訊技術(shù)的依賴性越強(qiáng)，一旦網(wǎng)絡(luò)中斷，或者出現(xiàn)其他問(wèn)題，就會(huì)造成很大的損失。作為每一個(gè)企業(yè)，必須非常注意市場(chǎng)的變化，才能真正達(dá)到這種水平。

　　另外，綜合數(shù)據(jù)管理技術(shù)。這個(gè)比較復(fù)雜。比如前面說(shuō)到的中國(guó)石油公司，比如在某些點(diǎn)，比如大慶、遼河，在那個(gè)范圍里實(shí)現(xiàn)集中，跟總部的關(guān)紗可以采取綜合數(shù)據(jù)管理技術(shù)，就是不斷復(fù)制更新數(shù)字的方法。

　　對(duì)于集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理，大的趨勢(shì)是盡量從繁重的核算當(dāng)中脫離出來(lái)，把更多的時(shí)間放在支持決策、作出分析上，這是一個(gè)必然的目標(biāo)。