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備考信息
出納員在每日或每月結(jié)賬時,特別是在每日結(jié)賬時,會出現(xiàn)日記賬的期末余額與期初余額加本期收入總數(shù)減本期支出總數(shù)的合計數(shù)不符,或者日記賬期末余額與總賬期末余額不符合的情況。一旦發(fā)生這種情況,出納員應采用正確的方法迅速查明原因,按規(guī)定方法予以更正。
一、錯賬原因
導致出納錯賬的原因是多種多樣的,概括起來主要包括如下幾種:
?。?)記賬方向錯誤。在記賬時,在賬簿中借方與貸方的記載顛倒,把借方記成貸方或把貸方記成借方。如果把應記的紅字的數(shù)字誤記為藍字;或把應記的藍字數(shù)字誤記為紅字,這也屬于記賬方向錯誤。
(2)漏記。在記賬時將某一憑證的金額的數(shù)字遺漏未記入賬簿。
?。?)重記。將已經(jīng)登記入賬的金額數(shù)字,又重復記入賬簿。
?。?)記錯科目。在記賬時“張冠李戴”,如將現(xiàn)金記入銀行存款科目。
(5)數(shù)字位數(shù)移位。在記賬時將數(shù)字位數(shù)移動,即以大寫?。ㄉ賹?個或幾個0)或以小寫大(多寫1個或幾個0)。例如將100寫成10,或?qū)?0寫成100,等。
?。?)數(shù)字位數(shù)顛倒。在記賬時,將某一數(shù)字中相鄰的兩位顛倒登記入賬。如將12寫成21,123寫成132等。
(7)結(jié)賬時計算錯誤。結(jié)賬時發(fā)現(xiàn)數(shù)字打錯,余額記錯;從而導致不符。
?。?)其他不規(guī)則錯誤。
二、錯賬查找技巧
1、順查法
即按照原來賬務處理的順序從頭到尾進行普遍查找的方法。主要用于期末對賬簿進行的全面核對和不規(guī)則的錯誤查找。對于查過的賬目要在數(shù)字旁邊打“√”或其他記號,以免重復查找。
2、逆查法
即與原來賬務處理的順序相反,從尾到頭地普遍檢查的力法。如果出納員認為錯誤可能出在當天最后幾筆業(yè)務或者當月最后幾天的業(yè)務上,那么,按照這樣倒過來的順序查找,有時可以事半功倍。
3、抽查法
是指抽取賬簿記錄當中的某些部分進行局部檢查的方法。當發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有差錯,出納員可根據(jù)差錯的具體情況從賬簿中抽查部分內(nèi)容,而不必核對全部內(nèi)容。例如,差錯數(shù)字只在角位、分位,或者只是整數(shù)百位、千位,就可以縮小查找范圍,專門查看角位、分位或者百位、千位的數(shù)字,其它的數(shù)字不必一一檢查。
4、偶合法
除此之外,在出納錯賬的查找中,經(jīng)常使用偶合法。所謂偶合法,即根據(jù)賬簿記錄差錯中最常見的規(guī)律,根據(jù)差錯的情況來推測差錯原因進而查找差錯的一種查找方法。主要用來查找?guī)в幸?guī)律性原因造成的差錯。 如出納員推測可能是漏記、重記的差錯,可用“差數(shù)法”,即根據(jù)核對不相符的差額進行查找。如日記賬余額比總賬余額少300元,出納員推斷可能是漏計了一筆300元的憑證,則可以查找金額為300元的憑證。如多300元,出納員推測屬于重記,則同樣可查找是否將金額為300元的憑證重復登記。 如出納員推測可能是記反方向,則賬簿中反映的錯誤差額必定是偶數(shù),可用“二除法”即用不相符的差數(shù)除以2,如被除盡,然后根據(jù)商數(shù)從賬簿記錄中去查找差錯。如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金少記了164元,出納員推測可能是記反方向,則將164除以2得出82,從賬簿記錄中去找金額為82的賬目進行核對即可。 如果出納員推測可能是數(shù)字位置顛倒或數(shù)字位數(shù)移位造成的差錯,可用“九除法”,即用不相符的差數(shù)除以9,如被除盡,然后根據(jù)商數(shù),檢查是否有相同數(shù)字移位,如無相同數(shù)則考慮為相鄰兩個數(shù)字顛倒。
?。?)數(shù)字移位的查找方法。 數(shù)字移位是指記賬時以小寫大或者以大寫小造成的錯誤,如將40元誤記為400元,錯位的差異數(shù)為360,使其原數(shù)擴大了9倍,將差數(shù)除9為40就是移位數(shù)。或?qū)?00元錯記為60元,差數(shù)為540元,差數(shù)為540,除9得60就是移位數(shù)。計算出移位數(shù)后,就要分析:如果是賬上多記,則要在憑證上查是否與移位數(shù)相同的數(shù),并看其是否記錯;如果是賬上少記,則要在賬上查是否有與錯位數(shù)相同的數(shù),并看其是否記錯。 如推測可能是移動兩位數(shù)字造成的差錯,比如將10寫成了l000或者將1000寫成10,可用“九九除法”,即以不相符的差數(shù)除以99,如能除盡,然后根據(jù)商數(shù)去查找。
?。?)數(shù)字顛倒的查找方法。 記賬時往往會將某一組數(shù)字的幾個數(shù)字顛倒,如將12345誤記為12354,差額為9,或?qū)?2345誤記為12435,差額為90.數(shù)字錯誤的特征是:①差數(shù)是9的倍數(shù);②差額數(shù)碼相加之和是9;⑧被顛倒的兩個數(shù)碼之差,是差額除以9所得的商。如果發(fā)現(xiàn)上述情況,說明數(shù)字可能顛倒。再根據(jù)差額數(shù)字分析數(shù)字顛倒的可能性,有目的地對某些數(shù)字進行重點查對。兩位數(shù)字顛倒只有45種情況。 如果差額數(shù)是10倍,即90,則數(shù)字顛倒錯誤發(fā)生在百位和十位之間,只要在數(shù)字的百位和十位之間檢查有無顛倒即可,并以上類推。
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