從會計(jì)的角度看EDI中電子票據(jù)的優(yōu)點(diǎn)

　　電子商務(wù)是指實(shí)現(xiàn)整個(gè)貿(mào)易活動的電子化，它一般包括以下四種類型：商業(yè)機(jī)構(gòu)-商業(yè)機(jī)構(gòu)、商業(yè)機(jī)構(gòu)-消費(fèi)者、商業(yè)機(jī)構(gòu)-政府、消費(fèi)者-政府，其中商業(yè)機(jī)構(gòu)之間的電子商務(wù)交易量幾乎占全部電子商務(wù)交易量的80%以上。商業(yè)機(jī)構(gòu)之間的商務(wù)活動需要遵循一定的慣例和程序，因此它們主要依靠EDI（Electronic Data Interchange，電子數(shù)據(jù)交換）來支持。電子數(shù)據(jù)交換是指貿(mào)易雙方按照協(xié)議，對具有一定結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的信息，通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)，在參與貿(mào)易各方的計(jì)算機(jī)間進(jìn)行傳輸和自動處理的通訊活動。由于EDI旨在實(shí)現(xiàn)票據(jù)傳偷的電子化，于是電子票據(jù)應(yīng)運(yùn)而生。電子票據(jù)與傳統(tǒng)手工填寫的表單相比，有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)；

　　一、自動生成

　　傳統(tǒng)的手工會計(jì)從輸入數(shù)據(jù)到最終的財(cái)務(wù)報(bào)表的形成，每一個(gè)環(huán)節(jié)上數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移都需要人工干預(yù)，這無疑會增加出錯(cuò)率，同時(shí)還延長了信息滯留時(shí)間，也浪費(fèi)了大量人才資源；電子票據(jù)由于是依附于EDI系統(tǒng)而自動生成的，因此除了初始數(shù)據(jù)是由人工輸入的外，其它處理過程，如憑證的填寫、明細(xì)賬的登記到最終報(bào)表的生成都由計(jì)算機(jī)內(nèi)的EDI系統(tǒng)配合自身的財(cái)務(wù)會計(jì)軟件根據(jù)既定程序自動完成。

　　二、便于儲存

　　管理傳統(tǒng)紙質(zhì)表面需要專用物理空間和大量人力資源，對于規(guī)模較大的公司來說，還必須分散存放，這對會計(jì)工作產(chǎn)生諸多不便；而運(yùn)用票據(jù)電子化的企業(yè)則可采取高效、靈活的表單分發(fā)方式，使企業(yè)無需擁有存儲表單的物理空間和大量的表單管理人員，即使是跨國公司，也可以使用電子字典實(shí)現(xiàn)表單的統(tǒng)一存放，實(shí)現(xiàn)零表單庫存。

　　三、便于查詢

　　在傳統(tǒng)的表單管理體系中，會計(jì)人員進(jìn)行檢索、查詢比較麻煩、特別對一些大型跨國公司而言，海量的庫存表單由于分散存放查找起來難度更大；而電腦的檢索系統(tǒng)發(fā)達(dá)，因此查詢起來非常便捷。

　　四、節(jié)約費(fèi)用

　　傳統(tǒng)的表單在需要改動時(shí)必須重新設(shè)計(jì)、印刷、分發(fā)，這對會計(jì)人員來說又是一項(xiàng)繁重的工作，同時(shí)舊表單只得作廢。目前，全世界占公司文件80%的預(yù)印表單，每年將耗費(fèi)60億美元的印刷費(fèi)和1200億美元的存儲、分發(fā)、處理費(fèi)用；電子票據(jù)由于沒有表單庫存、因此在表單需要改動時(shí)，會計(jì)人員只要在原表單的基礎(chǔ)上，利用圖形化設(shè)計(jì)工具進(jìn)行修改，新表單可以立即制成，并進(jìn)行分發(fā)，這樣一來，根本就不存在報(bào)廢表單的問題，費(fèi)用也會大大減少。

　　五、分發(fā)及時(shí)

　　傳統(tǒng)表單管理一般是先由總公司財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)、打印，然后分發(fā)到各下屬部門以及子公司統(tǒng)一使用，這樣新表單跨地域的分發(fā)將很難及時(shí)到位，并且表單的發(fā)送量和需求量難以相配：而電子票據(jù)管理模式采取的方法昌先由總公司財(cái)務(wù)部門設(shè)計(jì)好方案后，將設(shè)計(jì)方案向下分發(fā)，由下屬部門或子公司按需打印，并且基于網(wǎng)絡(luò)通信傳輸操作的發(fā)送，能夠保證新表單立即送達(dá)企業(yè)的所有部門和子公司以及客戶手中，同時(shí)在任何地點(diǎn)、任何時(shí)間里，對會計(jì)人員提用的表單總能報(bào)出正確的最新版本，解決了分散的表單處理模式與表單需要集中管理這一矛盾。

　　六、兼容性好

　　一張傳統(tǒng)表單往往不能滿足眾多用戶不同的使用要求，但會計(jì)人員不可能為個(gè)別用戶的特殊要求而對整個(gè)表單進(jìn)行修改，因此它只能做到兼顧大家；電子票據(jù)的動態(tài)系統(tǒng)則能夠適應(yīng)不同使用者對表單的不同需求，包括不同人員對表單數(shù)據(jù)的不可見性要求，且輸入數(shù)據(jù)不會溢出。

　　七、零冗余填寫

　　傳統(tǒng)表單往往都是會計(jì)人員采用手工填寫或針式套打，速度慢，并且數(shù)據(jù)的有效性靠人工檢驗(yàn)，容易出錯(cuò)，而且不同表單常常有眾多相同內(nèi)容的冗余填寫；電子票據(jù)由于采取了數(shù)據(jù)與表單數(shù)據(jù)域自動匹配的方式填寫，因此可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)表單的零冗余填寫，而且通過數(shù)據(jù)庫與表單數(shù)據(jù)的映射，實(shí)現(xiàn)了高度的表間一致性和表間關(guān)系映射，同時(shí)填寫時(shí)能夠?qū)�輸入信息進(jìn)行自動校驗(yàn)。

　　八、解決會計(jì)人員

　　傳統(tǒng)的表單處理繁雜、瑣碎，耗費(fèi)了企業(yè)會計(jì)人員大量的時(shí)間和精力，使其難以發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢參與管理工作；而一旦企業(yè)在EDI系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配合自身的財(cái)務(wù)會計(jì)軟件系統(tǒng)，完成了票據(jù)由外到內(nèi)、由內(nèi)到外的電子化，以及由此自動生成電子化報(bào)表的工作后，會計(jì)人員則真正可從“體力勞動”中解脫出來了，他們將有更多的時(shí)間和精力，利用專業(yè)的財(cái)務(wù)知識投入到企業(yè)的財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)監(jiān)督、財(cái)務(wù)預(yù)決策的工作中去，這樣一來也有助于會計(jì)人員在企業(yè)當(dāng)中地位的提高。

　　以上談到的電子票據(jù)所具有的這些優(yōu)點(diǎn)，使之已成為整個(gè)EDI系統(tǒng)中必不可少的一個(gè)組成部分，同時(shí)它對會計(jì)工作從以核算為主轉(zhuǎn)向以控制、決策為主也起到推動作用。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展以及EDI的深入運(yùn)用，電子票據(jù)作為信息載體所起的橋梁作用，將越來越重要，它也必將得到進(jìn)一步的完善與發(fā)展。