會計電算實施的幾個問題

　　一、電算環(huán)境下對上機會計人員的要求

　　大部份單位的會計人員年齡都存在老中青的搭配，素質(zhì)參差不齊，接受能力高低不一，大部份中青人員上手較快。在實行會計電算化中，只要堅持學(xué)習(xí)，上機操作，大部份會計人員都能適應(yīng)工作的要求，掌握會計電算化的初級知識和技能；有自學(xué)能力的人員，可以進一步學(xué)習(xí)中、高級會計電算化知識。對上機人員要從以下三個方面來嚴格要求：

　　操作規(guī)范化：指嚴格按操作程序進行操作，不得隨意超出操作程序。為了保護計算機硬件和軟件，確保會計信息的安全、完整，避免人為因素產(chǎn)生破壞，要求每個上機人員按操作程序開機、關(guān)機；用正確命令進入、退出網(wǎng)絡(luò)和。賬務(wù)報表系統(tǒng)；當(dāng)網(wǎng)絡(luò)、賬務(wù)報表還處于使用狀態(tài)時，不準(zhǔn)隨意關(guān)機；使用每個電算系統(tǒng)功能，要按照菜單提示正確操作，避免非法操作造成損失。

　　錄入會計信息標(biāo)準(zhǔn)化：使用計算機處理會計業(yè)務(wù)，大量會計信息要靠會計人員手工錄入，這就是對會計人員錄入會計信息提出標(biāo)準(zhǔn)化的要求。每個單位財務(wù)可以根據(jù)自己的實際情況來做這個工作，具體說，錄入會計信息標(biāo)準(zhǔn)化指：1會計分錄標(biāo)準(zhǔn)化：對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行分析、歸納，整理出標(biāo)準(zhǔn)會計分錄清單，并使每個會計人員掌握；同時，要先借后貸、方向一致的科目按編碼順序排列；錯賬更正一律采用紅字更正法，避免借、貸方出現(xiàn)虛增、虛減的現(xiàn)象；2會計分錄中的摘要標(biāo)準(zhǔn)化，做到摘要簡明、額要、準(zhǔn)確、完整；3建立標(biāo)準(zhǔn)化 專用詞組和定義常用記賬憑證，提高記賬憑證錄入速度。標(biāo)準(zhǔn)化的會計信息，將提高其使用標(biāo)準(zhǔn)摘要或摘要中的標(biāo)準(zhǔn)詞，統(tǒng)計出其他相關(guān)信息，為財務(wù)分析提供更詳細的數(shù)據(jù)。

　　賬務(wù)處理流程化：也叫會計核算程序化。具體指對會計信息的記錄、分類、匯總、陳報的步驟和方法。即從原始憑證的整理、匯總，記賬憑證的填制，日記賬、明細賬的登記，會計報表的編制等。合理地組織賬務(wù)處理流程，對提高會計工作的效率，充分發(fā)揮會計的職能，具有重要的意義。

　　二、電算環(huán)境下的內(nèi)部控制

　　手工賬務(wù)系統(tǒng)對會計憑證的正確性，一般從摘要內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、會計分錄等項目審核；對賬戶的正確性，一般從三套賬冊相互核對來驗證；通過職能分工相互制約；通過賬卡、賬賬、賬實相符等控制方式，保證數(shù)據(jù)、物資的正確和完整，堵塞漏洞。

　　電算賬務(wù)系統(tǒng)由于會計工具和賬務(wù)處理程序的變化，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、建賬、填制憑證、編制報表計算公式等由會計人員進行外，大部分數(shù)據(jù)的計算，匯總工作收計算機處理，使內(nèi)部控制方式由人工控制轉(zhuǎn)為人世間機控制。因此，對后者的控制要求更嚴密、范圍更大。

　　對電算賬務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既包括原來的手工賬務(wù)過程，又包括程序設(shè)計、電算賬務(wù)處理過程。這種手工和計算機的控制過程，可以分成以下兩部份：1由影響電算會計信息處理的總體控制棗一般控制；2會計電算應(yīng)用方面的具體控制棗操作控制組成。本文討論在使用用友會計處理軟件環(huán)境下的內(nèi)部控制。

　�。ㄒ唬┛傮w控制棗一般控制。

　　1.會計電算化工作規(guī)劃：指擬定本單位會計電算化工作規(guī)劃，提出實現(xiàn)會計電算化制度建設(shè)，以及會計人員的電算化培訓(xùn)。

　　2.崗位分工：主要指職權(quán)制，目的是對會計人員有目的、有組織的職務(wù)分工，以及與之相適應(yīng)的對職責(zé)和權(quán)限所作的強制規(guī)定，約束和規(guī)范作行為，達到：1電長系統(tǒng)只用于規(guī)定的工作范圍；2對接觸電算系統(tǒng)操作的只限于經(jīng)過允許的會計人員；3只能使用經(jīng)過定義的功能范圍，即權(quán)限定義；4及時、準(zhǔn)確提供會計信息；5提高會計工作質(zhì)量和效率。

