物資采購是企業(yè)生產(chǎn)活動得以持續(xù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，同時也是最容易出漏洞的環(huán)節(jié)，如果不嚴格加以控制管理，降低庫存，勢必會給企業(yè)帶來浪費；如果采購環(huán)節(jié)的審計管理薄弱，則會出現(xiàn)材料物資價格不實和材料物資質(zhì)量低劣等現(xiàn)象。因此，企業(yè)對采購過程和采購物資要進行嚴格的審計。

　　一、物資采購內(nèi)部審計概論

　　內(nèi)部審計是組織內(nèi)部的一種獨立客觀的監(jiān)督和評價活動，它通過審查和評價經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適當性、合法性和有效性來促進組織目標的實現(xiàn)。物資采購的內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制重點之一。

　?。ㄒ唬┪镔Y采購審計目標

　　在物資采購流程中，要保證現(xiàn)金支付后獲得相應(yīng)的物品或服務(wù)。預(yù)付款之前，要與服務(wù)供應(yīng)商簽訂購買合同，明確物資和服務(wù)的供應(yīng)時間以及不能按時供應(yīng)的賠償條款，從而保證應(yīng)付賬款的真實性。內(nèi)部控制應(yīng)當防止交易發(fā)生之后，應(yīng)付賬款被少記或漏列，從而避免因此而虛增企業(yè)的財務(wù)實力。同時也要保證應(yīng)付賬款與應(yīng)收賬款的一致，防止應(yīng)付賬款借記時，實際債務(wù)并未償還，而是有人挪用企業(yè)資金。會計記錄應(yīng)當真實的揭示企業(yè)所享受的折扣與折讓，從而保證采購費用的合理支出等情況。

　?。ǘ┪镔Y采購審計原則

　　要根據(jù)生產(chǎn)計劃制定全年的物資采購費用計劃，實行費用總額限制，規(guī)定各類物資的費用上限，規(guī)定采購費用支出的申報和審批程序。對費用審批權(quán)限實行分級管理，逐級授權(quán)，并且建立專人復(fù)核制度。

　?。ㄈ┪镔Y采購審計監(jiān)督

　　流程設(shè)計主要內(nèi)容有：

　?。?）職務(wù)分離制度。整個采購過程應(yīng)當進行職務(wù)或職權(quán)分離，其中包括物資需求計劃應(yīng)當由非采購部門提出，由采購部門執(zhí)行；付款人員不得尋供應(yīng)商或索價；采購人不得辦理物資的驗收工作；物資的采購、存儲和使用人員不得從事相關(guān)的賬務(wù)記錄工作；付款人不得兼職付款審核；應(yīng)付賬款的記錄人不得兼職付款業(yè)務(wù)；數(shù)額巨大的采購業(yè)務(wù)不能由個人專斷審批等。

　?。?）請購計劃制度。請購計劃要由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出；倉儲公司材料員接到請購計劃后將生產(chǎn)所需的材料數(shù)量、規(guī)格與庫存數(shù)量及定額進行核對，如果確實超過，簽署同意購買的計劃數(shù)量，并經(jīng)主管復(fù)核簽字后報采購部門審批；采購人員認為是合理采購時，簽字同意后報負責(zé)采購資金預(yù)算控制主管人員審批，如果符合各項費用預(yù)算及全年總費用要求準許采購?？刂频年P(guān)鍵點是請購計劃、庫存定額和采購費用預(yù)算。

　?。?）訂貨控制制度。訂貨制度要解決的主要問題是如何合理經(jīng)濟地確定采購價格、數(shù)量和質(zhì)量、采購時間以及供應(yīng)商，因此，該控制的主要規(guī)定設(shè)計為：所購物資數(shù)量和時間與生產(chǎn)計劃要求一致，質(zhì)量標準由質(zhì)檢部門確定，審計部門負責(zé)檢查；所購物資價格由市場部門核準，由審計部門確認；購貨單要注明所購物資的規(guī)格、單價、數(shù)量、總金額、質(zhì)量指標、折扣折讓以及付款條件等情況。按照有關(guān)采購文件規(guī)定實行重點物資定點采購、招標采購，對供應(yīng)商實行定期評價制度，及時淘汰不合格的供應(yīng)商。

