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Excel小經(jīng)驗(yàn)(一)

2003-1-9 9:32 周國(guó)卿 【 】【打印】【我要糾錯(cuò)
  一、在Excel中巧寫(xiě)月份

  月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)月份,感覺(jué)十分方便。

  筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表(模板)標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表"。這個(gè)表是當(dāng)月修改,當(dāng)月打印。所以,筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題:

  1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并;
  2.在合并的單元格中輸入:="煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局"&MONTH(NOW())&"月份在職職工工資表"。

  這樣,每月編寫(xiě)(修改)打印工資表時(shí),函數(shù)MONTH()和函數(shù)NOW()便自動(dòng)將機(jī)內(nèi)的月份數(shù)返回并寫(xiě)入標(biāo)題中。

  另一個(gè)報(bào)表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表"。與第一個(gè)工資表不同的是,此表編報(bào)、匯 總并打印的是上一個(gè)月的收入/支出情況,所以不能直接套用工資表中對(duì)兩個(gè)函數(shù)的應(yīng)用。

  筆者采用下述方法解決了這一問(wèn)題,即在合并后的單元格中輸入:=IF(MONTH(NOW())=1,12,MONTH(NOW())-1)&"月份收入支出情況"。這樣,當(dāng)1月份編報(bào)此表時(shí),標(biāo)題中自動(dòng)顯示"12月份收入/支出情況表";而在2~12月編報(bào)報(bào)表時(shí),標(biāo)題中自動(dòng)顯示上月的月份數(shù)值,例如2月份編報(bào)的報(bào)表標(biāo)題是"1月份收入/支出情況表"。

  二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法

  圖表可以用來(lái)表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系,在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系;用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系;用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表,下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例,分別介紹其制作方法。

  1、柱形圖

  (1)點(diǎn)擊"開(kāi)始→程序→Microsoft Excel",進(jìn)入Excel工作界面,先制作統(tǒng)計(jì)表格,并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。

  (2)單擊"插入"工具欄中的"圖表",顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對(duì)話框,選擇圖表類型為柱形圖,單擊"下一步"。

  (3)進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E--圖表數(shù)據(jù)源,根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列,單擊"下一步"。

  (4)進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E--圖表選項(xiàng),此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽,用來(lái)確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等,可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇)。

  (5)通常直接單擊"下一步"進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E--圖表位置,在默認(rèn)狀態(tài)下,程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開(kāi),選擇新工作表項(xiàng),在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。

  (6)如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤,可按"上一步"按鈕返回重新選擇,完成圖表向?qū)У?步驟操作后,如沒(méi)有錯(cuò)誤,單擊"完成"按鈕,就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。

  2、折線圖

  在最終生成的柱形圖中,用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域,顯示命令列表,從中選擇圖表類型選項(xiàng),顯示圖表類型對(duì)話框,從對(duì)話框中選擇折線圖,單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。

  3、餅圖

  同折線圖的生成步驟基本一樣,只要從"圖表類型"對(duì)話框中選擇"餅圖",單出"確定"按鈕,就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。

  說(shuō)明:在圖表的制作過(guò)程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目,可根據(jù)自己的愛(ài)好和需要,按照提示,選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。

  三、在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法

  你也許從不用Excel來(lái)完成短篇文章或報(bào)告(其實(shí)Excel也能做得很出色),但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過(guò)程,因此,如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng),將是一件重要的工作。

  除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色,下劃線、對(duì)齊的編輯處理外,還要注意以下幾項(xiàng):

  1、自動(dòng)換行

  當(dāng)一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過(guò)所設(shè)定的列寬時(shí),可以要求自動(dòng)換行(行高隨之改變)。步驟:

  (1)選中欲設(shè)定自動(dòng)換行的單元格或范圍;
  (2)選中格式菜單單元格命令;
  (3)在[單元格格式]對(duì)話框中選中[對(duì)齊]標(biāo)簽;
  (4)確認(rèn)[自動(dòng)換行]復(fù)進(jìn)框并確定。

  2、強(qiáng)行換行

  同一單元格內(nèi),有些長(zhǎng)數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強(qiáng)行換行才能對(duì)齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時(shí)按下Alt+Enter鍵(使用強(qiáng)行換行時(shí),系統(tǒng)會(huì)同時(shí)選擇自動(dòng)換行功能)。

  3、文字旋轉(zhuǎn)

  工作表中有時(shí)需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在[單元格格式]對(duì)話框中選擇[對(duì)齊]標(biāo)簽,再在[方向]框中選中所要的格式。

  4、文本類型的數(shù)字輸入

  證件號(hào)碼、電話號(hào)碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個(gè)字符前,鍵入單引號(hào)"";二是先鍵入等號(hào)"=",并在數(shù)字前后加上雙引號(hào)"""。請(qǐng)參考以下例子:

  鍵入027,單元格中顯示027;

  鍵入="001",單元格申顯示001;

  鍵入="""3501""",單元格中顯示"3501"。(前后加上三個(gè)雙撇號(hào)是為了在單元格中顯示一對(duì)雙引號(hào));

  鍵入="930"",單元格中顯示930";

  5、上下標(biāo)的輸入

  在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)(下標(biāo))的字符的步驟:

  (1)按文本方式輸入數(shù)字(包括上下標(biāo)),如103鍵入103;
  (2)用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)(下標(biāo))的字符,上例中應(yīng)選定3;
  (3)選中格式菜單單元格命令,產(chǎn)生[單元格格式]對(duì)話框;
  (4)在[字體]標(biāo)簽中選中上標(biāo)(下標(biāo))復(fù)選框,再確定。
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