會計(jì)電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計(jì)核算資料等。其他電子會計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)，是由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)電子數(shù)據(jù)資料，如電子經(jīng)濟(jì)合同、電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、電子財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的電子數(shù)據(jù)資料、會計(jì)電子檔案移交清冊、會計(jì)電子檔案保管清冊、會計(jì)電子檔案銷毀清冊等。實(shí)行會計(jì)電算化的單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)核算資料均應(yīng)視同為會計(jì)檔案一并管理。隨著新經(jīng)濟(jì)時代的到來，會計(jì)電子檔案與紙質(zhì)會計(jì)檔案并存，而且會計(jì)電子檔案大有取代紙質(zhì)會計(jì)檔案之勢。

　　一、會計(jì)電子檔案的特征

　　1.會計(jì)電子檔案對環(huán)境的依賴性強(qiáng)。會計(jì)電子檔案的使用依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件系統(tǒng)，會計(jì)電子檔案的儲存對周圍環(huán)境要求苛刻。磁性介質(zhì)對環(huán)境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。如果不在數(shù)據(jù)安全方面加強(qiáng)管理，則數(shù)據(jù)丟失和毀損的可能性較之手工會計(jì)系統(tǒng)大大提高。

　　2.會計(jì)電子檔案缺乏直觀可視性。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)電子檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件環(huán)境中才能可視。數(shù)字化的特征使會計(jì)電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導(dǎo)致會計(jì)電子檔案與會計(jì)信息使用者之間缺乏人性化的和諧關(guān)系。

　　3.會計(jì)電子檔案具有技術(shù)性。技術(shù)文檔主要是指與會計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和使用密切相關(guān)的技術(shù)性文檔，解釋會計(jì)電子檔案的設(shè)計(jì)和運(yùn)行情況。技術(shù)文檔主要分為開發(fā)性技術(shù)文檔和使用性技術(shù)文檔。開發(fā)性技術(shù)文檔主要描述會計(jì)電子檔案系統(tǒng)開發(fā)過程中的各種分析、設(shè)計(jì)情況。使用性技術(shù)文檔主要用來指導(dǎo)用戶對會計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作、利用。

　　4.會計(jì)電子檔案控制的復(fù)雜性。一般來說，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計(jì)算機(jī)軟件控制、輸入數(shù)據(jù)的機(jī)內(nèi)檢驗(yàn)等。會計(jì)電子檔案系統(tǒng)控制技術(shù)的復(fù)雜性表現(xiàn)在系統(tǒng)人工控制與各類程序化控制相結(jié)合。

　　5.會計(jì)電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。從電子數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來看，電子數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)高度集中的特點(diǎn)，因而非常容易泄密。傳統(tǒng)會計(jì)實(shí)行紙質(zhì)檔案管理，在網(wǎng)絡(luò)時代，新型磁性介質(zhì)檔案管理將取代紙質(zhì)檔案管理成為新的管理方式。電子數(shù)據(jù)是以數(shù)字編碼的形式存儲在各種磁性介質(zhì)上的，而磁性介質(zhì)不但體積小而且存儲容量大，因此電子數(shù)據(jù)資料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范圍廣、涉及的時間長。

　　二、會計(jì)電子檔案的保管原則

　　1.會計(jì)電子檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征，具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性，能滿足未來會計(jì)電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

　　2.嚴(yán)密的監(jiān)察。會計(jì)電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實(shí)施記錄加以審查和比較。

　　3.應(yīng)急規(guī)則。應(yīng)制定適宜的計(jì)劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

　　4.數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。文件的處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點(diǎn)等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管，并嚴(yán)格限制別人接觸文件。

　　三、會計(jì)電子檔案的保管要求

　　1.建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度是指一個企業(yè)或單位為了保護(hù)資產(chǎn)的安全性、會計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性、提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)部采取的一系列制度、方法和手續(xù)。與傳統(tǒng)內(nèi)部控制相比不同的是，會計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工會計(jì)系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。會計(jì)檔案信息化要求內(nèi)部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料準(zhǔn)確、可靠是內(nèi)部控制的主要目的，內(nèi)部控制制度可有效地保證會計(jì)電子檔案的安全和可靠。

