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怎樣填制原始憑證

來源: 編輯: 2004/05/18 16:26:28  字體:
  無論是外來原始憑證;還是自制原始憑證,都必須在每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成時(shí)直接取得或填制。這是填制和復(fù)核會計(jì)憑證的最基本、最一般的原則要求。因?yàn)橹挥羞@樣才能提供明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)以及經(jīng)辦人、驗(yàn)收人和負(fù)責(zé)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任的證明資料。不得將多項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總填制原始憑證,因?yàn)槟菢泳突煜藭r(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量,以及有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。這不符合要求的。原始憑證大部分是由各單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填制,但也有少部分由財(cái)會人員填制,如各種收款收據(jù)、費(fèi)用計(jì)提與攤配表、現(xiàn)金解款單、支票進(jìn)賬單、出納報(bào)告單等,為了保證原始憑證能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、清晰地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況,提高會計(jì)核算的質(zhì)量,并真正具有法律效力,原始憑證的填制必須做到真實(shí)可靠、手續(xù)完備,內(nèi)容完整、書寫清楚,連續(xù)編號、及時(shí)填制。具體講應(yīng)注意以下問題:

  (1)從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章(一般蓋財(cái)務(wù)專用公章),沒有公章的原始憑證不能作為報(bào)賬的依據(jù)。有些特殊的原始憑證,出于習(xí)慣和使用單位認(rèn)為不易偽造,可不加蓋公章。但這些憑證一般具有固定的特殊的公認(rèn)的標(biāo)志,如車船票、飛機(jī)票等。

  (2)從個(gè)人處取得的原始憑證應(yīng)有填制人員的簽名或蓋章。為了穩(wěn)妥起見,還應(yīng)在原始憑證上注明填制原始憑證的個(gè)人的經(jīng)營地點(diǎn)或居住地點(diǎn)。

 ?。?)自制原始憑證同樣具有法律效力,雖不一定加蓋公章,但一定要有完整的簽審手續(xù)。經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、審核人、簽領(lǐng)人一定要簽名或蓋章;經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人所指定的人員的簽名或蓋章也視為有效。

 ?。?)對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的公章,一般用財(cái)務(wù)專用章。不蓋公章的原始憑證是無效憑證。

 ?。?)購買實(shí)物的原始憑證,必須有實(shí)物驗(yàn)收說明;支付款項(xiàng)的原始憑證,必須有收款單位和收款人的收款證明,付款人不能自己證明自己確實(shí)付出了款項(xiàng)。

 ?。?)一式幾聯(lián)的原始憑證,必須用雙面復(fù)寫紙復(fù)寫,并連續(xù)編號。因填寫錯(cuò)誤或其他原因而作廢,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,整份保存,不得缺聯(lián)。復(fù)印的原始憑證不能作為記賬憑證的依據(jù)。

 ?。?)已經(jīng)銷售的物品被退回,實(shí)物要驗(yàn)收入庫或另作處理。退還款時(shí),要先填制退貨發(fā)票。用現(xiàn)金退款時(shí),要取得對方的收款收據(jù);以銀行存款退還的,以銀行結(jié)算憑證記賬聯(lián)作為證明,不得以退貨發(fā)票代替對方的收據(jù)。

  (8)職工因公借款,應(yīng)填寫正式借據(jù)作為記賬憑證的附件,這種借據(jù)因?yàn)橐鳛橛涃~的憑證,不能退還給借款者,職工用報(bào)銷的差旅費(fèi)沖銷或退還借款時(shí),由出納人員另開收據(jù)或用圖下表(表1-3)一類單據(jù)作為證明,并向借款人說明不退借據(jù)的原因。

  表1-3三星公司專用借據(jù)

  1998年8月27日

  今借到人民幣壹仟伍佰元整(¥1500.00)其中:支票元,現(xiàn)金1500.00元系因公出差借支  批準(zhǔn)人:劉麗借款人:張懷英  經(jīng)手人:吳納   借款結(jié)算聯(lián)

  日期金額(元) 9月11日
  
    報(bào)銷金額1480.00

  交回金額20.00

  尚欠金額0.00

  出納簽章吳納

 ?。?)經(jīng)過行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),批文是不可缺少的原始憑證。年終,如果需要將批文抽出另行保管時(shí),應(yīng)當(dāng)復(fù)印一份作為附件替換正式批文。

  (10)對重要空白原始憑證,應(yīng)指定專人保管,領(lǐng)用時(shí)應(yīng)填寫領(lǐng)用單,注明用途、領(lǐng)用單位、領(lǐng)取人以及空白原始憑證的起訖號碼。用完后,要以存根銷號。例如空白發(fā)貨票、空白收款收據(jù),運(yùn)輸企業(yè)的空白車票、船票等。

  (11)購買??厣唐?,除了銀行轉(zhuǎn)賬或匯款憑證、銷貨方開出的發(fā)貨票、本單位的購物入庫或使用證明外,還必須附有社會集團(tuán)購買力專控辦公室簽辦的批準(zhǔn)購買文件。沒有批文,雖是真實(shí)的,但卻不合法,不能報(bào)賬。

  (12)發(fā)生頻率極高,性質(zhì)、內(nèi)容相同,只是每張憑證反映金額不同的原始憑證,在編制記賬憑證之前,可按制度規(guī)定編制原始憑證匯總表,例如每天收取的押金,向個(gè)人開出的銷貨發(fā)票或報(bào)銷的醫(yī)藥費(fèi)等。原始憑證匯總表應(yīng)具備以下內(nèi)容:編號、填制日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額、制證人、審核人、收款人、所附原始憑證張數(shù)。匯總表就像流水賬單,按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序號登記,最后加以合計(jì)。這些原始憑證如果數(shù)量不太多,可以附在匯總表后面,如果數(shù)量太多,應(yīng)單獨(dú)編號裝訂,妥善保管備查。

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