EXCEL2000在會計工作中的運用

　　隨著電腦的運用與普及，在會計日常工作中，如何運用OFFICE2000，提高工作效率越來越受到重視。EXCE12000中文版，下同是OFFICE2000中的重要軟件，能較好地幫助用戶編輯和管理各種類型的電子表格以及自動處理。其快捷的制表功能、強大的函數運算功能和簡便的操作方法是會計日常工作的好幫手，而且其中文界面直觀明了，操作者無需高深的電腦專業(yè)知識，只要熟悉本專業(yè)知識，通過靈活運用，就可以解決很多工作難題，提高工作質量和工作效率。本人現就EXCE12000在會計報表的編制、內部監(jiān)管、日常管理等方面的運用淺談自己膚淺的心得，以此拋磚引玉，和同仁們共同探索并獲得幫助。

　　一、常規(guī)報表的編制

　　編制報表是會計工作中最為常見而繁重的手工勞動，具有種類繁雜，編制工作量大，容易出錯等特點。編制報表是EXCE12000最常用的功能，XLS格式的報表具有編制簡單快捷、函數關系設置簡便、界面直觀明確、維護修改容易、數據保護嚴密等特點。在此，筆者以編制資產負債表為例，簡要說明XLS格式報表的編制和維護。

　　1.工作表命名建立新工作表后，用鼠標雙擊工作表標簽的當前工作表欄，輸入報表的名稱或簡稱。如上述報表輸入“×月份資產負債表”即可。

　　2.頁面設置根據報表篇幅的大小，設置頁面。從文件菜單里頁面設置選擇紙張的類型如420×594毫米，其他項目取默認值即可。

　　3.填制報表的文字內容根據表格的需要，通過選擇單元格的位置、大小、設置單元格式、合并單元格等方法，初步編制報表，爾后對需體現實格的報表范圍劃格即可。

　　4.設置報表數據的函數關系

　　依據實際需要，設置報表中各種函數關系。選擇需電腦自動運算函數關系的，輸入“＝函數關系”即可。如是累加，可使用快捷方式。對相同函數關系的單元格可以復制函數。如資產負債表中，流動資金上期合計欄，可選擇相關單元格后，輸入“＝”號分別點擊相關函數的單元格，根據需要輸入函數關系的符號即可。年初欄設置完成后，用復制的方式，將該單元格的函數關系復制到年末數。至此，表格的空白表即編制完成。

　　5.填制報表數據

　　根據實際情況，在對應的單元格里，分別填制相關數據；在電腦自動產生數據的單元格，不可填制數據。編制報表至此全部完成。

　　對于數據簡單的報表，用上述辦法，直接填制即可，它適用于編制種類簡單的報表。但對于較為復雜而且有相關數據來源的報表，可通過數據轉換的方法編制報表。具體辦法為：先打開需編制報表的空白表如資產負債表，用EXCE12000程序打開數據來源報表如會計月報表中相關月份的DBF格式文件并刪除無關數據和無關行列后，將其用轉移復制的方式移至與需要編制報表同一個工作簿里，通過在兩張報表之間，設置相關單元格的相關函數關系，直接編制報表。這種編制報表的好處在于簡便、準確，適用于常規(guī)報表的編制。

　　6.數據保護

　　對于重要的報表，必須進行數據保護，以防他人篡改。具體辦法是選擇工具欄的保護功能，輸入密碼后，即可對報表進行保護。

　　編制XLS格式工作表應注意以下幾點：相同格式或內容的單元格盡量用復制的方法；鼠標的右鍵是快捷鍵，很多常規(guī)操作都可以用它來執(zhí)行；變換數據格式和復制數據時，要注意格式的規(guī)范，對于不規(guī)范格式，可在幾張空白表中移動整理；多運用菜單欄和工具欄的工具，常會得到意想不到的結果。

　　它的技巧在于函數關系的科學設置和格式的規(guī)范整理。

　　二、內部監(jiān)管的運用

　　內部監(jiān)管是會計工作的重要環(huán)節(jié)，是確保賬務安全的重要手段。對需逐筆核對的報表數據進行監(jiān)管是件繁重的手工勞動，而且容易造成遺漏和差錯，影響監(jiān)管的質量。EXCE12000強大的運算功能可以解決這一矛盾。通過對不同來源的數據通過運算將相同內容的不同數據進行比較、核對從中發(fā)現存在的問題�，F以編制貸款利息核對表為例加以說明。

　　在日常監(jiān)管中，核對利息是一項繁雜的常規(guī)工作，既要逐筆計算利息又要逐筆鉤對，工作量大，容易出錯。而用XLS格式工作表，可以解決這一問題。

　　先從UNIX前臺數據庫里用“DOSCP”命令提取結息日利息清單和存、貸余額表的文本文件用WORD程序轉換成DOC格式文件并對頁面進行設置如余額表選擇420×594，使其便于提取有用的數據；對無用的內容包括行、列進行刪除，有序地保留有用的內容如余額表中的賬戶、戶名、利率、積數等，利息清單中的賬號、積數、利息等；用“ALT”組合鍵提取相關內容數據復制到XLS格式的工作表中，對不同來源的相同內容的數據設置比較關系式如相減，直接進行比較，并及時比較結果，分析存在的差異，發(fā)現問題，解決問題。運用相同的辦法，可編制“存、貸款利息分析表”。