　　（4）購入貨物質(zhì)檢驗收制度。驗貨由獨立于請購、采購以及財會部、質(zhì)檢部門承擔(dān)，根據(jù)各類物資的質(zhì)量標準進行質(zhì)檢、填寫質(zhì)檢單并由質(zhì)檢員簽字，同時賦予質(zhì)檢部門可以否決質(zhì)量不合格物資的入庫權(quán)力；質(zhì)檢后由倉儲公司根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果和請購計劃單查驗后方可辦理物資入庫手續(xù)、填寫入庫單并由經(jīng)辦人員和復(fù)核人員簽字。

　?。?）退貨和折讓控制制度。質(zhì)檢和倉儲部門在接到收貨報竹后，如果經(jīng)檢驗確認所購物資的數(shù)量和質(zhì)量不符合購貨單要求，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，并負責(zé)要求供應(yīng)商補足數(shù)量或等待處理；退貨時要填寫退貨記錄，由采購部門負責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系退貨，若已經(jīng)辦理入庫的要辦理退庫手續(xù)并由審計部門負責(zé)審查監(jiān)督；建立折讓制度，當企業(yè)在得到對方授權(quán)人的承諾批準后，確認由采購部門負責(zé)應(yīng)享受的折讓金額，并填寫借項憑證及時通會計部門調(diào)整應(yīng)付賬款。

　　（6）付款及應(yīng)付賬款控制制度。防止未核準的款項被支付，保證收貨之后再付款，在資金不緊張時應(yīng)做到及時付款，以維持企業(yè)的信譽度；會計人員要定期核查應(yīng)付賬款的明細賬，付款的會計記錄要完整全面，特別是折扣的記錄要明確?？刂埔c包含：應(yīng)付賬款的總賬和明細賬，折扣交易的入賬記錄；與供應(yīng)商的對賬單核對。

　　二、物資采購內(nèi)部審計實施要點

　　（一）內(nèi)部控制的初步評價與關(guān)鍵控制點主要包括：

　?。?）內(nèi)部控制的了解與初步評價。通過對公司的基本情況的調(diào)查了解，內(nèi)部審計人員首先需要了解企業(yè)的經(jīng)營情況是否良好；是否屬于合法、正當?shù)慕?jīng)營企業(yè)，進一步了解其關(guān)于采購付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制程序，考察公司在該方面的內(nèi)部控制制度，程序設(shè)計是否齊全、合理，整個循環(huán)是否由清購、訂購、審核、驗收與保管、編制應(yīng)付憑證、會計處理、付款等環(huán)節(jié)構(gòu)成。請購單審核是否符合公司采購計劃，是否經(jīng)相關(guān)主管人員簽字審批等程序后，采購部門根據(jù)合同規(guī)定的請購單編制連續(xù)編號的訂購單并報審核部門審批，訂購單經(jīng)審核批準后，向供應(yīng)商發(fā)出訂貨要求，（若數(shù)額較大）簽訂正式合同，所購貨物運到公司后經(jīng)過驗收部門負責(zé)驗收之后方可入庫，記賬，付款等環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的憑證和處理手續(xù)。內(nèi)部審計人員認為公司采購付款循環(huán)的內(nèi)部控制較小，可以進行進一步的調(diào)查和測試。

　　（2）內(nèi)部控制關(guān)鍵的控制點。從整個循環(huán)來看，關(guān)鍵的控制點有：采購計劃市批、簽合同、驗收貨物、付款結(jié)算的審簽、記賬和對賬、稽核等。針對關(guān)鍵控制點設(shè)計內(nèi)部控制調(diào)查表，對內(nèi)部控制設(shè)置情況進行調(diào)查，其它調(diào)查表的設(shè)計也同樣針對內(nèi)部控制設(shè)置情況而設(shè)計。

