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信息科技在人事管理部門的應用
信息時代對人們的日常生活和企業(yè)運作的影響之大，可與18世紀工業(yè)革命相媲美。當我們提及信息科技在人事管理中的應用時，會自然聯(lián)想到人力資源管理信息系統(tǒng)（HRIS）。它應包括信息處理、專家系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)的功能，其中信息處理為最低要求，而決策支持系統(tǒng)則處理最復雜的決策問題，并要求使用者具有相當?shù)乃健?/p>
——信息處理系統(tǒng)使人事部門的員工從重復繁瑣、機械單調(diào)的日常事務中解放出來，它最適用于幫助人事管理人員從大量的信息數(shù)據(jù)中找出所要求的答案。這類工作在以前要耗費幾天的時間，現(xiàn)在只要坐在終端前，通過鍵盤告訴系統(tǒng)你的要求，半分鐘左右便可得到答案。由于所有的信息數(shù)據(jù)全部存儲在電腦的磁盤中，文件柜、文件夾及各種規(guī)格的紙張文件的存儲、整理和裝訂工作便可以全部省掉，降低了行政開銷。員工的信息數(shù)據(jù)庫可以改進人事部門的工作，使處理數(shù)據(jù)及提交的報告快而準確。
電子郵件和文字處理等軟件也使人事部門在日常處理事務上的效率提高了。信息處理是信息科技在人力資源管理中的最基本的應用，它解放了人事部門的生產(chǎn)力，使他們得以從事具有更高附加值的工作，而且減少了開支，用少數(shù)的人員得到較以前更高的產(chǎn)出。
——專家系統(tǒng)（Expert System）是用來回答問題的應用軟件包，它使得應用該軟件包的用戶覺得如同有很多專家坐在面前回答自己提出的問題。當然很多問題不只一個答案，專家系統(tǒng)會根據(jù)以往的經(jīng)驗數(shù)據(jù)和專業(yè)知識給你提供幾個可行的方案。
這類系統(tǒng)目前在員工訓練和自修方面得到廣泛的應用。它提供了一個互動式的學習環(huán)境，可根據(jù)每個人的不同需求制定訓練內(nèi)容。對于某些問題，受訓者可反復提問而不會感到“臉紅”，“老師”也不會因為學生問了某些傻乎乎的問題而不耐煩。這類專家系統(tǒng)使得培訓變得靈活，可以不受時間和空間的限制。若把該系統(tǒng)用于回答電話咨詢，可省去人事管理人員在回答員工常見問題方面所耗費的大量時間和精力。
專家系統(tǒng)可以幫助人們做出最優(yōu)選擇和決定，如在招募中的應用，系統(tǒng)根據(jù)求職者的經(jīng)驗、技能、教育水平、興趣、年齡等數(shù)據(jù)和空缺職位的需求做比較，然后列出那些資格與公司的需求最接近的應征者作為進一步面談的對象。這使得錄取的決定更加科學化，因為它排除了人為干擾因素的影響，而且它代表著“專家”的意見和支持。如果需要，它還可以顯示出作出決定的具體理由，即它是基于哪些數(shù)據(jù)做出決定的。
人事部門可利用專家系統(tǒng)將某些傳統(tǒng)的人事部門的責任授權給其他職能部門，同時也增加了工作考核的透明度。其他部門也可以了解人事系統(tǒng)是如何運作的，他們也更愿意提出改進工作的建議以得到“顧客”更高的滿意度。這些建議反過來回饋給專家系統(tǒng)，使系統(tǒng)工作做得更好。
——決策支持系統(tǒng)（Decision Support System，也稱DSS）可幫助人們對那些規(guī)律經(jīng)常改變或沒有什么規(guī)律可尋、并且不知道什么才是正確結果的項目做出決策時起輔助和支持的作用。使用適當?shù)脑?，它可以提高決策的準確性。例如，為了保持銷售的最佳狀態(tài)，行銷隊伍和培訓工作應維持在怎樣的水準才算合適，這是現(xiàn)代人事部門經(jīng)理們所面對的具有挑戰(zhàn)性的問題之一。決策支持系統(tǒng)可以幫助用戶將各種信息數(shù)據(jù)集中起來進行分析，并可按要求形成各式圖形和報表。上文提到，決策支持系統(tǒng)是信息科技在人事部門管理中最高水平的應用。為了更有效地使用這個系統(tǒng)，掌握必要的技能是重要的前提。
人事部門為實現(xiàn)有創(chuàng)意的目標，就要吸收那些有創(chuàng)意性并具有信息科技知識的人才，并給予他們研究的時間和在鼓勵他們承擔風險方面提供有力的支持，讓他們嘗試，要看得起勇于面對失敗的“將軍”，讓他們保持銳氣，因為他們的創(chuàng)新精神和分析能力是有效使用決策系統(tǒng)的關鍵。
借助決策支持系統(tǒng)可以提高組織發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，縮短決策的時間，并提高可靠性。它甚至可協(xié)助經(jīng)理人員制定企業(yè)的遠景意圖。反過來它對使用者又提出了特別的要求，它需要使用者具備信息科技的知識，具有很強的分析能力和鉆研精神。一旦使用者具備這些條件，能夠正確地應用決策支持系統(tǒng)，它給企業(yè)帶來的利益是無法估量的。
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