手工審計,即傳統(tǒng)審計,稱為“手工”是針對“電算化”而言。通常我們所說的電算化審計有兩層含義:一是對會計電算化系統(tǒng)進行審計;二是利用電腦進行審計。由于會計電算化的發(fā)展,以及兩者所用工具的差異,導致了它們之間的區(qū)別。具體體現(xiàn)在以下幾個方面:
一、審計線索
在手工會計中,由原始憑證到記帳憑證,記帳憑證到登記帳簿,最后到編制報表,每一步都有文字記載和經(jīng)手人簽章,因而審計線索非常清楚。而在電算化會計系統(tǒng)中,由于電腦自身特性及會計軟件的運行特點,產(chǎn)生了以下一些問題:(1)輸入記帳憑證后,帳簿和報表瞬間自動產(chǎn)生,使證、帳、表之間的關系不易直觀地顯示;(2)電腦功能發(fā)達,容易制作副本使審計人員難以區(qū)分原件和復制件;(3)磁介質(zhì)擦寫不露痕跡的特性,使審計人員無從了解修改前的情況及修改者,甚至連數(shù)據(jù)是否修改都難以辨別。上述情況使會計電算化核算過程看起來像一只黑盒子,增加了審計人員理清審計線索的難度。
二、審計對象
審計對象是指審計行為所指向的和作用的復合體。主要是被審計單位一定時期內(nèi)會計報表所反映的經(jīng)濟活動,具體表現(xiàn)為其載體——會計資料和其他一些經(jīng)濟資料。在手工審計條件下,會計資料的載體是紙介質(zhì);而在電算化審計條件下,會計資料存儲在硬盤、軟盤、軟硬盤等磁性介質(zhì)上,其對象包括整個電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。相比紙介質(zhì)來說,磁介質(zhì)有易擦寫、不穩(wěn)定等特點。本來,會計資料是否涂改,是其合法與正確的一項重要證據(jù),但在電算化系統(tǒng)中,涂改可做到了無痕跡。此外,一些外來的因素(如病毒、瞬間高壓等)可能會造成磁盤上信息的丟失,造成會計資料的不完整。在此情況下,如何評價會計資料的正確性成為審計人員的一項新課題。
三、審計手段
在傳統(tǒng)審計中,無論是符合性測試,還是實質(zhì)性測試,抑或撰寫審計報告,均是手工操作。而在電算化審計中,很多工作可通過電腦進行。如審計抽樣,可根據(jù)統(tǒng)計分析的原理,結(jié)合計算機語言,編出一套抽樣軟件,以用于抽樣調(diào)查。毋庸置疑,應用電腦后,審計人員可免除很多煩瑣的手工計算與復核工作。利用電腦處理比手工操作更快捷、更準確,這使電算化審計效率和效果上都比手工審計進了一大步。
四、審計證據(jù)
審計證據(jù)包括實物證據(jù)、書面證據(jù)、口頭證據(jù)和環(huán)境證據(jù)四大類。在手工審計與電算化審計中,書面證據(jù)和環(huán)境證據(jù)有著不同的涵義(在此,我們姑且將電腦中的會計記錄劃歸書面證據(jù)的范疇):
1、書面證據(jù)的差異。手工審計中的書面證據(jù)包括各種原始憑證、記帳憑證、會計帳簿和明細表等,它們都有自己的作用。而在電算化審計中,在輸入記帳憑證后,其他一切都由電腦處理,帳簿和明細表等只是記帳憑證的衍生物,失去了作為證據(jù)的作用。
2、環(huán)境證據(jù)的差異。環(huán)境證據(jù)是指對被審計單位產(chǎn)生影響的各種環(huán)境事實,如被審計單位有關內(nèi)部控制的情況、管理人員素質(zhì)等。在手工審計和電算化審計條件下,內(nèi)部控制和管理人員業(yè)務技術有著不同的內(nèi)容,從而導致了環(huán)境證據(jù)的差別。
五、審計方法
在手工審計中,審計方法主要包括制定審計計劃的方法,收集審計證據(jù)的方法和提出審計報告的方法。從狹義上說,就是指與取得審計證據(jù)相關的各種方法。按不同的標準,可劃分為順查法、逆查法、詳查法、抽查法等;再具體一些,包括核對法、查詢法、函證法、觀察法、分析法等。電腦引入審計后,審計方法發(fā)生了很大的變化。它可分為計算機輔助審計方法和面向電算化會計系統(tǒng)的審計方法。關于前者,具體可閱審計署根據(jù)《中華人民共和國國家審計基本準則》制定的《審計機關計算機輔助審計辦法》。關于后者,可進一步分為電算化會計信息系統(tǒng)程序的審計方法,數(shù)據(jù)文件的審計方法和內(nèi)部控制的審計方法,具體包括測試數(shù)據(jù)法、并行模擬法、嵌入審計程序法、代碼比較法、程序解析法、受控處理法等。
六、內(nèi)部控制