　　（二）具體控制棗操作控制

　　目的是要在會計應(yīng)用方面確定具體的控制過程，保證全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)都經(jīng)過審核、記賬，并作及時、準(zhǔn)確、完整的處理。

　　1.對輸入的控制：經(jīng)濟業(yè)務(wù)在由計算機處理之前，經(jīng)過相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，通過會計人員審核，簡明、準(zhǔn)確、完整地填制記賬憑證，沒有遺漏、重復(fù)或不適當(dāng)更換的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，不正確的經(jīng)濟業(yè)務(wù)已更正或刪除；

　　2.對離心賬過程的控制：記賬憑證只有經(jīng)過會計復(fù)核、確定正確無誤，并再次檢查沒有遺漏、重復(fù)、添加的記賬憑證，方可由計算機進行記賬處理。記賬之前，必須對賬務(wù)數(shù)據(jù)做備份；記曲過程中，一但出現(xiàn)錯誤，要及時識別和更正，恢復(fù)正確數(shù)據(jù)；

　　3.對輸出的控制：核對記賬后的科目是否平衡，上下級科目金額是否一致，確保賬賬、賬證符；及時報送會計報表給有關(guān)部門和經(jīng)過允許使用的人員；定期打印憑證、賬簿，備份會計數(shù)據(jù)。

　　針對以上各控制環(huán)節(jié)，以職權(quán)制為核心，建立會計電算化操作制度、計算機硬件管理制度、會計檔案管理制度，完善會計電算化的內(nèi)部控制體系，保證系統(tǒng)正常運行，數(shù)據(jù)安全、完整。

　　三、電算環(huán)境下的兩個協(xié)調(diào)

　　人機協(xié)調(diào)

　　計算機在會計工作中的應(yīng)用，極大地提高了會計工作的效率和準(zhǔn)確性，從會計發(fā)展的歷史來看，這是一次會計的革命。由于會計信息處理方式的改變，引起傳統(tǒng)手工會計各方面的變化，但無論如何變化，計算機只是技術(shù)手段，會計人員仍處于會計電算系統(tǒng)的主體地位。因為：1計算機不能完全代替會計人員的工作，如原始憑證審核、記賬憑證復(fù)核等；2計算機處理會計信息，是由會計人中進行操作和控制，如建賬、填制記賬憑證等；3會計核算軟件的開發(fā)、測試、系統(tǒng)配置及維護是依賴于會計人員及相關(guān)人員。人是這個系統(tǒng)的主體，計算機是客體；要充分發(fā)揮會計人員的積極主動性，又要利用計算機存儲量大、運算快、計算準(zhǔn)確的優(yōu)點，這些內(nèi)容，很有必要在結(jié)合實際工作的操作培訓(xùn)中進一步強調(diào)，從指導(dǎo)思想上把會計人員放在一個較高的位置上，每個會計人員應(yīng)有清醒的確良認識，協(xié)調(diào)好人與機的關(guān)系。

　　崗位協(xié)調(diào)

　　在組織會計電算流程當(dāng)中，合理的崗位分工、崗位協(xié)調(diào)、崗位牽制及為重要。如何有效地配備好電算流程中的會計人員，是會計電算化后一個難題。除了明確每個崗位的職責(zé)、安排好日常工作、特殊事項如何處理及科室之間的憑證、報表流向外，還得認真考慮不性格差別的會計人員搭配對工作的影響。崗位協(xié)調(diào)，從很大程度上講，是會計人員之間的協(xié)調(diào)，“認真學(xué)習(xí)、相互支持、求同存異”應(yīng)是每個上機操作人員持有的態(tài)度。

　　四、電算賬務(wù)系統(tǒng)中科目級次結(jié)構(gòu)使用方向

　　電算賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)中，科目級次結(jié)構(gòu)設(shè)置基本一樣，但在使用方向上是不一樣的。

　　在手工賬務(wù)系統(tǒng)中，目前我國會計科目級次結(jié)構(gòu)是以一級科目為核心，自上而下的結(jié)構(gòu)。各單位在統(tǒng)一的一級科目下根據(jù)自己的經(jīng)濟業(yè)特點，設(shè)置相應(yīng)的明細科目。

　　在電算賬務(wù)系統(tǒng)中，一般是設(shè)置最詳細的分類項目（操作級），作為電算系統(tǒng)的錄入主信息，通過對主信息，分欄匯總、計算出較概括的從屬信息。

　　總之，在使用科目級次結(jié)構(gòu)方向上，電算賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)思路是相反的。