　　2.建產(chǎn)嚴(yán)格的認(rèn)證制度，引入加密技術(shù)。在手工會計(jì)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個部門和人員，而會計(jì)電子檔案系統(tǒng)的突出特點(diǎn)是數(shù)據(jù)的處理和存儲的集中化，由此給數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。如未經(jīng)授權(quán)的人員可以利用計(jì)算機(jī)輕而易舉地瀏覽大部分文件和數(shù)據(jù)，從而使得機(jī)密數(shù)據(jù)被泄露。而嚴(yán)格的認(rèn)證制度可以防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會計(jì)電子檔案系統(tǒng)。認(rèn)證技術(shù)包括不同權(quán)限的口令認(rèn)證、指紋認(rèn)證、全息認(rèn)證等。加密技術(shù)的引入可有效保證數(shù)據(jù)的安全性。密碼學(xué)就是在破譯和反破譯的過程中發(fā)展起來的。加密算法就是用基于數(shù)學(xué)計(jì)算方法與一串?dāng)?shù)字（密鑰）對普通的文本（信息）進(jìn)行編碼，產(chǎn)生不可理解的密文的一系列步驟。發(fā)送方在信息發(fā)送到公共網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)之前將消息進(jìn)行加密，接收方收到消息后對其解碼（亦稱為解密），所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

　　3.建立授權(quán)操作制度，實(shí)行崗位專人專職制度，避免越權(quán)操作。根據(jù)責(zé)、權(quán)、利、效相結(jié)合的原則，對不同的崗位賦予不同的權(quán)限，可設(shè)立系統(tǒng)主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責(zé)，在會計(jì)電子檔案管理中肩負(fù)不同的責(zé)任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監(jiān)督作用。崗位的職責(zé)應(yīng)明確，既不能出現(xiàn)管理的盲點(diǎn)，也不能出現(xiàn)職責(zé)的交叉和重復(fù)。采取不相容職責(zé)相分離的措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制。設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防會計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。

　　4.降低會計(jì)電子檔案毀損和丟失的風(fēng)險。數(shù)據(jù)大量集中地存儲于磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)中，一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊這類突發(fā)事件，就可能使全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。會計(jì)電子檔案室應(yīng)滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恒溫、防變形、防磨損、防強(qiáng)震等要求，保證存儲介質(zhì)的物理性能不改變，以提高電子數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。會計(jì)電子檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控和報警防盜設(shè)備，配備專門的安全保衛(wèi)人員。會計(jì)電子檔案室應(yīng)安裝溫度感應(yīng)設(shè)備，一旦有火災(zāi)發(fā)生，可及時報警。會計(jì)電子檔案室應(yīng)安排在地理位置較高的樓層，應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)配備相應(yīng)的防火器材，防止水災(zāi)、火災(zāi)的發(fā)生。會計(jì)電子檔案室應(yīng)采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架。會計(jì)電子檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，防止電子數(shù)據(jù)被磁化，導(dǎo)致會計(jì)電子檔案的丟失和毀損。會計(jì)電子檔案室應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀。會計(jì)電子檔案室應(yīng)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利于查閱。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)將打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案和會計(jì)電子檔案一起保存。