　?。ǘ﹥?nèi)部控制的符合性測試

　　符合性測試可采用觀察法、檢查憑證、實驗重做法等方法，主要程序包括：

　?。?）請購和采購環(huán)節(jié)的符合性測試。通過測試檢查公司請購單內(nèi)容是否完整，是否有授權(quán)人員的簽字，數(shù)額計算是否正確并有審核、審批手續(xù)；訂購單上的金額計算是否準確，是否有公司稽核部門的復(fù)核標記，訂購單上是否有相關(guān)采購人員和主管人員簽字，合同與請購單、訂貨單是否相符合，查明細賬與總賬：等財務(wù)記錄是否相符。比如，發(fā)現(xiàn)沒有制定公司的年度采購計劃，訂購數(shù)量控制不夠嚴格，則可認為公司的訂購和采購環(huán)節(jié)對訂購數(shù)量的控制薄弱。

　?。?）檢查驗收保管環(huán)節(jié)的符合性測試。審查測試物資驗收單是否符合內(nèi)部控制的要求，金額計算正確，驗收單連續(xù)編號，并有主管人員簽字和審核標記，需要技術(shù)鑒定的有技術(shù)人員簽字，驗收單交送給購貨和財務(wù)部門是否及時；貨物在入庫時均按要求填寫入庫單，入庫單與驗收單一致，針對某一時間物資入庫情況核對沒有發(fā)現(xiàn)問題；保管與驗收職責(zé)是相分離的由不同人承擔(dān)，貨物管理程序嚴格，從而可以有效減少不經(jīng)授權(quán)所導(dǎo)致的采購與盜用的風(fēng)險問題。

　?。?）編制應(yīng)付憑證和賬務(wù)處理環(huán)節(jié)的符合性測試。公司編制的憑單與其所附支付憑證內(nèi)容要求一致，票面金額計算要求正確，付款憑證的連續(xù)編號均有授權(quán)人員簽字；應(yīng)付賬款明細賬記錄清晰，每一筆記錄對應(yīng)的記賬憑證都應(yīng)附有經(jīng)批準的原始憑證，而且原始憑證的內(nèi)容與記賬憑證的記錄相一致，每月的明細賬與總賬核對相符合，應(yīng)付賬明細與供應(yīng)商對賬單定期對賬，與應(yīng)付賬款對應(yīng)的資產(chǎn)賬目沒有發(fā)現(xiàn)異常，則說明該環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行良好。

　?。?）付款環(huán)節(jié)的符合性測試。審查測試公司對支票簽發(fā)的內(nèi)部控制情況，檢查支票存根編號是否連續(xù)，金額、日期、供應(yīng)商等名稱與現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及應(yīng)付賬款明細賬核對相符，數(shù)量價格計算正確；所檢查的每張發(fā)票是否都與相應(yīng)的原始憑證相符，對有折扣條件的發(fā)票和財務(wù)處理記錄詳細，享受的折扣采用沖減財務(wù)費用的方式處理并符合要求，作廢的票據(jù)均蓋有“作廢”印章。

　?。ㄈ徲嫿Y(jié)論與風(fēng)險評估

　　通過以上的審查與測試，可以認為采購付款循環(huán)所涉及的有關(guān)交易與賬戶的相關(guān)內(nèi)部控制是否健全、有效，如果能夠達到公司對該循環(huán)業(yè)務(wù)的控制目的，財務(wù)處理符合程序且基本正確無誤，能保證財務(wù)報表按正確的會計期間反映企業(yè)財務(wù)狀況；企業(yè)關(guān)于該業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)部控制風(fēng)險水平較低，則可以對內(nèi)部控制給予較高的信賴。

　　三、加強企業(yè)物資采購內(nèi)部審計的建議

　　物資采購是對企業(yè)物資采購活動的一種獨立客觀的監(jiān)督和評價活動，它通過審查和評價經(jīng)營活動及內(nèi)部控制的適應(yīng)性、合法性和有效性來促進企業(yè)目標的實現(xiàn)。物資采購是最容易出現(xiàn)問題而又不被重視的環(huán)節(jié)，同時又是內(nèi)部審計中最薄弱的“盲區(qū)”和難點。在日常實際工作中，重視和強化物資采購的內(nèi)部審計是十分必要的。