　　需要注意的是：數據的來源盡量原始，以保證數據的準確性；不同數據的比較，要注意數據內容的同一性；大量數據的轉換由于電腦運行速度的原因，需要時間等待，若電腦運行速度不夠，可分步轉移復制數據；用XLS格式打不開的其他格式數據，可用WORD的DOC格式打開并整理后再復制到XLS格式的表格里，或用EXCE12000的其他編碼打開并整理成規(guī)范的XLS格式的表格。

　　編制此類報表的技巧在于不同類型數據之間的轉化和移動復制和復合鍵ALT的運用。大量數據的手工輸入工作效率低，易出錯，通過數據的轉化可以大量輸入數據，而且不易出錯。

　　三、管理的運用　

　　會計日常管理工作的特點是繁而雜。有很多臨時性而且無規(guī)則的表格需要編制，容易出現資料保管不全，工作深度和廣度不夠等問題。運用EXCE12000，可以系統(tǒng)地、有序地、詳盡地開展工作，而且具有資料實現無紙化，易于保存，工作效率高等優(yōu)點�，F以運用EXCE12000數據庫的排序、數據篩選和查找等功能，編制“存款賬戶信息表”、“大戶存款情況表”、“貸款到期情況表”為例，簡要說明。

　　傳統(tǒng)的存款賬戶資料主要是指“開銷戶登記簿”，其存在的問題是資料收集不全，難以動態(tài)反映等，而存款賬戶信息表可以根據需要將賬號、戶名、存款利率、開銷戶時間、賬號性質、登記表號碼等相關信息給予納入，較全面地采集賬戶的信息；可以按月或季編制，動態(tài)反映；實現無紙化，資料易于查詢和保存。具體做法是：新建EXCE12000文件后，根據需要設置縱向項目，參照前面介紹的做法，從前臺數據庫里整理提取存款賬號、戶名、開銷戶日期、利率、余額等內容，用轉移復制的方法，移至新工作表內，對賬號性質、人行登記號碼等相關信息用直接填寫的方法填制，編制存款賬戶信息表。

　　在抓存款工作中，經常需要了解大戶存款的具體情況，適時編制“大戶存款情況表”，但由于賬戶眾多，難于統(tǒng)計。在此簡要介紹“大戶存款表”的編制，以利解決此類問題。建立“大戶存款情況表”空白表，從前臺余額表中整理提取存款賬號、戶名、余額等相關數據，移至工作表中。用鼠標選定全部余額數據，用編輯欄的查找按鈕，查找空格內容，用替換鍵將無余額欄全部替換成余額為零；重新用鼠標選定全部數據，按TAB鍵，將光標移到所選擇的余額列位，即余額欄，單擊工具欄中的“降序”按鈕，表格會按余額大小順序排列用升序按鈕則從小到大排列，顯示賬戶情況；若用鼠標選定全部數據，選擇數據欄的“篩選”——“自動篩選”命令，系統(tǒng)將在每個列位旁邊增加的篩選條件下拉框，拉下“余額”欄按鈕，選擇“自定義”——大于一定數額如100萬元的條件，系統(tǒng)會顯示余額大于100萬元的存款戶情況。至此“大戶存款表”編制完成。

　　在日常工作中，常常需要了解企業(yè)貸款的到期情況，在此簡要介紹“貸款到期情況表”的編制。建立“貸款到期情況表”空白表，從前臺的貸款余額表整理提取企業(yè)貸款的賬號、借據號、尚欠金額、到期日等相關數據，移至工作表中。用前述辦法，使用查找——替換功能，先用“0”替換到日期中的“／”符號，用篩選——自動篩選功能，選擇某年月的相應數值（如“2000001001－000001031”），即選擇大于和小于某年月的相應數值的條件，系統(tǒng)會顯示所選定到期日為年月如2000年元月的貸款情況。編制此類非常規(guī)報表，應注意以下幾點：報表格式設計要科學合理；相關數據的選擇要全面、準確，無關數據不予選用；運用篩選功能時，為便于查閱，對顯現的工作表可復制到新的表格中；制作表格時，工作表的名稱應在最后輸入。它的技巧在于替換符號和篩選條件數值的選擇。

　　限于文章的篇幅和作者的水平，本文僅介紹EXCE12000在會計日常工作中較為常用和簡單的幾種運用，很多繁雜的工作，都可以通過靈活運用EXCE12000加以解決。它在財務分析、數據的保存和查詢等方面有更廣泛的運用，如可以根據業(yè)務的需要較為系統(tǒng)地設計一套組工作表，用VISUALBASIC編輯器，解決某項實際工作需要。EXCE12000確是會計工作的好幫手。