淺談電算化會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案的管理

來源: 財(cái)會(huì)月刊·張忠民編輯： 2002/10/22 08:48:22　　字體：大小

　　電算化會(huì)計(jì)實(shí)行的是電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的雙套制管理。所謂紙質(zhì)檔案指的是計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會(huì)計(jì)資料及其所附的原始憑證。對它們的管理，主要是參照傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的檔案管理方法進(jìn)行，同時(shí)也要根據(jù)計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，注意其管理的規(guī)范性。

　　對于計(jì)算機(jī)打印輸出的書面檔案，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置控制機(jī)制，實(shí)行輸出檔案在機(jī)內(nèi)的自動(dòng)連續(xù)編號(hào)，以便于從總體上把握書面輸出的文檔。此外，還應(yīng)制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度，操作時(shí)嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行記錄，打印出的紙質(zhì)檔案經(jīng)審核人員核對以后，應(yīng)加蓋制單人員、審核人員、記賬人員及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的印章或者簽字，以明確責(zé)任，保證檔案的法律效力。這樣，將責(zé)任落實(shí)到人，在一定程度上能有效地保障輸出紙質(zhì)檔案的安全可靠。

　　還應(yīng)指出，在紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套制管理體制下，無論哪一種形式的保管體系，均應(yīng)注明另一種形式的相關(guān)信息。如在紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”中注明相對應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)相互對照。

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