會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量控制

　　會(huì)計(jì)電算化不僅提高了會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量，減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且由于計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快，大大提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，為會(huì)計(jì)人員參與生產(chǎn)經(jīng)營決策創(chuàng)造了有利條件。但是在充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化優(yōu)勢的同時(shí)，如何保證會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量，是擺在廣大會(huì)計(jì)工作者面前的一個(gè)課題。 

　　一、會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的重要性 

　　1.質(zhì)量是會(huì)計(jì)信息的生命。會(huì)計(jì)信息是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營決策的基礎(chǔ)依據(jù)，不準(zhǔn)確或錯(cuò)誤的會(huì)計(jì)信息會(huì)導(dǎo)致偏差或錯(cuò)誤的決策，使企業(yè)遭受損失，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。 

　　2.質(zhì)量控制是會(huì)計(jì)法規(guī)的要求。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)資料是由電子計(jì)算機(jī)按規(guī)定的程序生成。為保證計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整、安全，加強(qiáng)對會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)范，《會(huì)計(jì)法》作出了兩方面規(guī)定：一是會(huì)計(jì)軟件必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。二是用電子計(jì)算機(jī)生成的會(huì)計(jì)資料必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的要求。盡管一個(gè)質(zhì)量可靠的會(huì)計(jì)軟件可以為生成真實(shí)、完整的會(huì)計(jì)資料提供前提條件，但由于技術(shù)上、設(shè)備上、管理上及操作人員水平等方面的原因，生成的會(huì)計(jì)資料可能達(dá)不到要求，尤其是在目前我國會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不高，對電子計(jì)算機(jī)方面的知識掌握不多的情況下，很容易因人為因素導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料失真。另外，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》等相關(guān)法規(guī)也作了相應(yīng)的規(guī)定，更體現(xiàn)進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化全面質(zhì)量控制的重要性。 

　　二、會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制要素 

　　影響會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量的因素很多，但筆者認(rèn)為主要有：(1)系統(tǒng)配置(2)初始化設(shè)置(3)工作分工控制(4)審核與監(jiān)督(5)檢查(6)安全控制(7)教育與培訓(xùn)(8)咨詢等等。要控制好會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量，須從以上幾個(gè)方面入手，制定相應(yīng)的對策、措施。 

　　三、會(huì)計(jì)電算化質(zhì)量控制的對策與措施 

　　1.系統(tǒng)配置。會(huì)計(jì)軟件及相應(yīng)的硬件設(shè)備組成一個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，是會(huì)計(jì)電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。各單位應(yīng)本著成本效益原則，并根據(jù)需處理的數(shù)據(jù)量大小、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜程度和財(cái)力狀況，選擇合適的系統(tǒng)。大中型單位可選擇性能較好的計(jì)算機(jī)和可掛接大型數(shù)據(jù)庫（如Oracle、SQL Server等）的會(huì)計(jì)軟件；小型單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)較簡單，應(yīng)以選擇投資較少的、掛接小型數(shù)據(jù)庫的會(huì)計(jì)軟件為主。
 
　　配備會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作，會(huì)計(jì)軟件的好壞對會(huì)計(jì)電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。因此，選擇會(huì)計(jì)軟件應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性�？蓴U(kuò)充性等方面的問題，以及軟件服務(wù)的便利，并組織專門人員對軟件的模塊、功能和特點(diǎn)等多方面進(jìn)行充分細(xì)致的分析、比較，必要時(shí)可要求軟件推銷人員演示或到已應(yīng)用的單位實(shí)地考察，直到其能滿足本單位當(dāng)前的需要和今后工作發(fā)展的要求時(shí)，再作購置決定。 

　　2.初始化設(shè)置�！胺彩骂A(yù)則立”。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)要運(yùn)行，須先對會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行初始化設(shè)置，諸如設(shè)置會(huì)計(jì)科目，錄入初始數(shù)據(jù)，設(shè)置工資核算辦法、固定資產(chǎn)核算辦法、存貨核算辦法、成本核算辦法等有關(guān)內(nèi)容。由于會(huì)計(jì)軟件較復(fù)雜，初始設(shè)置工作量大，因此為避免不必要的返工，應(yīng)先組織有關(guān)人員討論制定好方案和實(shí)施細(xì)則，備齊資料，進(jìn)行少量數(shù)據(jù)初始化，待試運(yùn)行成功后再正式初始化，這樣有利于充分發(fā)揮軟件的功能，達(dá)到自身的要求。 

