EXCEL在審計(jì)銀行存款未達(dá)款項(xiàng)中的應(yīng)用

　　銀行存款審計(jì)是審計(jì)工作必不可少的環(huán)節(jié)之一。Excel電子表格軟件可以較方便地找出銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單中的記賬錯(cuò)誤和未達(dá)賬項(xiàng)，提高審計(jì)效率。

　　一、總體思路

　　將單位銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單用Excel在同一工作簿中分別建立工作表，以雙方記賬單據(jù)的類型及號(hào)碼作為Excel判斷雙方同步記賬的主要條件，用雙方的發(fā)生額必須相等作為輔助條件，然后運(yùn)用邏輯判斷函數(shù)將兩個(gè)工作表中的同步記賬的部分標(biāo)示出來，通過對(duì)數(shù)據(jù)的篩選反映出未達(dá)賬項(xiàng)。

　　對(duì)實(shí)現(xiàn)電算化的單位，可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換單位銀行存款賬和銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，對(duì)未實(shí)現(xiàn)電算化的單位則采用人工輸入的方法建立該工作簿。

　　下面的操作步驟采用人工輸入對(duì)賬單及銀行存款日記賬的方法來實(shí)現(xiàn)未達(dá)賬的計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)。

　　二、具體步驟

　　步驟一：建立工作簿及工作表。在Excel中新建一個(gè)工作簿，假定取名為“DZ.xls”。雙擊工作表標(biāo)簽中的Sheet1，將其重命名為“YH”，保存單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)；將Sheet2工作表重命名為“DW”，保存銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)。

　　步驟二：輸入單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)。進(jìn)入YH工作表，分別在A1到H1單元格中輸入“核對(duì)單據(jù)號(hào)”、“憑證日期”、“憑證編號(hào)”、“摘要”、“借方發(fā)生額”、“貸方發(fā)生額”“、”余額“、”核對(duì)符號(hào)“8個(gè)字段。將單位銀行存款日記賬的內(nèi)容輸入到工作表YH中。

　　表1中假定上期無未達(dá)賬項(xiàng)，如有可將上期的未達(dá)賬項(xiàng)視為本期發(fā)生，一并輸入到當(dāng)期的發(fā)生額中，以把雙方的期初余額調(diào)整一致；在其他單元格中輸入當(dāng)期的相應(yīng)內(nèi)容。

　　步驟三：計(jì)算日記賬余額。在G3單元中，輸入公式“＝G2＋E3－F3”，回車后，在G3單元格中計(jì)算出發(fā)生的第一筆業(yè)務(wù)后的余額，然后用填充柄向下拖動(dòng)進(jìn)行填充，可計(jì)算出每筆業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額及期末余額。

　　步驟四：輸入銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)。進(jìn)入DW工作表，輸入期初余額，余額在貸方，銀行記賬與單位記賬方向相反，其他單元格填上本期銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)；在F3單元格中輸入公式“＝F2－D3＋E3”，并用填充柄拖動(dòng)填充計(jì)算出其他業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額。

　　步驟五：定義數(shù)據(jù)清單。進(jìn)入YH工作表，選定工作表當(dāng)期發(fā)生額的行，選擇菜單“插入”→“名稱”中的“定義”命令，將工作表選定的單元格定義為“YHSJ”。同樣，將DW工作表中的當(dāng)期發(fā)生額數(shù)據(jù)定義為“DWSJ”。

　　步驟六：?jiǎn)挝汇y行日記賬自動(dòng)與銀行對(duì)賬單核對(duì)。在YH工作表H3單元格中輸入公式“＝IF（AND（VLOOKUP（A3.DZ.xls！DWSJ，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，DZ.xls！DWSJ，4，F(xiàn)ALSE）＝F3），”T“，”N“）”（注意輸入公式時(shí)要使用半角方式）；將H3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。

　　在H3單元格中，我們利用了Excel的查找函數(shù)“VLOOKUP”、聯(lián)接函數(shù)“AND”、邏輯判斷函數(shù)“IF”3個(gè)函數(shù)的嵌套公式，該公式表明，用該“YH工作表”的A3單元格特征代碼的“核對(duì)單據(jù)號(hào)”到被定義為“DWSJ”的“DW工作表”A列中查找是否存在該特征號(hào)碼，如不存在，則在“核對(duì)符號(hào)”欄表示為出錯(cuò)符號(hào)“＃N／A”；如存在這一特征代碼，則用“AND”函數(shù)在“DW工作表”中尋找該特征代碼行的第五列即“貸方發(fā)生額”的金額，與“YH工作表”的“E3”單元格即“借方發(fā)生額”比較，以及“DW工作表”中此行的第四列“借方發(fā)生額”與“YH工作表”的“F3”單元格“貸方發(fā)生額”比較，如兩個(gè)金額不相等，則在“核對(duì)單據(jù)號(hào)”欄出現(xiàn)“N”符號(hào)，如金額相等，則在“核對(duì)單據(jù)號(hào)”欄出現(xiàn)“T”符號(hào)。

　　步驟七：銀行對(duì)賬單自動(dòng)與單位銀行日記賬核對(duì)。在DW工作表G3單元格中輸入公式“＝IF（AND（VLOOKUP（A3，DZ.xls！YHSJ，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，DZ.xls！YHSJ，4，F(xiàn)ALSE）＝D3），”T“，”N“）”；將G3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。

　　經(jīng)過上述操作，所有核對(duì)單據(jù)號(hào)相符、借貸方發(fā)生額一致的業(yè)務(wù)在“核對(duì)符號(hào)”欄目均注明“T”符號(hào)；借、貸發(fā)生額不相等的將會(huì)注明“N”符號(hào)，一般系一方或雙方的記賬錯(cuò)誤引起的；而標(biāo)明了“＃N／A”符號(hào)的則為無對(duì)應(yīng)的“核對(duì)單據(jù)號(hào)”，為未達(dá)賬項(xiàng)。

　　步驟八：列出記賬錯(cuò)誤和確認(rèn)未達(dá)賬項(xiàng)。在YH工作表中，單擊工作表的“全選”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)”→“篩選”→“自動(dòng)篩選”。此時(shí)，數(shù)據(jù)清單頂端的字段名變成了下拉式列表，選擇“N”項(xiàng)，即可得到企業(yè)和銀行記賬不一致的數(shù)據(jù)記錄；選擇“＃N／A”，即可得到所有單位已記賬而銀行未記賬的未達(dá)賬項(xiàng)全部明細(xì)記錄，見表6（注：此時(shí)反映的“余額”欄是經(jīng)過篩選了的，除期初余額、期末余額外已無實(shí)際意義）。

　　用同樣方法，對(duì)DW工作表中的記賬錯(cuò)誤和未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行篩選處理。

　　步驟九：審計(jì)記賬錯(cuò)誤和未達(dá)賬項(xiàng)。在審計(jì)銀行存款找出上述明細(xì)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行具體審計(jì)工作。對(duì)未達(dá)賬項(xiàng)，將之與單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行對(duì)照，如單位有“利用銀行賬戶一進(jìn)一出，財(cái)務(wù)不記賬”的現(xiàn)象，則可一目了然地發(fā)現(xiàn)。

　　此方法在單位與單位往來的核對(duì)、單位內(nèi)部往來的核對(duì)，以及在發(fā)票存根與記賬聯(lián)、發(fā)票聯(lián)的核對(duì)等方面同樣可以使用。