利用電子表做輔助審計工具的探索

    我是1993年應(yīng)聘到秦皇島會計師事務(wù)所搞電算應(yīng)用工作的，開始利用電子表軟件處理會計報表，當時是在286PC機，DOS平臺上用SUPERCALC3電子表軟件進行的。1995年以后在586機型，WINDOWS平臺上利用EXCEL電子表軟件處理會計報表。通過五年多的實踐和探索，對利用電子表軟件做輔助審計工具的問題，談點體會和意見。

　　一、利用電子表軟件做輔助審計工具是當前較好的選擇

　　電子表軟件現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展成為辦公自動化軟件當中比較突出一類組件，應(yīng)用非常廣泛，很多“三資”企業(yè)招聘時，把應(yīng)用EX—CEL電子表軟件定為必會技能之一。80年代初期我國移植和漢化開發(fā)的有：LOTUS1—2—3、SUPERCALC3、 0FFICE； CCED等電子表軟件，這種軟件的最大優(yōu)點是根據(jù)人們處理數(shù)據(jù)或事務(wù)時運用表格形式的習慣，直接把表格顯示在屏幕上，通過設(shè)置項目和公式，輸入原始數(shù)據(jù)，不用編程，就能自動計算和生成表格以至顯示分析圖表。90年代電腦硬軟件快速發(fā)展，特別是WIN—DOWS平臺上的EXCEL電子表軟件經(jīng)過深化和漢化，其功能大大提高。例如EXCEL97還在新建選項當中設(shè)計有處理中國國家統(tǒng)一規(guī)定的財務(wù)報表和建設(shè)項目表格的模板。應(yīng)用時既快又方便。稍加修改就可應(yīng)用。再者近幾年我國注冊會計師隊伍質(zhì)量提高了，但是電算應(yīng)用水平還很不平衡，特別是能自行編制輔助審計軟件的人還很少， 自編軟件推廣應(yīng)用也很不容易。然而學會利用電子表軟件做輔助審計工具就比較容易了。目前還沒有看到比較成熟和適用的輔助審計商品軟件。所以說利用電子表軟件做輔助審計工具是當前比較符合實際和比較好的選擇。

　　二、利用EXCEL做輔助審計工具的探索

　　所謂輔助審計工具， 當然不能只是指利用計算機將會計報表照樣打印一遍。應(yīng)該通過電腦應(yīng)用具備審核計算準確性和勾稽關(guān)系邏輯性，自動計算，自動生成所需樣式的表格；幾個會計表之間數(shù)據(jù)能夠按勻稽關(guān)系自動傳輸，還能對該客戶單位所審期限經(jīng)營管理狀況自動提供分析數(shù)據(jù)等等。甚至還應(yīng)考慮到老客戶后續(xù)服務(wù)的數(shù)據(jù)自動提取以及便于查詢的需要。上述作為輔助審計工具的初步要求條件，利用EXCEL軟件，基本上能做到。

　　1，一類會計報表的多表文件都建立在一個工作簿當中，利用其可以設(shè)計多個工作表的功能，分別設(shè)計資產(chǎn)負債表、財務(wù)狀況變動表(1998年后已改用現(xiàn)金流量表)、損益表、利潤分配表以及計算準確性和勾稽關(guān)系邏輯性審核顯示。還可以設(shè)計所審單位該期經(jīng)營狀況的指標分析圖表顯示，后續(xù)服務(wù)數(shù)據(jù)提供報表顯示等等。

　　2．在各個工作表當中，所有合計數(shù)或可以從報表中計算出來的數(shù)，都輸入公式，讓軟件自動計算提取，實際上每一個輸入公式的單元格，都是所涉及數(shù)據(jù)準確性的檢驗窗口。

　　3．利用一個工作表顯示審核計算準確性和勾稽關(guān)系邏輯性窗口。凡是具有相等平衡關(guān)系的，都可以利用減法公式。這樣顯示“0”，就是準確；顯示差數(shù)，就是不平衡，也就是錯誤，有這一具體差數(shù)，尋找錯誤點，就方便多了。

　　4．以一個完整的會計報表系統(tǒng)作為模板，如：在調(diào)試之后的工業(yè)企業(yè)會計報表上，再修改成其他類別會計報表系統(tǒng)，用復(fù)制方法，非常方便。

　　在實際應(yīng)用時，一般有兩種情況：一種是制表人親自上機處理；另一種是制表人與上機者分別負責。應(yīng)該提倡注冊會計師親自動手。采用的辦法是： (1)只輸入原始數(shù)據(jù)，凡是有公式的，讓計算機去計算。輸入后與底稿核對，這就可以反映出錯誤的地方了。底稿數(shù)凡是與計算機公式計算數(shù)不同的地方，不是輸入時數(shù)據(jù)輸錯了，就是原始表中某項“被用數(shù)”錯了，具體錯誤點很容易找到。(2)將會計報表中必須保持的平衡關(guān)系和勾稽關(guān)系的相關(guān)數(shù)組成判斷公式，從而保證報表的計算準確性和勾稽關(guān)系邏輯合理性。

　　三、輔助審計工具軟件的開發(fā)和展望

　　作為完全滿意的輔助審計工具來說，利用電子表軟件還有很多不足之處。特別是審計工作中的很多具體需要，例如需要隨時參閱的經(jīng)濟參數(shù)和計算公式，審計工作底稿和審計報表的保管和查詢等，還有滿足客戶咨詢服務(wù)的具體要求等等，就得利用數(shù)據(jù)庫軟件或其他軟件來編制。 當前選用VISUALF0XPR0比較實際。最關(guān)鍵問題是注冊會計師和計算機技術(shù)人員必需密切結(jié)合。計算機應(yīng)用技術(shù)與審計工作專業(yè)技術(shù)密切結(jié)合，才能產(chǎn)生把審計工作水平提高到一個新臺階的優(yōu)良軟件。

　　最后還提一下用SC3軟件編制會計報表軟件的特殊使用價值。SC3軟件雖然已經(jīng)是很落后了。當然有條件的單位或個人應(yīng)該利用EXCEL軟件做輔助審計工具。條件困難的單位可用SC3軟件， 它可在DOS平臺上，在沒有硬盤低檔機上，都可以運行。因為SC3電子表軟件，工作簿只是一張二維表，最大利用橫63列，豎254行。我們把資產(chǎn)負債表、利潤表、財務(wù)狀況變動表都建立在這一張表上，左右分域。并又設(shè)計好公式，就可以達到了上述作為輔助審計工具的應(yīng)有功能，現(xiàn)在買這類檔次的計算機，幾百元就解決了。