嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系，又要相互制約，嚴(yán)格的內(nèi)控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。國(guó)內(nèi)外會(huì)計(jì)電算化的實(shí)踐表明，計(jì)算機(jī)本身處理出錯(cuò)率幾乎為零，但人為造成出錯(cuò)和舞弊的現(xiàn)象卻有增無(wú)減，而且一旦出現(xiàn)舞弊問(wèn)題，就會(huì)造成巨大的損失。因此，制定嚴(yán)格的內(nèi)控制度是非常必要的。就目前我國(guó)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看，大部分還停留在一般應(yīng)用水平上，對(duì)于人員職責(zé)分工，數(shù)據(jù)備份和保管，軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足。因此，強(qiáng)化內(nèi)控管理，提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。
加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度，可從以下幾方面入手：
一、加強(qiáng)程序操作控制
加強(qiáng)程序操作控制是針對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量，減少差錯(cuò)和事故的發(fā)生，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程，這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對(duì)電腦機(jī)房?jī)?nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則提出了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說(shuō)明以及非常情況下的處理等。具體要求主要包括：①無(wú)關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房操作；②各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證；③數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問(wèn)時(shí)，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行核對(duì)，不能擅自修改；④機(jī)房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)；⑤不準(zhǔn)把外來(lái)的軟盤帶入機(jī)房；⑥發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，應(yīng)按系統(tǒng)提供的功能加以改正、如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；⑦開(kāi)機(jī)后，操作人員不能擅自離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)；⑧要做好數(shù)據(jù)的日備份，同時(shí)還要有周備份、月備份。當(dāng)然，這些制度并不是一成不變的，還必須隨著業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的變化而不斷修改完善。只有通過(guò)制定完備詳盡的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。
二、加強(qiáng)人員職能控制
由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中，必須明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。所謂組織控制，就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工，并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)建立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。
職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以彌補(bǔ)不相容職能集中化的不足。
此外，為了促使操作人員更好地履行其職責(zé)，還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進(jìn)行職能分工，從而起到各個(gè)部門權(quán)力相互制約、相互平衡的作用。如一般商業(yè)公司的軟件控制，主要是局域網(wǎng)組成的服務(wù)器、PC機(jī)、POS機(jī)等，可以結(jié)合商業(yè)企業(yè)自身特點(diǎn)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)良好的保密機(jī)制以及采用訪問(wèn)控制、口令控制技術(shù)的特征，形成以在服務(wù)器上運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，即俗稱的“后臺(tái)”，并采用操作系統(tǒng)以及各賬臺(tái)的POS機(jī)聯(lián)機(jī)操作等。在運(yùn)行中，后臺(tái)管理通過(guò)商品從購(gòu)、銷、調(diào)、存各個(gè)方面入手。進(jìn)貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務(wù)部進(jìn)行輸入登記，然后由財(cái)務(wù)部審核入賬；銷貨則采用單品管理，通過(guò)收銀POS機(jī)的輸入，電腦月終匯總，產(chǎn)生各類報(bào)表供財(cái)務(wù)部入賬使用，從而體現(xiàn)了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。
三、加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
這項(xiàng)控制制度是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行發(fā)生錯(cuò)誤。它主要包括接觸控制、環(huán)境保護(hù)和安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源，以保證各項(xiàng)資源的正確性。主要的控制措施包括：①訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作單位電腦；②設(shè)置操作權(quán)限限制；③利用操作人員身份的密碼進(jìn)行控制；④隔離數(shù)據(jù)存貯和處理程序；⑤設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所導(dǎo)致的計(jì)算機(jī)故障，保證機(jī)器正常運(yùn)行，主要包括：機(jī)房環(huán)境保護(hù)、保護(hù)性設(shè)備配備以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng)，并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機(jī)房環(huán)境安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，單位還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制，包括設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全性指標(biāo)，包括數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)控制、身份識(shí)別等內(nèi)容，并且針對(duì)單位的特定狀況，開(kāi)發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來(lái)保護(hù)系統(tǒng)。
四、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)
內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的重要制度安排。在會(huì)計(jì)電算化工作中，由于是人機(jī)對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高的要求。筆者認(rèn)為，內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：①對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合單位內(nèi)控制度，會(huì)計(jì)憑證附件是否規(guī)范與完整；②審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊(cè)內(nèi)容，做到賬表相符，對(duì)錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)加以調(diào)整；③監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；④對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止出現(xiàn)漏洞。
隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普遍運(yùn)用，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度中的新問(wèn)題將不斷出現(xiàn)。對(duì)其進(jìn)行深入研究，必將形成新的會(huì)計(jì)理論和方法，而新的會(huì)計(jì)理論和方法的確立，又將使電算化會(huì)計(jì)獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展，同時(shí)，通過(guò)對(duì)電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷調(diào)整與改善，真正做到保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性。