　　5.實(shí)現(xiàn)會計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化。會計(jì)電子檔案的備份和恢復(fù)是保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施。會計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成數(shù)據(jù)備份的習(xí)慣，同時注明備份時間和操作員的編號；會計(jì)電子檔案管理人員應(yīng)根據(jù)會計(jì)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)量的多少定期對這些檔案進(jìn)行檢查和拷貝，以防止因磁性介質(zhì)的毀損而使信息丟失。對會計(jì)電子檔案應(yīng)定時進(jìn)行雙備份或多備份，備份數(shù)據(jù)和原件數(shù)據(jù)不能存放在同一地點(diǎn)，應(yīng)設(shè)立兩個會計(jì)電子檔案保管室，并且分別設(shè)在不同的存放地點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)會計(jì)電子檔案多備份管理的規(guī)范化和制度化，設(shè)立信息備份員，專門負(fù)責(zé)會計(jì)電子檔塞的備份工作。同時，由專人進(jìn)行檢查和監(jiān)督，以保證會計(jì)電子檔案的絕對安全。所有備份的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤刻錄，以保證數(shù)據(jù)的安全。年終要將當(dāng)年形成的所有會計(jì)電子檔案信息整理歸類，并標(biāo)明日期、內(nèi)容目錄、備份人姓名等內(nèi)容，用于存檔的光盤還需系統(tǒng)管理員和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名。對系統(tǒng)日志文件要特別重視。系統(tǒng)日志文件是指系統(tǒng)以文本的形式將每天的財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時間記錄下來所形成的文件。它一方面可以用來考核各會計(jì)人員的工作業(yè)績，另一方面一旦出現(xiàn)系統(tǒng)故障，能夠及時查明故障原因，追查操作人員的責(zé)任。

　　6.將會計(jì)電子檔案的格式隨技術(shù)的發(fā)展不斷升級，使不同時期的會計(jì)電子檔案具有兼容性。會計(jì)電子檔案存放的格式應(yīng)具有通用性、易識別性，隨著文檔技術(shù)的不斷升級，作為會計(jì)電子檔案應(yīng)保證不同時期數(shù)據(jù)的兼容性和數(shù)據(jù)處理的方便性。由于當(dāng)前軟件技術(shù)的局限性，由低版本操作系統(tǒng)生成的會計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)行，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成的文件在新系統(tǒng)中不能被解讀，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)和信息管理活動的盲區(qū)，帶采巨大的損失。

　　7.定期對會計(jì)電子檔案進(jìn)行檢測，及時做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。要采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式定期對會計(jì)電子檔案進(jìn)行檢測。檢測的主要內(nèi)容為：①進(jìn)行外觀檢查，確定存儲介質(zhì)表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔以及有無霉斑出現(xiàn)等。②進(jìn)行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對會計(jì)電子檔案進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。對于在檢測中發(fā)現(xiàn)有差錯的存儲介質(zhì)，要及時進(jìn)行修正或更新。③要健全檢測、維護(hù)的審批、登記管理工作，進(jìn)行檢測、維護(hù)要經(jīng)過審批，審批、檢測、維護(hù)等資料要?dú)w檔保留，嚴(yán)禁隨意進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝。

　　8.提高會計(jì)電子檔案保管人員的素質(zhì)。保管人員的素質(zhì)在會計(jì)電子檔案保管中起核心和關(guān)鍵作用，具體表現(xiàn)為保管人員的素質(zhì)要滿足會計(jì)電子檔案保管工作的要求。保管人員應(yīng)掌握會計(jì)學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)和信息系統(tǒng)的基本理論、基本方法和基本技能，還應(yīng)了解計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件工程、軟件設(shè)計(jì)技術(shù)等。在會計(jì)電子檔案系統(tǒng)中，不僅對保管人員的專業(yè)知識、基本技能有了新的要求，而且在道德標(biāo)準(zhǔn)、工作態(tài)度上也有了更高的要求。因此，為了提高保管人員的素質(zhì)，必須在保管人員招聘、選拔、提升等環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格長效的控制制度。對現(xiàn)有的會計(jì)檔案保管人員可與會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和使用人員進(jìn)行崗位交叉培訓(xùn)，在當(dāng)前高等教育專業(yè)設(shè)置過于狹窄、畢業(yè)生知識單一的情況下，這無疑是快速培養(yǎng)復(fù)合型會計(jì)電子檔案保管人才的有效途徑。在聘用環(huán)節(jié)，要進(jìn)行必要的考試以確定其知識、技能狀況；要進(jìn)行有效的履歷審查以確定其在道德品質(zhì)上是否存在不良記錄和誠信水平。在保管人員的使用中，要進(jìn)行嚴(yán)格和定期的工作成果考核，要建立相應(yīng)的激勵和約束管理機(jī)制，要明確崗位晉升的條件并為保管人員提供繼續(xù)教育的機(jī)會。