目前,在各種電算化會計軟件中存在著各種不同的處理方法,這是很正常的。但是處理方法的不同直接關(guān)系到用戶的操作是否方便,有的甚至關(guān)系到數(shù)據(jù)的正確性。因此,有必要對不同的處理方法作一分析,從而尋求一種較好的方法。
一、憑證輸入采用記帳憑證還是原始憑證
目前大多數(shù)會計軟件都采用記帳憑證輸入法,即原始憑證先由人工填寫成記帳憑證,再輸入計算機。有人提出,既然是電算化,何不把原始憑證直接輸入計算機,計算機再根據(jù)原始憑證自動生成記帳憑證。實現(xiàn)該功能只需編一個原始憑證生成記帳憑證的程序即可,這樣可以節(jié)省大量的人力。但筆者認(rèn)為此方法并不可取,因為原始憑證的輸入速度遠(yuǎn)不及記帳憑證。記帳憑證是人工編制的,有統(tǒng)一的格式,輸入時屏幕上顯示的輸入畫面可以設(shè)計成與記帳憑證完全一致。輸入項也是固定的,如編號,摘要,借方科目、金額,貸方科目、金額等欄別。這樣輸入速度會很快。而原始憑證卻是五花八門,沒有統(tǒng)一的格式,項目名稱及多少也不一樣。屏幕上顯示的輸入畫面不可能設(shè)計成與所有原始憑證的格式都相似。這樣當(dāng)大量原始憑證輸入時,輸入人員還必須逐一選擇數(shù)據(jù)以確定輸?shù)绞裁错椖恐,輸入速度必然大打折扣。因此,根?jù)原始憑證自動生成記帳憑征雖然可以節(jié)省填制記帳憑證的人力,但輸入原始憑證卻會花費大量人力。而且因不便隨時審核,出錯的可能性也較大。所以采用記帳憑證輸入,仍不失為一種較好的方法。目前大多數(shù)會計軟件都采用此法。
如果有人一定要采用原始憑證輸入,或者已經(jīng)編好原始憑證生成記帳憑證的程序,而且相當(dāng)可靠實用,筆者認(rèn)為不妨采用原始憑證分類輸入的方法。這種方法就是把原始憑證按內(nèi)容格式分成若干類,每類設(shè)計一種屏幕輸入畫面,與該類原始憑證的內(nèi)容格式保持一致。假如分成五類原始憑證,就設(shè)計五種輸入畫面。輸入前把原始憑證按類分好。輸入時屏幕先顯示憑證類別菜單,用戶選定某類別后,顯示出該類原始憑證的輸入畫面。用戶把該類原始憑證全部輸完后再選另一類別輸入,直到把所有原始憑證輸完。這種方法由于輸入畫面和原始憑證的內(nèi)容格式基本一致,可以減少出錯,提高速度。
有的會計軟件采用原始憑證輸入,但屏幕顯示的卻是記帳憑證的畫面,即輸入后就成為記帳憑證。這種方法,雖然不用人工編制記帳憑證,也不用計算機自動生成記帳憑證,但此法實際上是編制記帳憑證和輸入一次完成,即兩項工作同時進行,速度慢,容易輸錯,憑證審核也不便。因而這種方法也不理想。
二、輸入摘要用什么方法好
在憑證輸入過程中,為了提高摘要的輸入速度,有關(guān)人員做了大量的工作,創(chuàng)造了一些簡便方法。目前會計軟件中常用的摘要輸入法大體有三種:直接法、代碼法和查找法。直接法是最原始的方法,就是用拼音或五筆字形等方法直接輸入中文摘要,由于輸入速度慢,此方法不可取,但是當(dāng)用其他方法不能實現(xiàn)時又不得不用。代碼法是用輸入代碼來實現(xiàn)中文摘要的輸入。查找法是把計算機中現(xiàn)成的中文摘要顯示出來供查找,用戶選中一個就實現(xiàn)輸入。這兩種方法都比直接法方便,下面就談?wù)勥@兩種輸入法。
