隨著會(huì)計(jì)電算化的普及與深入，會(huì)計(jì)工作行程與會(huì)外信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)都在一定程度上受到了影響。作為會(huì)計(jì)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，會(huì)計(jì)檔案管理工作也相應(yīng)發(fā)生了一些變化。
會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄和重要依據(jù)，有著極為重要的經(jīng)濟(jì)意義與法律意義。會(huì)計(jì)電算化使大量信息由存放于傳統(tǒng)的紙介質(zhì)轉(zhuǎn)向磁盤、光盤、膠片等新興介質(zhì)，而會(huì)計(jì)信息也從來像今天邊樣豐富，大量明細(xì)化核算資料與會(huì)計(jì)綜合資料形成了海量數(shù)據(jù)，這在一定程度上形成了幾個(gè)誤區(qū)，一是認(rèn)為計(jì)算機(jī)磁盤、光盤上各種數(shù)據(jù)應(yīng)有盡有，既然不可能全部打印出來，索性不用打印了；二是認(rèn)為計(jì)算機(jī)不可靠，只有將會(huì)計(jì)資料打印出來才可信賴；三是認(rèn)為電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案工作與原來沒什么不同，只要保管好憑、賬簿、報(bào)表就行了。這些想法都沒有充分考慮到電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的新變化和新要求，具體來說主要有以下幾方面應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。
1、保密性要求進(jìn)一步增強(qiáng)。會(huì)計(jì)部門是企業(yè)信息處理的核心，會(huì)計(jì)信息常常涉及企業(yè)深層次的機(jī)密。如預(yù)決算數(shù)據(jù)、材料采購與產(chǎn)品銷售價(jià)格、成本構(gòu)成比例、客戶與供應(yīng)商往來情況等重要的資料，一旦被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲得或竊取，會(huì)給企業(yè)造成難以估計(jì)的損失。
從內(nèi)部來講，如果企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不夠嚴(yán)密，會(huì)計(jì)信息通過局域網(wǎng)為非授人員窺知，如薪金、費(fèi)用、信用卡資料等數(shù)據(jù)，會(huì)給企業(yè)管理造成不利影響，而信用卡資料一旦為他人非法利用會(huì)使持卡人蒙受較大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在電算化條件下，企業(yè)財(cái)務(wù)、信息等部門應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)保密觀念。提高會(huì)計(jì)檔案的保密性要求。
2、存儲(chǔ)與調(diào)用要求增添了新的內(nèi)容。電算化條件下，除了必要的會(huì)計(jì)檔案以電子存儲(chǔ)和紙介質(zhì)存儲(chǔ)兩種形式立檔保存外，更多的數(shù)據(jù)僅以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存。這就給檔案存儲(chǔ)提出了新的技術(shù)要求：防磁、防塵、防光、防潮，同時(shí)必須定期復(fù)制、防病毒感染，決不是簡(jiǎn)單地放入檔案柜一鎖了之。
目前，財(cái)務(wù)軟件的備份數(shù)據(jù)多數(shù)具有不可分割的弱點(diǎn)，一張備份盤往往包含了大部分財(cái)務(wù)信息，一般說來這些數(shù)據(jù)只有通過財(cái)務(wù)軟件才能打開，由軟件根據(jù)權(quán)限決定其使用范圍。但是一些財(cái)務(wù)軟件尤其是早期的財(cái)務(wù)軟件，加密程度低，具備數(shù)據(jù)庫知識(shí)的人可以很容易地打開，甚至隨意更改。這要求會(huì)計(jì)檔案管理工作者必須避免借用者越權(quán)使用。現(xiàn)在普遍建議財(cái)務(wù)部門采用大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有條件可以建立數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)，借鑒并利用其嚴(yán)密的安全機(jī)制。這一點(diǎn)企業(yè)開發(fā)或外購財(cái)務(wù)軟件時(shí)要慎重考慮。
3、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展給會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了新的課題。會(huì)計(jì)電算化發(fā)展到今天，網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)越來越鮮明。首先是局域網(wǎng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)立一般采用三種模式：一是集中型。管理信息系統(tǒng)在一個(gè)服務(wù)器下處于一個(gè)局域網(wǎng)，這有利于信息資源共字，弱點(diǎn)是財(cái)務(wù)信息易受到財(cái)務(wù)部門以外人員的截取。二是獨(dú)立成體系。財(cái)務(wù)部門與其他部門的系統(tǒng)是分割的，數(shù)據(jù)聯(lián)系是單向的，只能由財(cái)務(wù)部門主動(dòng)提取或送出數(shù)據(jù)、這明顯不適應(yīng)現(xiàn)代IT潮流和ERP建設(shè)的要求。三是子系統(tǒng)型。在整體局域網(wǎng)下，財(cái)務(wù)部門再設(shè)立子局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)雙重安全驗(yàn)證，缺點(diǎn)是增加了運(yùn)行成本。應(yīng)該說第一種模式是方向，但同時(shí)應(yīng)借鑒第三種模式的優(yōu)點(diǎn)，以充分適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求。
其次是因特網(wǎng)。過去企業(yè)主要采用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)遠(yuǎn)程通訊，與因特網(wǎng)相比通訊成本、易用性等方面存在明顯不足�，F(xiàn)在各企業(yè)通過因特網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)是十分普遍的事情，但多數(shù)采用明碼傳輸，安全性方面并不十分可靠。一些軟件公司面向中小企業(yè)推出了網(wǎng)上理財(cái)軟件，甚至出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)，部分大企業(yè)也開始著手將財(cái)務(wù)軟件或管理信忠系統(tǒng)平臺(tái)向因特網(wǎng)移植，這些努力將對(duì)財(cái)務(wù)軟件的發(fā)展產(chǎn)生一定影響，同時(shí)也給會(huì)計(jì)檔案管理工作人員提出了新的任務(wù)和挑戰(zhàn)。
