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賬簿是企業(yè)重要的檔案,企業(yè)在會(huì)計(jì)年度開始的時(shí)候都要更換使用新的會(huì)計(jì)賬簿,同時(shí)對(duì)舊賬簿加以妥善保管。
一、賬簿的更換
一般來說,企業(yè)的總分類賬、明細(xì)分類賬及現(xiàn)金、銀行存款日記賬都應(yīng)每年更換一次,但固定資產(chǎn)明細(xì)賬或固定資產(chǎn)卡片可以延續(xù)使用。 一般在啟用新賬的時(shí)候,可以直接將各舊賬的年末余額核算相對(duì)應(yīng)的賬本,在新賬第一行的“摘要”欄中注明“上年余額”,并將余額款過入“余額”欄中。
二、賬簿的保管
在將所有的舊賬、活頁賬對(duì)賬完畢,并將所有的活頁賬裝訂完畢、加上封面、并由主管人員簽字蓋章之后,要及時(shí)地將所有的訂本賬及活頁賬交由檔案人員造冊(cè)歸檔。歸檔時(shí),應(yīng)編制“會(huì)計(jì)賬簿歸檔登記表”及明確責(zé)任。 會(huì)計(jì)賬薄應(yīng)有一定的保管期限,根據(jù)其特點(diǎn),分為永久和定期兩類。就企業(yè)會(huì)計(jì)而言,國(guó)家規(guī)定會(huì)計(jì)憑證保管期限為15年,其中,涉及外事和重大事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證為永久保管;會(huì)計(jì)賬簿中,一般日記賬15年,現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年,明細(xì)賬和總賬15年,固定資本卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年,輔助賬簿15年,涉外和重大事項(xiàng)會(huì)計(jì)賬簿為永久保管;會(huì)計(jì)報(bào)表中,年度會(huì)計(jì)報(bào)表永久保管,月、季會(huì)計(jì)報(bào)表保管5年。
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