會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)

牟老師解析物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)收賬款管理難題

物業(yè)管理企業(yè)按存在的形式分為獨(dú)立的物業(yè)管理公司與附屬于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商的物業(yè)公司。多數(shù)小區(qū)的物業(yè)管理公司是由房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商成立的，開(kāi)發(fā)商成立物業(yè)管理公司有個(gè)目的，一方面為了促進(jìn)銷(xiāo)售，另外一方面，在開(kāi)發(fā)與全身退出的過(guò)程中，由物業(yè)管理公司作為中間環(huán)節(jié)，可以緩沖開(kāi)發(fā)商與業(yè)主之間的糾紛，從而降低對(duì)樓盤(pán)銷(xiāo)售量的影響。

從開(kāi)發(fā)商成立物業(yè)公司的目的來(lái)看，在開(kāi)發(fā)商全身退出前，物業(yè)管理公司的自主性會(huì)存在一定的制約。開(kāi)發(fā)商為了創(chuàng)造品牌、減少與業(yè)主糾紛所產(chǎn)生的負(fù)面影響，作為股東的開(kāi)發(fā)商會(huì)要求物業(yè)管理公司提高服務(wù)質(zhì)量。在對(duì)物業(yè)管理公司的考核方面，重心可能就放在客戶(hù)的滿(mǎn)意度上，而對(duì)一些經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、應(yīng)收賬款回籠、成本費(fèi)用的控制等財(cái)務(wù)指標(biāo)適當(dāng)放低，甚至?xí)��?duì)物業(yè)管理公司前期進(jìn)行經(jīng)營(yíng)性補(bǔ)貼。

然而開(kāi)發(fā)商與物業(yè)管理公司是兩個(gè)獨(dú)立的法人單位，開(kāi)發(fā)商在完成開(kāi)發(fā)撤離后，物業(yè)管理公司前期為滿(mǎn)足項(xiàng)目開(kāi)發(fā)而做出的一些管理行為勢(shì)必會(huì)使業(yè)主養(yǎng)成一定的行為習(xí)慣，高質(zhì)量的服務(wù)享受、習(xí)慣性的應(yīng)付款拖延，再加上有些物業(yè)管理公司自身管理的不善，使得本是微利行業(yè)的物業(yè)管理公司面臨許多財(cái)務(wù)上的難題。

一、應(yīng)收賬款形成的原因

外部原因：

業(yè)主自身的原因。業(yè)主對(duì)物業(yè)的預(yù)期與現(xiàn)實(shí)存在差異，用戶(hù)對(duì)物管企業(yè)管理與服務(wù)過(guò)程中的業(yè)務(wù)認(rèn)識(shí)的不一致，對(duì)物業(yè)管理不滿(mǎn)意導(dǎo)致拖欠費(fèi)用。

物業(yè)既可以滿(mǎn)足生活的需要，還可以用于投資。業(yè)主收樓后，等待物業(yè)出租的過(guò)程中，應(yīng)收賬款產(chǎn)生而未得到及時(shí)清償。另外業(yè)主在使用物業(yè)過(guò)程中，出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)上的虧損也會(huì)成款項(xiàng)拖欠。

內(nèi)部原因：

主要是內(nèi)部管理過(guò)程不完善形成應(yīng)收賬款。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)，供水、供電、供氣、通訊、有線電視等單位應(yīng)當(dāng)向最終用戶(hù)收取有關(guān)費(fèi)用。物業(yè)服務(wù)企業(yè)接受委托代收上述費(fèi)用的，可向委托單位收取手續(xù)費(fèi)，但不得向業(yè)主收取手續(xù)費(fèi)或水電周轉(zhuǎn)金。

實(shí)際上，相關(guān)的責(zé)任單位會(huì)以計(jì)量表的安裝不符合規(guī)定而拒絕收取費(fèi)用，使得向最終用戶(hù)收取的職責(zé)由物業(yè)管理企業(yè)來(lái)履行，相關(guān)單位每月抄取總表數(shù)據(jù)向物業(yè)管理企業(yè)收取，而物管企業(yè)則抄取各分表向業(yè)主代收。