　　3.工作分工控制。①崗位劃分。會(huì)計(jì)電算化已由單機(jī)操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，將會(huì)計(jì)電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、擋案保管等。各項(xiàng)工作之間相互聯(lián)系，相互制約。②崗位權(quán)限與責(zé)任。各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)管理維護(hù)人員擁有較高權(quán)限，負(fù)責(zé)日常軟、硬件的管理維護(hù)，并為其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管工作。審核人員對其他操作人員錄入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)應(yīng)及時(shí)通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。③崗位勝任。為確保工作質(zhì)量，在工作分工時(shí)應(yīng)考慮將工作分派給那些接受過培訓(xùn)并有能力完成該項(xiàng)工作多項(xiàng)要求的人員，否則會(huì)對工作質(zhì)量帶來較大的負(fù)面影響。 

　　4.審核與監(jiān)督。會(huì)計(jì)電算化工作質(zhì)量要得到很好地控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點(diǎn)多面廣，一切輸入、輸出的會(huì)計(jì)資料包括憑證、賬簿、報(bào)表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)審核，因此應(yīng)安排經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)水平高的人員擔(dān)任。審核可在事前、事中、事后進(jìn)行。為減少人為差錯(cuò)，也可建立二級審核制度，審核人員完成日常審核，會(huì)計(jì)主管進(jìn)行再審核。審核人員在審核過程中應(yīng)對其他人員予以適當(dāng)監(jiān)督指導(dǎo)，監(jiān)督其工作進(jìn)度，指出其工作中的不足及產(chǎn)生的原因，以便在今后工作中減少類似差錯(cuò)，提高工作質(zhì)量。 

　　5.檢查。對于各個(gè)崗位的工作，財(cái)務(wù)部門應(yīng)組織人員進(jìn)行檢查，檢查的內(nèi)容包括：各項(xiàng)操作是否遵循了會(huì)計(jì)制度和有關(guān)管理制度的規(guī)定；是否存在未能解決好的問題；運(yùn)行情況是否達(dá)到預(yù)期效果等。并針對檢查情況及時(shí)總結(jié)，找出合理的解決辦法，不斷完善、提高。檢查工作可定期和臨時(shí)進(jìn)行。 

　　6.安全控制。為使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全有序地運(yùn)行，應(yīng)做好以下安全控制：未經(jīng)授權(quán)人員不得上機(jī)操作；各臺計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼和登錄密碼；各操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼，對他人保密，并經(jīng)常更換；離崗時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)；禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件；不得用處理數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)；定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關(guān)機(jī)前在兩臺計(jì)算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機(jī)進(jìn)行光盤備份，以備系統(tǒng)遭受破壞時(shí)得到恢復(fù)；加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、UPS等硬件的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)修復(fù)，制定防磁、防火、防水、防塵的措施，為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個(gè)安全的運(yùn)行環(huán)境。
 
　　7.培訓(xùn)與教育。會(huì)計(jì)工作從手工核算過渡到電算化，需要一批多層次有會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識的復(fù)合人才，為此，應(yīng)進(jìn)行針對會(huì)計(jì)軟件的專項(xiàng)培訓(xùn)以及為解決維護(hù)問題的深層次培訓(xùn)，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)道德教育，提高政治素質(zhì)，強(qiáng)化責(zé)任心，以防舞弊的發(fā)生。 

　　8.咨詢。由于財(cái)務(wù)人員對計(jì)算機(jī)知識的了解程度有限，因此在系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)軟、硬件問題而又無法解決時(shí)，應(yīng)向有關(guān)人員咨詢。軟件問題咨詢由軟件公司技術(shù)人員提供，硬件維護(hù)由銷售商提供。 

　　在對以上因素進(jìn)行控制的同時(shí)，應(yīng)建立健全相關(guān)的內(nèi)部管理制度，包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，會(huì)計(jì)電算化操作管理制度，計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)管理制度，電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，并只有在實(shí)際工作中貫徹執(zhí)行，使會(huì)計(jì)電算化工作制度化、規(guī)范化，才能有效地控制好會(huì)計(jì)電算化工作的質(zhì)量。