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目前,在進(jìn)行財(cái)務(wù)分析時(shí),財(cái)務(wù)人員多數(shù)都是利用手工計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo),其計(jì)算工作量較大。另外,企業(yè)都是按照上級(jí)要求計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo),很少有自行設(shè)計(jì)的,因而很難更全面更系統(tǒng)地進(jìn)行財(cái)務(wù)分析,難以充分發(fā)揮本身的積極性和主動(dòng)性,不利于管理水平的提高。一些已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè),其會(huì)計(jì)軟件中可能有一些可自動(dòng)生成的財(cái)務(wù)分析指標(biāo)。但這些指標(biāo)如果不能增加或修改,往往就難以充分滿足企業(yè)各種不同的需要。針對(duì)上述存在的問題,筆者主張利用Excel(電子表格)進(jìn)行分析,其優(yōu)點(diǎn)是分析方法不限、分析指標(biāo)不限、分析內(nèi)容不限,具體操作步驟如下:
第一步:設(shè)計(jì)報(bào)表格式 設(shè)計(jì)報(bào)表格式要以現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)表為基礎(chǔ),然后在項(xiàng)目上進(jìn)行一些必要的調(diào)整,如增加變動(dòng)成本、貢獻(xiàn)毛益、固定成本、稅息前利潤(rùn)、速動(dòng)資產(chǎn)、長(zhǎng)期資產(chǎn)等項(xiàng)目。需要注意,如果采用自動(dòng)填列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方法,調(diào)整的項(xiàng)目必須列于會(huì)計(jì)軟件或Excel模板提供的報(bào)表之下,以免自動(dòng)填列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)對(duì)不上行次。
第二步:針對(duì)主欄,增設(shè)必要欄目 增設(shè)欄目包括本期數(shù)欄、上期數(shù)或計(jì)劃數(shù)欄、行業(yè)平均數(shù)欄、比較欄。比較欄可分絕對(duì)數(shù)與相對(duì)數(shù),即差額和百分比。當(dāng)然,為了清晰起見,欄目也不要設(shè)置過多,可以將不同的比較內(nèi)容置于同一工作簿的不同工作表中。
第三步:針對(duì)主欄,確定分析指標(biāo) 在這一步,首先要注意指標(biāo)的內(nèi)容,可以根據(jù)企業(yè)的具體需要確定。如經(jīng)濟(jì)效益綜合指標(biāo)體系、杜邦財(cái)務(wù)分析體系、破產(chǎn)測(cè)試比率體系,另外可以考慮增加利息保證倍數(shù)、現(xiàn)金比率、固定比率、固定長(zhǎng)期適合率等指標(biāo)。其次應(yīng)注意指標(biāo)的位置,必須是在給定的報(bào)表格式之下。在確定分析指標(biāo)時(shí),要遵循以下原則:要根據(jù)各種分析目的確定指標(biāo);分析指標(biāo)應(yīng)與國(guó)際接軌,如美國(guó)鄧氏公司的14種比率,美國(guó)《報(bào)表研究》年刊中登載的11種比率,再如國(guó)際著名評(píng)估機(jī)構(gòu)的評(píng)估指標(biāo),都可納入其中;不僅要考慮目前需要,而且要考慮未來需要,在財(cái)務(wù)指標(biāo)上也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代進(jìn)行創(chuàng)新;為了避免未來?yè)p失,一方面應(yīng)該盡可能將需要的指標(biāo)納入其中,另一方面指標(biāo)不能太多太濫,以免喧賓奪主。
第四步:錄入計(jì)算公式 要迅速、及時(shí)地計(jì)算財(cái)務(wù)指標(biāo),就要事先將每個(gè)計(jì)算公式錄入到某一個(gè)單元格中。這里需要注意兩個(gè)問題:一是公式的位置,必須與要計(jì)算的指標(biāo)在同一行;二是公式的寫法,如果引用其他單元格的資料要用該單元格的地址來表示,至于用絕對(duì)單元格還是用相對(duì)單元格則視需要而定,一般說來用相對(duì)單元格即可。
第五步:填列財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) 填列報(bào)表數(shù)據(jù)有兩種方法,即手工錄入和自動(dòng)生成。其中自動(dòng)生成又分兩種情況,一是利用電算會(huì)計(jì)報(bào)表,其基本作法是:首先調(diào)出電算會(huì)計(jì)報(bào)表文件,然后另存為“。Excel”文件,接著保存、關(guān)閉,最后再用Excel調(diào)出所另存的文件即可。二是利用數(shù)據(jù)庫(kù),其基本作法是:首先在Excel下調(diào)出數(shù)據(jù)庫(kù)文件,然后輸入分析內(nèi)容,最后另存下來。
需要說明的是,在Excel程序中,一般裝有工業(yè)、商業(yè)、旅游業(yè)、運(yùn)輸業(yè)、金融業(yè)等幾個(gè)行業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表模板,具體包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表。如果手工輸入,應(yīng)該先打開某報(bào)表模板,然后錄入原始數(shù)據(jù),生成報(bào)表后,再?gòu)?fù)制到分析文件中。這種方法的特點(diǎn)是無需計(jì)算流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)凈值、資產(chǎn)總值、負(fù)債總額等合計(jì)欄,由系統(tǒng)自動(dòng)生成。但是由于財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表已被現(xiàn)金流量表所取代,故現(xiàn)金流量表需自行編制或自制模板。如果是施工、房地產(chǎn)、外商投資等企業(yè),由于系統(tǒng)未提供各種報(bào)表模板,企業(yè)只能自制。
第六步:生成分析結(jié)果 當(dāng)完成了上述步驟后,各分析指標(biāo)的結(jié)果就自動(dòng)生成了。如果為了直觀,還可以將結(jié)構(gòu)分析、趨勢(shì)分析的結(jié)果在圖表中反映出來。
第七步:采取保護(hù)措施 為了防止已輸入單元格中的公式被誤刪、誤改,或人為篡改,為了防止報(bào)表數(shù)據(jù)的泄密和修改,同時(shí)為了工作表下次繼續(xù)使用,可以將分析表的格式即各項(xiàng)目單元格和帶有公式的單元格設(shè)定密碼保護(hù),還可將公式予以隱藏。具體做法是:首先,將某些單元格(主欄項(xiàng)目和賓欄項(xiàng)目之外而又不帶有公式的單元格)排除在保護(hù)范圍之外,即在“格式-單元格-保護(hù)”中對(duì)上述單元格不選擇為“鎖定”;然后,再對(duì)擬保護(hù)的帶有公式的單元格設(shè)定為“鎖定”、“隱藏”,方法同上;最后,再對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù),即在“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表”中選定對(duì)話框的“內(nèi)容”等項(xiàng),然后設(shè)定密碼,這樣就實(shí)現(xiàn)了保護(hù)。當(dāng)下次使用時(shí),必須輸入密碼才能打開。當(dāng)然,對(duì)整個(gè)分析文件還可設(shè)定打開口令和修改權(quán)口令保護(hù)。
需要注意的是,如果原來設(shè)計(jì)的欄次、指標(biāo)不敷應(yīng)用,則可對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行調(diào)整,增加主欄或增加賓欄,追加分析項(xiàng)目。但設(shè)定保護(hù)后,必須撤銷對(duì)工作表的保護(hù),才能修改,修改后應(yīng)對(duì)文件重新命名。
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