進行審計時,對內(nèi)部控制的了解是一項非常重要的工作。審計人員據(jù)此估計審計風險、確定審計范圍、制定審計程序。內(nèi)部控制包括為提供取得企業(yè)特定目標的合理保證而建立的各種政策和程序。
在手工審計中,內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)由三個要素組成:控制環(huán)境、會計制度、控制程序。主要包括授權(quán)控制、責任分工、管理控制、審批和核對控制、內(nèi)部審計、業(yè)務處理標準化等內(nèi)容。這時的內(nèi)部控制是通過職責、職權(quán)分工,規(guī)定標準的業(yè)務處理程序及加強業(yè)務人員的相互聯(lián)系和相互制約來完成的。而在電算化審計中,數(shù)據(jù)的處理集中由電腦自動實現(xiàn),從而使原有的許多內(nèi)部控制過程消失了。例如,在電算化條件下,只需輸入憑證數(shù)據(jù),以后的帳簿、報表都是自動產(chǎn)生,這使手工條件下的帳證相符、帳帳相符、帳表相符等一系列核對控制失去了意義。
換個角度看,電腦的引入,又為內(nèi)部控制帶來了很多新的內(nèi)容。首先、會計軟件有自我保護作用,能實現(xiàn)一部分內(nèi)部控制的功能。具體包括輸入控制、數(shù)據(jù)處理過程控制、輸出控制等。其次,電算化系統(tǒng)條件下必須配備一定的軟件開發(fā)人員、系統(tǒng)維護人員、操作人員和管理人員,進行核算軟件的開發(fā),電算化系統(tǒng)的操作、管理與維護。這又給組織控制和操作控制帶來了新的課題。所有這些,都要求審計人員在了解內(nèi)部控制時采用新的審計程序,采取新的評價方法,以適應內(nèi)部控制的變化情況。
七、審計環(huán)境
審計環(huán)境一般包括以下幾項內(nèi)容:有關內(nèi)部控制的情況;被審計單位管理人員和業(yè)務人員的組成及素質(zhì);各種管理條件與管理水平。在電算化審計條件下,這些內(nèi)容都發(fā)生了變化,主要體現(xiàn)在:(1)電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制與手工會計下的內(nèi)部控制有著不同的內(nèi)容;(2)電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應用造成了人員結(jié)構(gòu)的變化,這種變化不僅僅體現(xiàn)在人員組成上,還體現(xiàn)在人員的知識結(jié)構(gòu)上;(3)上述變化必然會造成管理內(nèi)容、管理條件的變化,這就要求審計人員提高自身的能力,適應新的審計環(huán)境。
八、審計檔案
根據(jù)獨立審計準則第六號第十八、二十條的規(guī)定,審計檔案分為永久性檔案和當期檔案,當期檔案自審計報告簽發(fā)日起至少保存十年,永久性檔案應長期保存。相比手工審計來說,電算化系統(tǒng)審計檔案的保存至少有兩個方面的不利。首先,較難保存。因為在電子數(shù)據(jù)處理環(huán)境下,相當部分的數(shù)據(jù)是通過代碼的方式存儲在磁性介質(zhì)上,這些媒體容易因盜竊、丟失、故意或偶然的毀壞及使用等原因而受到損害。其次,成本較高。硬盤等存儲器的價格本來就高,再加上檔案至少保存十年,在此期間,或由于物理性損耗的原因,或由于電腦發(fā)展的更新?lián)Q代而使老硬盤與新電腦不能匹配的原因,這些硬盤上的數(shù)據(jù)必須不斷地被轉(zhuǎn)錄到新的硬盤上進行保存,從而造成昂貴的檔案保存成本。當然,也有有利的一面。軟件人員可使審計檔案資料實現(xiàn)電子檢索的功能,以后萬一需要,查詢起來也十分方便、快捷,這無疑比手工審計進了一大步。
九、審計人員
相對手工審計來說,電算化審計對審計人員提出了更高的要求:
1、電算化審計條件下,審計人員應具備一定的電腦知識。他不僅要有一定的分析、判斷和表述能力,還要對會計電算化系統(tǒng)有一定的了解,對其輸入輸出的控制、數(shù)據(jù)處理的過程及有可能發(fā)生的舞弊情況有深刻的認識和掌握,并積累一定的經(jīng)驗。同時,應能熟練應用計算機輔助審計技術。
2、電算化審計條件下,審計人員應掌握新的審計理論與方法。如上所述,電算化審計系統(tǒng)與手工審計系統(tǒng)相比,在審計線索、審計對象、審計手段、審計環(huán)境、審計方法等方面都發(fā)生了變化,這就要求審計人員學習新的理論知識,掌握新的審計方法技巧,以適應以后的審計工作。