　?。ㄒ唬┘訌妰?nèi)部審計的職責(zé)和地位

　　一個有效健全的內(nèi)部控制體系，可以保證企業(yè)各項經(jīng)濟活動的真實性、合法性和有效性，所以，要使內(nèi)部審計部門真正成為企業(yè)內(nèi)部有效的監(jiān)督、管理、咨詢部門，促使企業(yè)國企建立一個有效健全的內(nèi)部控制體系，尤其是確立內(nèi)部審計在公司治理中的法律地位，國家應(yīng)為內(nèi)部審計創(chuàng)造良好的建設(shè)、發(fā)展環(huán)境，樹立內(nèi)部審計的權(quán)威地位，真正讓內(nèi)部審計成為企業(yè)自身發(fā)展、加強經(jīng)營管理的內(nèi)在需要，充分發(fā)揮審計在物資采購中的作用。

　?。ǘ┩晟苾?nèi)部控制

　　由于受托責(zé)任的產(chǎn)生，才有了委托者及其他第三方對受托者的審計監(jiān)督。審計監(jiān)督是確保受托責(zé)任有效履行的手段之一，是一種落實受托責(zé)任的控制機制。加強和完善對企業(yè)物資采購活動的監(jiān)督控制，一是可以保證企業(yè)資產(chǎn)的保值、增值；二是可以促使受托者千方百計完成受托責(zé)任，其中包括建立內(nèi)部控制，重視內(nèi)部審計工作。例如，通過加強和完善企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)濟責(zé)任審計，評價企業(yè)內(nèi)部控制制度是否建立、健全，企業(yè)經(jīng)營目標是否實現(xiàn)，企業(yè)財務(wù)會計及其他信息是否真實可靠，法律法規(guī)、財經(jīng)法紀是否切實得以履行。

　?。ㄈ﹥?yōu)化企業(yè)內(nèi)部審計的工作環(huán)境

　　企業(yè)內(nèi)部審計工作環(huán)境，可以分為外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部審計的外部環(huán)境是指企業(yè)內(nèi)部審計所處的特定時間和外部空間的總和。外部環(huán)境是所有企業(yè)內(nèi)部審計所面臨的特定的社會條件和物質(zhì)條件，是任何單一的企業(yè)都無能為力改變的環(huán)境因素。企業(yè)內(nèi)部審計的內(nèi)部環(huán)境，是指企業(yè)內(nèi)部審計所處的特定的時間和內(nèi)部空間的總和。相對于企業(yè)內(nèi)部審計的外部環(huán)境來說，它屬于微觀環(huán)境。

　?。?）設(shè)置獨立內(nèi)部審計機構(gòu)進行物資采購審計。無論是執(zhí)行何種審計，最關(guān)鍵的在于具有獨立性，能按規(guī)定的職權(quán)辦事，不受干涉，才能保證審計工作的公正和客觀。相對于其他類型的審計，物資采購內(nèi)部審計工作實施的好壞上依靠管理當局的重視程度和所賦予的權(quán)力大小。因此保持單位內(nèi)部審計的獨立性，首先要求內(nèi)部審計機構(gòu)在單位的組織上有較高的地位。在物資采購審計中，內(nèi)部審計是企業(yè)健全自我監(jiān)控自我約束機制、保障所有者權(quán)益的手段，是管理體制的組成部分，其組織地位應(yīng)是超然獨立于企業(yè)的其他管理部門。

　?。?）提高物資采購審計隊伍的素質(zhì)。提高物資采購中審計人員隊伍素質(zhì)，是實現(xiàn)審計工作質(zhì)量和效率的突破的關(guān)鍵。隨著審計領(lǐng)域的不斷拓展，內(nèi)部審計必須提高審計隊伍的素質(zhì)，突出多學(xué)科、高智能的特點。由于在企業(yè)內(nèi)部，管理人員和審計人員執(zhí)行同一政策，實現(xiàn)同一目標，審計人員可以滲透到企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)，工作領(lǐng)域的廣闊、無界，就必然要求內(nèi)部審計向多學(xué)科、高智能的方向發(fā)展。在物資采購中，涉及合同、數(shù)學(xué)計算、管理等各種學(xué)科的知識，審計人員若不了解這些知識，勢必會陷入審計困境。