論電算化下的會計控制

　　反映和控制是會計的兩大基本職能。由于種種原因，現(xiàn)代會計的反映職能發(fā)揮得比較好，控制職能則處于“講的不多、做的更少”的狀態(tài)。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，特別是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域快速滲透的今天，會計的反映職能即將或已經(jīng)為計算機(jī)取代的情況下，如何更加重視、發(fā)揮會計的控制職能就顯得特別重要。本文試圖談?wù)勗趶V泛使用計算機(jī)的條件下，如何更好地發(fā)揮會計控制職能的有關(guān)問題。

　　一、會計電算化對會計控制的要求自從50年代會計工作中開始應(yīng)用計算機(jī)，直到70年代后數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的會計核算工作已經(jīng)絕大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替，人們利用計算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計算和邏輯運(yùn)算功能，以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫，基本代替了會計的手工操作。由于計算機(jī)的運(yùn)算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質(zhì)量，改變了會計工作的面貌，為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記帳憑證、到帳簿、再到報表這樣的流程來開展核算工作的，其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記帳過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會計僅需將數(shù)據(jù)（原始憑證）一次錄入，其他的過程均可由計算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。這樣，在手工會計中非常費(fèi)時、費(fèi)力和繁瑣的工作，變成了電算化會計下一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填證、記帳、編表的工作，現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進(jìn)行操作就可以了。因此可以說，電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創(chuàng)造了條件，使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會計原本就有的職能，即會計控制。另外，90年代以后，實(shí)踐中不斷開發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項(xiàng)目，使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和管理會計核算工作。而這些核算正是實(shí)施會計控制所必須的，或者說是會計控制的內(nèi)容之一，例如，在進(jìn)行費(fèi)用控制時，人們甚至需要追蹤到某個人的費(fèi)用明細(xì)信息，這對于一個較大規(guī)模的企業(yè)來說，在手工會計條件下可以說是無法做到的。而在電算化會計下，只需在程序中設(shè)置某種輔助核算功能，就可按照需要獲取所需的會計數(shù)據(jù)和報告。

　　會計電算化不僅為實(shí)施會計控制提供了眾多機(jī)遇，同時也對會計控制提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一方面，是電算化會計的實(shí)施給會計控制帶來了新的難題。實(shí)施電算化會計以后，為一些人利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難，加強(qiáng)電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)，從而使會計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此，需要大力開發(fā)會計控制的功能，擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫，建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和模型庫。在進(jìn)行會計控制功能的開發(fā)時，會計人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，對市場和國家政策了如指掌，清楚控制點(diǎn)，系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會計方法。此外，還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認(rèn)為，就企業(yè)會計而言，會計控制具有兩方面的內(nèi)容，一方面是對會計信息質(zhì)量和會計工作本身的控制；另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制。

　　二、關(guān)于會計信息質(zhì)量的控制控制會計信息的輸入、處理和輸出使其符合會計準(zhǔn)則和各種會計法規(guī)的要求，保證會計信息能真實(shí)、全面、及時、準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動，保障各方利用會計信息所進(jìn)行的判斷和決策不被誤導(dǎo)，即我們所說的“對會計工作本身的控制”。在實(shí)施這一控制時，所設(shè)計的控制方法、措施和程序，應(yīng)具有防護(hù)性功能和自動補(bǔ)償性功能。即會計信息在輸入、處理、輸出過程中，均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時，一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤，就應(yīng)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施予以糾正。

　　手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要采用結(jié)構(gòu)控制方法，包括設(shè)置相互牽制和制約的會計崗位，通過對會計業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如，總帳、明細(xì)帳、日記帳分別記錄，結(jié)果相互驗(yàn)證；通過對帳和內(nèi)部審計進(jìn)行帳證核對。帳帳核對，保證記帳的正確；為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生，采用多聯(lián)套寫憑證或預(yù)先編碼方式等。而在電算化會計中，由于工具、載體、帳務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化，會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C(jī)共同控制，使得會計控制更為復(fù)雜，要求更加嚴(yán)密。但是操作簡單，控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機(jī)本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位，有條件的可進(jìn)行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)實(shí)施合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進(jìn)入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機(jī)程序操作。由此可見，電算化會計控制的關(guān)鍵，一是研究會計控制的要求，即確定會計信息系統(tǒng)的控制點(diǎn)；二是確定計算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會計控制的要求。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)展，會計控制自動化的程度就會越高。可以想象，當(dāng)全社會都用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后，就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計算機(jī)進(jìn)行自動識別，甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸，以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強(qiáng)。