代碼法是先建立一個摘要庫,其中存放所有常用摘要及其對應(yīng)代碼,輸入代碼后計算機就自動從摘要庫中取出代碼所對應(yīng)的摘要實現(xiàn)輸入。代碼法的關(guān)鍵是設(shè)計代碼,代碼不僅要易記易輸,而且成功率要高。如果成功率不高,就沒有使用價值。比如有的軟件采用漢字拼音頭作代碼,根據(jù)摘要內(nèi)容輸入每個漢字的第一個拼音字母。例如“購買材料支付貨款”,輸入“gmcl zfhk”即可實現(xiàn)漢字摘要的輸入。用漢字拼音頭作代碼輸子串也行,如輸“gmcl”、“mcl”、“zfhk”等都行;如果子串所對應(yīng)的摘要不止一條,則用戶可在其中選擇。拼音頭作代碼確實很方便靈活,但由于成功率低而不實用。為什么成功率低呢?因為手工記帳憑證上的摘要是會計人員根據(jù)原始憑證編制的,往往與摘要庫中的摘要不完全相同,這樣就不能在摘要庫中找到、取出。例如“購買材料支付貨款”是摘要庫中的摘要,而手工憑證上的摘要可能是“購材料支付貨款”,二者雖僅一字之差,但輸入“gclzfhk”或子串“gcl”,都不能在摘要庫中找到“購買材料支付貨款”。因此漢字拼音頭作代碼也不方便。
在各種代碼輸入法中,筆者認(rèn)為分類代碼易記易輸,成功率高。分類代碼是根據(jù)摘要內(nèi)容把摘要分成固定資產(chǎn)、原材料、應(yīng)收款項、在建工程等十多個類別。每個類別又各有十多條摘要,每一條摘要給它一個編號,該編號就是代碼,一個代碼對應(yīng)一條摘要。假如摘要總共分成十五個類別,就用1到15個數(shù)字作代表,記住1—15代表什么類別是很方便的。當(dāng)然也可以用其他代碼,比如用會計科目號代表類別也很易記,如原材料的科目號為112,就用112作為原材料類的類別號。舉一個例子:如果要輸一條原材料類的摘要,假如原材料的類別號為3,只要輸入3,屏幕上就顯示出所有原材料類別中的摘要,然后從中選一個即可實現(xiàn)輸入。因每個類別中只有十條左右摘要,所以從中選一個并不麻煩。也許有人會問是否能做到代碼與摘要—一對應(yīng)。應(yīng)當(dāng)是能做到的。比如原材料的類別號為3,它包含十條摘要,每條摘要再給一編號,如31代表原材料類別中的第一條摘要,32代表第二條摘要。但是輸入者不僅要記住類別號,而且要記住每條摘要在每類中的編號。如果記錯,輸入的摘要不對,還得重輸,反而費時。因而,筆者認(rèn)為,還是以輸類別號,顯示該類全部摘要最為方便,反正只有十條左右的摘要,選擇并不麻煩。另外,分類代碼法的成功率很高,因為只要不搞錯摘要類別,就能找得所需摘要。
查找法的關(guān)鍵是縮小顯示范圍。如果每次都顯示摘要庫中的全部摘要供查找,顯然并不可取。筆者認(rèn)為查找法如采用分類較為方便。和代碼法一樣,也把摘要庫中的摘要分成十多個類別。與代碼法不同的是,輸摘要時計算機自動顯示一個摘要類別菜單,輸入者用鼠標(biāo)選一類別后,就能顯示出該類別的所有摘要,再用鼠標(biāo)選中一個摘要就實現(xiàn)輸入。由于每類的摘要不多,查找并不麻煩。與分類代碼法相比各有優(yōu)缺點。分類查找法不必記代碼,只要用鼠標(biāo)點擊二次就可以實現(xiàn)輸入。分類代碼法雖要記代碼,但由于代碼并不難記,而且顯示范圍要比查找法小,如果代碼記熟的話,輸入速度則比查找法快。就目前而言,輸中文摘要采用分類代碼法和分類查找法都比較方便實用。(作者:沈惟三 立信會計高等?茖W(xué)校)
淺談會計軟件中憑證輸入和摘要輸入的處理方法
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