會(huì)計(jì)軟件的日常運(yùn)行與維護(hù)

　�。ㄒ唬┤藱C(jī)并行
 
    計(jì)算機(jī)與手工并行是指會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程， 這是試運(yùn)行階段。此階段的主要任務(wù)是：檢查建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足本單位要 求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立 比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。 

    在試運(yùn)行階段，會(huì)計(jì)人員要進(jìn)行雙重勞動(dòng)，但這是十分必要的。在此期間，通過進(jìn)行手工 與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)，能夠考查會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)處理的正確性，能夠考查相關(guān)人員 的操作熟練程度和業(yè)務(wù)處理能力，并通過實(shí)踐，進(jìn)行電算內(nèi)部管理制度的建立。應(yīng)該說，這是手 工會(huì)計(jì)系統(tǒng)移至?xí)��?jì)電算化系統(tǒng)的試驗(yàn)階段，也是手工系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相互適應(yīng)的階段。它的 順利進(jìn)行，是以后一定階段會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)持續(xù)正常運(yùn)行的前提。 

    試運(yùn)行的時(shí)間，應(yīng)放在年初、年末、季初、季末等特殊會(huì)計(jì)時(shí)期，這樣才能取得全面的人 機(jī)比較數(shù)據(jù)，預(yù)先估計(jì)可能出現(xiàn)的問題。一但出現(xiàn)問題，要及時(shí)采取措施，進(jìn)行防錯(cuò)糾錯(cuò)。 

    在試運(yùn)行階段，前期以人工為主計(jì)算機(jī)為輔，后期則以計(jì)算機(jī)處理為主。各會(huì)計(jì)單位只有 假設(shè)計(jì)算機(jī)在處理實(shí)際帳務(wù)，才會(huì)充分考慮可能發(fā)生的問題，提高操作熟練程度。 

    計(jì)算機(jī)與手工并行工作期間，可以采用計(jì)算機(jī)打印輸出的記帳憑證替代手工填制的記帳憑 證，原始憑證應(yīng)附于相關(guān)記帳憑證的背面，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保 存，并據(jù)以登記手工帳簿。如果計(jì)算機(jī)與手工核算結(jié)果不一致，要由專人查明原因并向本單位領(lǐng) 導(dǎo)書面報(bào)告。 

    并行一個(gè)階段后，要開始建立各項(xiàng)管理制度，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷改進(jìn)完 善。尤其對(duì)上崗操作軟件人員的權(quán)限分配，應(yīng)在申請(qǐng)?zhí)娲�手工記帳前都能按�?guī)定設(shè)置完畢，進(jìn)入 正常工作狀態(tài)。對(duì)替代手工記帳后會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)也應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
 
    （二）日常運(yùn)行
 
    1.輸入憑證是電算化軟件的原始數(shù)據(jù)，是各種憑證單據(jù)，在帳務(wù)處理軟件中是記帳憑證， 在材料核算軟件中是各種出庫、入庫單據(jù)，在銷售核算軟件中是發(fā)票、產(chǎn)品出庫單，等等。只有 將這些憑證單據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)后，才能由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。因此，憑證輸入成了電算化后新增的 工作，而且是需要花大量時(shí)間才能完成的工作。
 
    憑證輸入前，應(yīng)先經(jīng)過檢查和預(yù)處理，不合法、不正確、不合理、不真實(shí)、內(nèi)容不完整的 憑證不能輸入。可以根據(jù)計(jì)算機(jī)的需要在用于輸入的憑證上加寫有關(guān)代碼、編號(hào)等內(nèi)容，進(jìn)行預(yù) 處理，以方便憑證輸入。
 
    憑證輸人計(jì)算機(jī)后要進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核輸入內(nèi)容與原件是否一致，防止有意無意的錯(cuò)誤。復(fù) 核人員和輸入人員不允許同為一個(gè)人。直接使用原始憑證在計(jì)算機(jī)上編制記帳憑證，用計(jì)算機(jī)打 印的記帳憑證代替手工記帳憑證的單位，應(yīng)保證打印出的記帳憑證內(nèi)容齊全、簽章齊備。憑證可 以集中由一人輸入，也可以各個(gè)崗位編制的憑證由本崗位輸入。 

    2.憑證復(fù)核是輸入的憑證必須由另一人復(fù)核后才能用于記帳，計(jì)算機(jī)復(fù)核的內(nèi)容包括合法 性、合理性、正確性、完整性和真實(shí)性。計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證的復(fù)核可以采用屏幕查看復(fù)核、打印輸出 復(fù)核、重復(fù)輸入復(fù)核三種方法。對(duì)于已復(fù)核后又發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)的憑證可允許修改，但修改后必須再次 復(fù)核。復(fù)核人員的姓名必須在機(jī)內(nèi)隨憑證永久記錄，以明確責(zé)任。
 
    3.記帳、計(jì)算成本等各種計(jì)算機(jī)處理是自動(dòng)由計(jì)算機(jī)完成的，只要將原始數(shù)據(jù)正確輸入計(jì) 算機(jī)，計(jì)算機(jī)就能按事先設(shè)計(jì)的程序完成各種帳簿的登記和各種計(jì)算工作，節(jié)省大量人力。 

    4.輸出帳簿是采用計(jì)算機(jī)核算后，所有帳簿平時(shí)均保留在計(jì)算機(jī)內(nèi)，日記帳必須每日打 印，明細(xì)帳和總帳可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁時(shí)，可滿頁后再打印，但不能不打 印。打印時(shí)，有關(guān)表格線可省打。打印后的帳簿應(yīng)連續(xù)編號(hào)，應(yīng)由專人檢查后再作為正式帳頁進(jìn) 行裝訂，以符合《規(guī)范》要求。
 
    5.編制會(huì)計(jì)報(bào)表是根據(jù)帳簿編制的，也是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，通常每月月末進(jìn)行。我國(guó) 的通用會(huì)計(jì)軟件通常都提供通用報(bào)表生成器或?qū)ｉT的報(bào)表功能模塊，幫助用戶編制各種對(duì)內(nèi)、對(duì) 外會(huì)計(jì)報(bào)表。編制會(huì)計(jì)報(bào)表工作是日常核算中較為復(fù)雜的工作，應(yīng)由會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)水平較高的會(huì) 計(jì)人員完成。應(yīng)保證報(bào)表中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與帳簿一致。應(yīng)對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行審核并簽章后再報(bào)送有關(guān)單位。 

    （三）日常維護(hù) 

    與手工核算不同，由于電算化核算采用了許多先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，對(duì)其日常維護(hù)就成了會(huì)計(jì) 核算中一項(xiàng)重要工作。日常維護(hù)包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。維護(hù)一般由電算維護(hù)員負(fù)責(zé)， 軟件操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)，電算主管可進(jìn)行維護(hù)監(jiān)督工作。