　　三、關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體，是一個具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要采用一系列會計方法，通過計劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報告等手段，利用會計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行控制。會計電算化為企業(yè)利用會計信息進(jìn)行管理創(chuàng)造了條件，這種會計控制通常有以下特征：①充分利用電算化會計信息。借助計算機(jī)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分類和整理，通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享，一次輸入，多次使用。②需要進(jìn)行電算化會計信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算，把以運(yùn)籌學(xué)為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫，并同會計信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，利用計算機(jī)先進(jìn)快速的處理和計算優(yōu)勢實(shí)施會計控制。③會計人員可以專注地進(jìn)行會計分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與決策。④計算機(jī)自動報警和實(shí)時控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸人會計系統(tǒng)作為“控制線”，執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異，就激活計算機(jī)自動報警，以及時調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險控制等。

　�。ㄒ唬┬б婵刂啤Ｐб婵刂频哪繕�(biāo)是以最小的資金占用和耗費(fèi)，最優(yōu)的資金投入組合，獲得最大的產(chǎn)出效益，簡單地說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計劃實(shí)施、進(jìn)行成本、費(fèi)用指標(biāo)分解、采用限額開支和責(zé)任會計等事中控制。利用計算機(jī)的輔助核算，生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報告，如成本費(fèi)用報告、合同執(zhí)行報告、責(zé)任中心報告等。會計人員應(yīng)集中精力利用計算機(jī)的計算和處理結(jié)果進(jìn)行會計分析，并應(yīng)對影響企業(yè)效益的主要因素著重進(jìn)行分析、研究。

　�。ǘ�）資產(chǎn)控制。資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實(shí)物控制和價值控制兩類。對資產(chǎn)實(shí)物的控制，主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理，對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對，還應(yīng)經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實(shí)施審計控制。資產(chǎn)的價值控制，主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財產(chǎn)保全控制，根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊，及時進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等，保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行。

　　（三）風(fēng)險控制�，F(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中，隨時面臨著風(fēng)險的困擾。風(fēng)險控制的目標(biāo)是，在實(shí)現(xiàn)經(jīng)營獲利目標(biāo)的前提下，使企業(yè)風(fēng)險達(dá)到最小。企業(yè)風(fēng)險分經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，具體又可分為決策失誤風(fēng)險、市場變化風(fēng)險、投資風(fēng)險、籌資風(fēng)險等。這些風(fēng)險會使企業(yè)偏離其經(jīng)營目標(biāo)，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臅�計控制可減低或消除這些風(fēng)險。在具備及時、準(zhǔn)確、充分的管理會計信息和報告的基礎(chǔ)上，利用含納市場、產(chǎn)品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種科學(xué)的決策模型，通過計算機(jī)反復(fù)進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)以控制決策失誤風(fēng)險。對于影響收入實(shí)現(xiàn)，或者造成成本、費(fèi)用超支等市場變化風(fēng)險，通過敏感的會計信息及時進(jìn)行調(diào)節(jié)控制，可在很大程度上減少此類風(fēng)險給企業(yè)造成的損失。通過對投資項(xiàng)目事前進(jìn)行評價、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時分析和調(diào)節(jié)，運(yùn)用投資評價模型和投資項(xiàng)目管理模塊�？捎行У乜刂仆顿Y風(fēng)險�；I資風(fēng)險一方面包括籌資成本對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業(yè)融資而引起的財務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險。對于財務(wù)風(fēng)險的控制，主要是通過對會計系統(tǒng)的實(shí)時監(jiān)控和分析，控制和調(diào)節(jié)負(fù)債資本結(jié)構(gòu)，適當(dāng)減低企業(yè)還本付息壓力，避免支付危機(jī)，以維護(hù)企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財務(wù)狀況。

　　由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程復(fù)雜，管理層次多樣，會計控制也無法絕對保證企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行、管理及會計信息處理不出一點(diǎn)差錯。會計控制系統(tǒng)存在著人為的、非價值因素的影響，無法實(shí)現(xiàn)全過程的“絕對自動化”。而且，由于計算機(jī)會計系統(tǒng)的采用增加了計算機(jī)舞弊這一不安全因素，大大增加了企業(yè)會計控制的成本。對于會計控制系統(tǒng)優(yōu)劣的判斷，不能認(rèn)為其可靠性越高越好，而要遵循成本效益原則，使控制成本小于不采用控制手段造成的損失。