在這種情況下，物管企業(yè)面對(duì)的是每一個(gè)最終用戶(hù)，且抄表還有時(shí)間的要求，相關(guān)單位一般是月底或者月初來(lái)抄總表，而物管企業(yè)在月初向業(yè)主發(fā)出的《繳費(fèi)通知單》內(nèi)必須包含此部分代收項(xiàng)目的內(nèi)容，業(yè)主多、時(shí)間緊、工作量大，特別是大型的物業(yè)管理項(xiàng)目，僅抄表這項(xiàng)工作就需要投入大量的人力物力，相關(guān)人員的責(zé)任心不能把控，此部分應(yīng)收款項(xiàng)的管理容易產(chǎn)生一些人為的漏洞，造成應(yīng)收而未收。

二、物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)收賬款管理的應(yīng)對(duì)之策

1、基于外部因素產(chǎn)生應(yīng)收賬款的應(yīng)對(duì)之策

①對(duì)欠費(fèi)的業(yè)主欠費(fèi)原因進(jìn)行分析，根據(jù)不同業(yè)戶(hù)的信譽(yù)情況實(shí)行不同的信用授信。

②加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，換位思考，用心與業(yè)主溝通交流，幫助他們解決問(wèn)題，進(jìn)一步換取業(yè)主對(duì)企業(yè)服務(wù)的認(rèn)可。

③加強(qiáng)應(yīng)收賬款對(duì)賬與催收的日常管理工作，獲取業(yè)主對(duì)應(yīng)收賬款的書(shū)面確認(rèn)資料。

根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)不得使用停水停電等措施催收欠款，考慮到物業(yè)管理行業(yè)的特殊性，企業(yè)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)的催收多采用提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)有效溝通的方式來(lái)促進(jìn)應(yīng)收款項(xiàng)的回籠。如果通過(guò)法律訴訟手段催收款項(xiàng)，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，還會(huì)產(chǎn)生一些不必要的麻煩，所以訴訟是物業(yè)管理企業(yè)催收欠款的保留手段。訴訟時(shí)對(duì)證明材料的提供、訴訟時(shí)效的要求較嚴(yán)格，所以平時(shí)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)做好日常催收與對(duì)賬的相應(yīng)資料的收集工作，并注意訴訟的時(shí)效性。

2、基于內(nèi)部因素產(chǎn)生應(yīng)收賬款的應(yīng)對(duì)之策

加強(qiáng)應(yīng)收款項(xiàng)的內(nèi)部管理，應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

①根據(jù)不相容職位分離的原則加強(qiáng)內(nèi)部管理

崗位職責(zé)的設(shè)立需要根據(jù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)來(lái)設(shè)置，對(duì)于代收代付的內(nèi)部管理流程一般為“抄表-復(fù)核-制作收費(fèi)臺(tái)賬-發(fā)《繳費(fèi)通知單》-收費(fèi)”，根據(jù)不相容職位分離的原則，這幾個(gè)環(huán)節(jié)的操作人員應(yīng)為不同職位的人員，抄表人與復(fù)核人分離，制作收費(fèi)臺(tái)賬的人員與收費(fèi)分離，數(shù)據(jù)錄入軟件后相關(guān)人員不能有修改的權(quán)限。通過(guò)職位的分離，各自履行各自的職責(zé)，并實(shí)行必要的輪崗制，以防止人員串通修改數(shù)據(jù)。

一般來(lái)說(shuō)，人員的設(shè)置上抄表人由工程部派人，復(fù)核人由物業(yè)部派人并按復(fù)核抽查的比例進(jìn)行抽查，制作收費(fèi)臺(tái)賬的人員由物業(yè)部門(mén)派人，收費(fèi)員由財(cái)務(wù)部或者由物業(yè)部派人兼職，對(duì)前臺(tái)收費(fèi)軟件數(shù)據(jù)的修改的權(quán)限一般由財(cái)務(wù)部掌管并需設(shè)定數(shù)據(jù)修改的管理流程，各部門(mén)互相牽制又互相合作。

②加強(qiáng)管理流程過(guò)程的管理

整個(gè)流程的管理過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

企業(yè)抄表時(shí)間盡量與收費(fèi)單位抄總表時(shí)間接近，復(fù)表時(shí)間盡量與抄表時(shí)間接近，以減少因時(shí)間的不一致而使數(shù)據(jù)差異過(guò)大，導(dǎo)致無(wú)法分析差異產(chǎn)生的真正原因。

