會(huì)計(jì)電算化下年終如何制作與管理賬本

來源: 編輯： 2010/05/04 19:08:00　　字體：大小

　　年底，財(cái)務(wù)電算化的企業(yè)都要做的最后一項(xiàng)工作便是打總分類賬和明細(xì)分類賬等賬頁，這是財(cái)務(wù)檔案管理的必選項(xiàng)，而財(cái)務(wù)電算化賬本必須是以電子和紙質(zhì)的介子存儲(chǔ)。電子的賬本無論什么材料何種方式存儲(chǔ)都不能避免被刻意作弊的人的修改，現(xiàn)在財(cái)務(wù)的檔案仍然是以紙介子為標(biāo)準(zhǔn)的保存模式輔助以電子的檔案。這樣就要求財(cái)務(wù)的賬本檔案必須符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作中對賬本的要求，也要滿足國家檔案管理的要求。

　　1、為了保證數(shù)據(jù)的安全完整，財(cái)務(wù)賬冊必須是以死頁裝訂制作方式存檔，且按照檔案管理要求不能使用能生銹的金屬裝訂，為了防止賬冊的人為制假，建議使用特種設(shè)備裝訂。對于有多個(gè)核算點(diǎn)的集團(tuán)式企業(yè)最好是由總公司提取所有單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，統(tǒng)一委派打印輸出，以保證賬冊的紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子賬冊的一致。

　　2、為了保證賬頁的完整性，要求必須對賬頁進(jìn)行自然數(shù)的排序頁碼印制。

　　（1）對于單一科目裝訂成一冊或者分多冊裝訂的要全部自然數(shù)排列。

　　（2）對于多個(gè)科目合并裝訂的，要求有分別對單一科目的頁碼排列和本賬冊的自然數(shù)頁碼排列。

　　3、每個(gè)賬冊要求必須有滿足本企業(yè)管理需要的賬薄啟用表或使用登記表，表中的基本要素中要有本賬冊的頁數(shù)。表中也要有以往手工賬冊使用登記表中的所有要素。

　　4、對于合并裝訂及往來科目在每本賬冊前應(yīng)該填制本賬冊目錄，目錄的形式可以采用填制總目錄再分別填制分冊裝訂的每冊目錄，也可以直接分冊填制目錄。目錄中要有科目名稱必要的還要分組，要有起始的頁碼。

　　5、賬冊的封面要求明確的印制賬本歸屬單位及年度，還要盡可能的將本賬冊包含的科目列示清楚，在篇幅有限的情況下可以簡稱或者類別列示。

　　6、對于賬冊的封面材料，依照以往手工賬本是一種漆布加紙板的復(fù)合材料，有一定的耐水耐酸堿性能，但是這樣的材料是工業(yè)化批量生產(chǎn)的賬冊適用。所以建議使用預(yù)涂膜的新型進(jìn)口紙張作為賬冊的封面，這種紙的高耐水耐酸堿高強(qiáng)度的性能是對賬冊紙張的良好保護(hù)。

　　7、為了更加方便的查閱財(cái)務(wù)賬本也可以在每冊的賬冊脊背上印制本賬冊的分面的內(nèi)容，限于篇幅可以簡化表達(dá)。這樣做也提高了本賬冊的美觀。

　　8、關(guān)于賬頁的打印輸出，必須預(yù)先進(jìn)行總體格式的確定，使得全部的賬頁面貌統(tǒng)一。尤其是總公司下管轄多個(gè)核算單位的統(tǒng)一格式非常重要。電算化之后對于手工習(xí)慣使用的多欄次明細(xì)賬，就沒有使用價(jià)值了，多數(shù)的統(tǒng)計(jì)平衡工作都是可以在電腦上完成了。建議全部采用三欄式的明細(xì)賬，A4幅面制作。工作流程作如下的建議：

　?。?）首先要導(dǎo)出本企業(yè)當(dāng)年的科目表。

　?。?）對每個(gè)科目及明細(xì)科目要標(biāo)示出需要打印總賬頁還是逐筆明細(xì)賬還是數(shù)量金額賬。堅(jiān)持輸出多欄賬的企業(yè)也同時(shí)要做出相應(yīng)的標(biāo)示。

　　（3）對于需要合并的賬頁進(jìn)行初步合并，編輯好目錄及賬薄啟用表。

　?。?）審查編輯好的賬冊，確認(rèn)后輸出，交付裝訂。

　　（5）驗(yàn)收裝訂完畢的賬冊，歸檔或者保存在財(cái)務(wù)一年。

　　總之，一本合格的、美觀的賬冊就是一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作優(yōu)秀的體現(xiàn)，作為財(cái)務(wù)人員也需要將一年的辛苦工作作一個(gè)良好的封裝，作為財(cái)務(wù)管理者也有責(zé)任保證企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的不錯(cuò)不漏不毀并易于查閱。

【我要糾錯(cuò)】責(zé)任編輯：文會(huì)計(jì)

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