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如何建立應(yīng)收帳款內(nèi)部控制制度

來(lái)源: 王強(qiáng) 編輯: 2002/10/29 10:43:31  字體:
  應(yīng)收帳款內(nèi)部控制制度是企業(yè)內(nèi)部一項(xiàng)重要的會(huì)計(jì)控制制度。但在當(dāng)前,這些會(huì)計(jì)內(nèi)控制度并沒(méi)有引起大多數(shù)企業(yè)高層管理人員及會(huì)計(jì)職能部門(mén)的足夠重視。究其原因,一是企業(yè)原有的舊體制造成了企業(yè)粗放的管理模式;二是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有足夠正確的認(rèn)識(shí);三是有的企業(yè)對(duì)如何建立有效的內(nèi)控制度比較茫然。有鑒于此,筆者試結(jié)合工作實(shí)踐,談?wù)勅绾谓?yīng)收帳款內(nèi)控制度問(wèn)題。

  一、規(guī)范應(yīng)收帳款基本業(yè)務(wù)流程

  規(guī)范基本業(yè)務(wù)流程是建立企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的基本前提,以確保內(nèi)控制度符合企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際,從而保證可以有效實(shí)施。應(yīng)收帳款內(nèi)部基本業(yè)務(wù)流程一般為:

  要說(shuō)明的是:

  1、中小型企業(yè)的信用職能可設(shè)在會(huì)計(jì)部門(mén)。

  2、客戶如采取自提貨物方式,業(yè)務(wù)流程的變化較大,要注意健全以下手續(xù):

  (1)賒銷售通知單上要注明客戶自提字樣;

 ?。?)客戶自提貨物之前,除了信用部門(mén)核準(zhǔn)了賒銷之外,還要交會(huì)計(jì)部門(mén)審驗(yàn)訂單(合同)及自提貨物憑證(有法人印章);

 ?。?)冶計(jì)部門(mén)核準(zhǔn)自提貨物并收取自提貨物憑證(作為收款依據(jù),復(fù)印件可郵寄給客戶)后,通知倉(cāng)庫(kù)由客戶憑有相關(guān)核準(zhǔn)手續(xù)的賒銷售通知單提貨;

 ?。?)會(huì)計(jì)部門(mén)開(kāi)具銷售發(fā)票及處理帳務(wù)時(shí),原運(yùn)輸部門(mén)的貨物運(yùn)輸憑證(會(huì)計(jì)聯(lián))由客戶自提貨物憑證替代。

  二、明確應(yīng)收帳款內(nèi)部控制目標(biāo)

  企業(yè)各項(xiàng)會(huì)計(jì)控制制度都應(yīng)有明確的控制目標(biāo)。應(yīng)收帳款內(nèi)部控制制度的目標(biāo)主要有:

  1、賒銷符合企業(yè)的銷售政策,并經(jīng)適當(dāng)審批;

  2、發(fā)票上載明的價(jià)格、數(shù)量以及付款條件與賒銷通知單、訂單(合同)一致;

  3、登記入帳的賒銷,確認(rèn)貨物已經(jīng)發(fā)給真實(shí)的客戶;

  4、發(fā)生的賒銷已及時(shí)記錄入帳;

  5、應(yīng)收帳款明細(xì)帳與總分類帳、客戶核實(shí)一致;

  6、帳款得到及時(shí)恰當(dāng)催收。

  三、制定應(yīng)收帳款內(nèi)部控制要點(diǎn)

  制定應(yīng)收帳款內(nèi)部控制要點(diǎn)是建立該控制制度的關(guān)鍵步驟。相關(guān)控制要點(diǎn)包括:

  1、在發(fā)貨前,對(duì)客戶的賒銷業(yè)經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn);

  2、銷售發(fā)票、裝運(yùn)憑證及賒銷售通知單均經(jīng)事先編號(hào);

  3、銷售業(yè)務(wù)以銷售發(fā)票及相關(guān)的佐證憑證(包括經(jīng)批準(zhǔn)的客戶訂貨單、經(jīng)批準(zhǔn)的賒銷售通知單、經(jīng)審核的發(fā)運(yùn)憑證或經(jīng)審驗(yàn)的自提貨物憑證)為依據(jù)登記入帳,事先對(duì)這些相關(guān)票據(jù)中的價(jià)格、數(shù)量、付款條件等進(jìn)行內(nèi)部復(fù)核并確認(rèn)一致;

  4、應(yīng)收帳款明細(xì)帳與總分類帳進(jìn)行核對(duì),并確認(rèn)一致;

  5、每月定期向客戶寄送對(duì)帳單,與客戶應(yīng)付帳款核實(shí)一致,對(duì)客戶提出的異議作專案追查;

  6、壞帳的注銷有經(jīng)授權(quán)人員的審批;

  7、定期編報(bào)帳齡分析表,對(duì)到期應(yīng)收的帳款及時(shí)催收;

  8、經(jīng)企業(yè)決策層授權(quán)的獨(dú)立部門(mén)或人員對(duì)應(yīng)收帳款內(nèi)控制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)。

  四、設(shè)立應(yīng)收帳款相關(guān)崗位職責(zé)權(quán)限

  應(yīng)收帳款內(nèi)控制度可具體通過(guò)劃分設(shè)立若干個(gè)崗位,并確定各相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限來(lái)實(shí)施。設(shè)立崗位職責(zé)時(shí)還應(yīng)充分考慮不相容職務(wù)間適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離,以形成內(nèi)部牽制,達(dá)到控制的目的。應(yīng)分離的職務(wù)主要包括:

  1、銷售部門(mén)與最后核準(zhǔn)賒銷的部門(mén)應(yīng)分離,以防止由于銷售部門(mén)盲目追求銷售業(yè)績(jī)而忽視賒銷帶來(lái)的壞帳損失;

  2、記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入帳簿和應(yīng)收帳款帳簿的人員不得開(kāi)立發(fā)票、經(jīng)手現(xiàn)金,以防舞弊;

  3、賒銷售通知單簽發(fā)人員不得負(fù)責(zé)貨款的收取、貨物的托運(yùn)(運(yùn)輸)相關(guān)工作;

  4、監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)內(nèi)控制度執(zhí)行情況的獨(dú)立人員不隸屬于業(yè)務(wù)流程中的任何部門(mén),且木隸屬分管業(yè)務(wù)的副總裁(經(jīng)理)領(lǐng)導(dǎo)。
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