單位的會計(jì)檔案包括貯存在磁盤（軟盤和硬盤）上的會計(jì)文件和會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表等書面形式的會計(jì)核算資料。
一、數(shù)據(jù)資料管理與保密
機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、帳冊、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會制度使用、保管。
1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記帳憑證一律由專職會計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。
銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。
現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管
轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。
4、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。
（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。
�。�2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。
�。�3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。
�。�4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。
�。�5）會計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會人員審核無誤后簽字生效。
5、其他
由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。
二、數(shù)據(jù)備份管理
1、由于會計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。
2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。
3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
三、會計(jì)檔案管理
1、會計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表，必須有會計(jì)主管的簽章才能存檔保管。
2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。
3、由打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表等書面形式的會計(jì)檔案按《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。
4、隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會計(jì)檔案保管。
5、各類會計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過會計(jì)主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
6、必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。