工程部與財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)每月的收付情況進(jìn)行分析，分析產(chǎn)生差異的原因。

從總量方面看，相關(guān)單位抄的總表數(shù)與企業(yè)抄的分表數(shù)據(jù)匯總的對(duì)應(yīng)差異，剔除因抄表時(shí)間的不一致而產(chǎn)生的合理差異后，查看是否還存在差異。

從結(jié)構(gòu)方面看，需要對(duì)產(chǎn)生異常的分表進(jìn)行分析，分析是表壞了，還是業(yè)主自己造成的，或者是其他原因。

日常管理過(guò)程中，會(huì)遇到表壞了、爆管等非人為原因造成的差異，也會(huì)有人為原因。特別是管理業(yè)戶(hù)多的項(xiàng)目，一些經(jīng)辦人員因平時(shí)的工作與業(yè)戶(hù)交往過(guò)密，或者一些個(gè)人的原因，在抄表的過(guò)程中人為的不抄或者少抄，在制作臺(tái)賬的過(guò)程中少計(jì)讀數(shù)，使得業(yè)戶(hù)少交費(fèi)用，而該部分作為公司的經(jīng)營(yíng)成本由公司承擔(dān)了。這就要求相關(guān)管理人員對(duì)數(shù)據(jù)要敏感，并且需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的復(fù)查力度，需要結(jié)合前幾個(gè)月、上一年的數(shù)據(jù)作為參考來(lái)分析。

3、利用公司政策促進(jìn)應(yīng)收款的催收回籠

物業(yè)管理企業(yè)在日常管理過(guò)程中都有考核方案，有各種考核指標(biāo)，如安全事件的發(fā)生率、客戶(hù)滿(mǎn)意度、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)等，經(jīng)營(yíng)指標(biāo)中應(yīng)收賬款的回收率應(yīng)作為一個(gè)重要的考核指標(biāo)。

若應(yīng)收賬款回收率設(shè)置為： 應(yīng)收賬款回收率 ＝ 當(dāng)期收回的款項(xiàng) ÷ 當(dāng)期應(yīng)收款項(xiàng) ，這樣容易造成期初數(shù)越積越多。

在此建議回收率的公式修改為： 應(yīng)收賬款回收率 ＝ 當(dāng)期收回的應(yīng)收款項(xiàng) ÷ （ 期初應(yīng)收款項(xiàng)余額 ＋ 當(dāng)期應(yīng)收款項(xiàng) ） 

在會(huì)計(jì)核算上在確認(rèn)應(yīng)收款項(xiàng)時(shí)建議將一些常規(guī)的收入與代收項(xiàng)目都通過(guò)“應(yīng)收賬款”科目進(jìn)行核算以反映整個(gè)應(yīng)收與收到的過(guò)程，回收率的考核基數(shù)標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況而定，超過(guò)則提出一部分與其他的經(jīng)營(yíng)指標(biāo)結(jié)合作為獎(jiǎng)勵(lì)基金以促進(jìn)應(yīng)收款項(xiàng)管理部門(mén)對(duì)應(yīng)收款的催收。

結(jié)合物業(yè)管理行業(yè)特殊性，建議應(yīng)收款項(xiàng)的管理由物業(yè)部擔(dān)責(zé)管理，作為物業(yè)部的一個(gè)考核指標(biāo)。因?yàn)槲飿I(yè)部是一個(gè)綜合性的部門(mén)，相對(duì)其他部門(mén)，該部門(mén)與業(yè)戶(hù)的交往更密切，對(duì)業(yè)戶(hù)的情況了解更充分，將應(yīng)收賬款回籠考核與該部門(mén)捆綁后，更利于提高物業(yè)管理的綜合服務(wù)質(zhì)量，便于資金回籠。

綜上所述，現(xiàn)金是企業(yè)生存與發(fā)展的血液，應(yīng)收賬款的回籠直接影響到企業(yè)的現(xiàn)金流，從而影響企業(yè)的生存與發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理成為了物業(yè)管理企業(yè)的一個(gè)重要部分，特別提出以上建議供大家參考。

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