四、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方法
1、克隆Excel表格
在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn)，比如：一個(gè)表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差（1、3、5、7、9）等特點(diǎn)；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
2、克隆Excel表格數(shù)據(jù)的方式
數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。
其克隆方式有四種：
�。�1）、相同數(shù)據(jù)的克隆
�。�2）、有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克隆
�。�3）、自定義序列的克隆
�。�4）、工作表間的克隆
3、“克隆”Excel表格數(shù)據(jù)的操作過程
（1）、相同數(shù)據(jù)的克隆首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開頂行菜單的編輯項(xiàng)，點(diǎn)擊“填充”→選擇克隆的方向。
（2）、序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開頂行菜單編輯項(xiàng)→填充→序列；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項(xiàng)。
（3）自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實(shí)際工作中需要序列可能不存在，比如上級(jí)單位下屬單位名稱，這時(shí)需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開頂行菜單工具項(xiàng)，選項(xiàng)→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。
（4）工作表間的克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時(shí)點(diǎn)擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開頂行菜單編輯項(xiàng)，填充→至同組工作表→有全部、內(nèi)容、格式三個(gè)選項(xiàng)，可任意選取。
五、有效性檢查的設(shè)置
Excel 2000可以對(duì)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行限制（例如，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時(shí)間等），并能核對(duì)輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱之為“有效性檢查”。
以小數(shù)（其它數(shù)據(jù)基本類似）的有效性檢查為例，其設(shè)置方法是：
1.選中單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。
3.打開“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類型，本例應(yīng)選中“小數(shù)”。
4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項(xiàng)中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用或公式。
5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“忽略空值”選項(xiàng)，反之則應(yīng)將該選項(xiàng)清除。
有效性檢查設(shè)置結(jié)束后，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車后，Excel 2000就會(huì)彈出“輸入值非法”對(duì)話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。
如果想取消對(duì)單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查，只須按以上步驟打開“設(shè)置”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。
六、對(duì)輸入提示的有效性檢查
用戶對(duì)單元格的作用認(rèn)識(shí)不清，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的常見原因。針對(duì)這種情況，Excel 2000可在用戶選中單元格時(shí)給予提示，從而減少輸入錯(cuò)誤的發(fā)生率。
輸入提示的設(shè)置方法是：
1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡。
3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”選項(xiàng)，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題（可選），再在“輸入信息”框內(nèi)輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。
4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域，Excel就會(huì)自動(dòng)彈出“這是文本單元格，不能輸入數(shù)值！“提示框，對(duì)用戶的操作進(jìn)行指導(dǎo)。
如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開”輸入信息“選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。
七、用“有效性檢查”設(shè)置出錯(cuò)警告
數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問題，但不能給出糾正的方法。對(duì)此，可以在進(jìn)行有效性檢查的同時(shí)設(shè)置出錯(cuò)警告，在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)提示用戶如何操作。
出錯(cuò)警告的設(shè)置方法是：
1.選中需要顯示錄入出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡。
3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”選項(xiàng)，在“樣式”下拉列表中選擇“終止”、“警告”和“信息”三種警告方式之一。
4.在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入警告的標(biāo)題（可選），再在“出錯(cuò)信息”框內(nèi)輸入發(fā)生錯(cuò)誤的原因及糾正的方法。完成后，單擊“確定”按鈕。
此后，只要在具有出錯(cuò)警告的區(qū)域內(nèi)輸入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，Excel就會(huì)按你設(shè)定的方式對(duì)用戶進(jìn)行警告。
取消出錯(cuò)警告的方法與上述方法類似，也是先選中設(shè)置了出錯(cuò)警告的單元格或單元格區(qū)域，打開“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡后，單擊“全部清除”按鈕即可。
八、用“有效性檢查”自動(dòng)選擇輸入法
在Excel數(shù)據(jù)錄入時(shí)，切換輸入法會(huì)大大影響錄入速度，為此，Excel 2000可以根據(jù)要輸入的內(nèi)容自動(dòng)切換輸入法。設(shè)置方法是：
1.選中需要使用某種輸入法的單元格或單元格區(qū)域，再將該輸入法激活。
2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入法模式”選項(xiàng)卡。
3.在“輸入法模式”選項(xiàng)卡的“樣式”下拉列表中選擇“打開”選項(xiàng)，最后，單擊“確定”按鈕。
此后，只要選中已設(shè)置輸入法的單元格，無論當(dāng)前使用的是哪種輸入法，你需要的輸入法都會(huì)自動(dòng)激活，用起來非常方便。
九、一次打印多個(gè)工作簿的技巧
有時(shí)需要打印的工作表不在一個(gè)工作簿中，這樣只有頻繁地選擇打開、打印才能打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容，其實(shí)，我們也可以一次打印多個(gè)工作簿，但首先要將需要打印的所有工作簿存放在同一文件夾內(nèi)。然后：
1、單擊“文件”菜單中的“打開”命令。
2、然后按住Ctrl鍵，再單擊選定需要打印的每一個(gè)文件名。
3、單擊［命令和設(shè)置］按鈕，然后單擊“打印”命令。這樣就可以一次打印多個(gè)工作簿的內(nèi)容了。
十、提高打印速度的方法：
1、改變打印機(jī)分辨率，以一種低分辨率的方式來打印就可以縮短打印時(shí)間。設(shè)置打印機(jī)的分辨率的步驟如下：
�。�1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“頁(yè)面”選項(xiàng)卡。
�。�2）在“打印質(zhì)量”下拉框中，選擇所需的打印機(jī)分辨率。
2、如果不能確定所需的打印機(jī)分辨率，則可以用草稿方式打印文檔，此方式將忽略格式和大部分圖形以提高打印速度。設(shè)置步驟如下：
�。�1）單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡。
（2）選中“按草稿方式”復(fù)選框。
3、在單色打印機(jī)上，Excel以不同的灰度來打印彩色效果。如果將彩色以單色方式打印，
可以減少在打印彩色工作表時(shí)所需的時(shí)間。在以單色方式打印工作表時(shí)，Excel將彩色字體和邊框打印成黑色，而不使用灰度。首先單擊“文件”菜單中的“頁(yè)面設(shè)置”命令，然后單擊其中的“工作表”選項(xiàng)卡，再選中“單色打印”復(fù)選框。
Excel小經(jīng)驗(yàn)（二）
- 發(fā)表評(píng)論
- 我要糾錯(cuò)
