讓我們先來看看一些對話記錄，均出自企業(yè)財(cái)務(wù)主管級人員：
甲：我們用的是XX軟件，界面不錯(cuò)，不過它的成本核算我們從來沒用過，太不實(shí)際了。
乙：我正在挑選，感覺差不多，就是XX軟件感覺上操作方便些，界面友好一些。
丙：太麻煩了，我一個(gè)人做帳的時(shí)候，要同時(shí)打開總帳、應(yīng)收、應(yīng)付……，太不方便了，而且搞的我的機(jī)器（電腦）慢的死去，對機(jī)器要求來的高。
丁：沒什么本質(zhì)上的區(qū)別，很多東西看起來好，實(shí)際用不上。
戊：他們要我們先搞這個(gè)，再搞那個(gè)，然后才能搞什么什么，我看什么時(shí)候把我的位置也摘掉么算了。
以上這些言語不能代表全部，但很典型，看來是有問題存在的，那么問題究竟出在哪呢？
我們溫習(xí)一下書本知識：“會計(jì)核算必須以原始憑證為基本依據(jù)。”
手工帳的時(shí)代，進(jìn)行核算工作的是人，人是以原始憑證為基本核算依據(jù)的，那么到了機(jī)器運(yùn)算的時(shí)代，照理來說應(yīng)該是機(jī)器以原始憑證作為基本核算依據(jù)進(jìn)行核算，但事實(shí)是人先根據(jù)原始憑證判斷一件事該如何處理-在會計(jì)上稱之為分錄處理，然后將此結(jié)果輸入計(jì)算機(jī)，也就是說計(jì)算機(jī)得到的是經(jīng)過人腦處理過的信息，而不是原始信息，如此計(jì)算機(jī)又怎能真正代替人完成工作呢？充其量可以稱之為“鍵盤代替了鋼筆”。
這種“原始信息”-“人腦”-“計(jì)算機(jī)”的數(shù)據(jù)處理模式是現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件的根本性思維缺陷，它注定了這些財(cái)務(wù)軟件只能是大同小異，再發(fā)展只能是在外挺功能上做一些應(yīng)用層的改進(jìn)，要獲得真正的改進(jìn)，必須改其思維核心，即把“原始信息”-“人腦”-“計(jì)算機(jī)”的信息處理流程改為“原始信息”-“計(jì)算機(jī)”模式，即輸入原始信息，計(jì)算機(jī)就做完所有核算工作。
會計(jì)人員判斷如何處理原始信息是有根據(jù)的，這個(gè)“根據(jù)”來自企業(yè)的財(cái)務(wù)處理方法庫（可以擴(kuò)展為事務(wù)處理方法的范疇，即遇到什么情況應(yīng)該怎么做），要實(shí)現(xiàn)“原始信息”-“計(jì)算機(jī)”的信息處理模式，則軟件必須具備強(qiáng)大的方法庫，但每一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)處理方法都不盡相同，要想在一個(gè)軟件中囊括各類財(cái)務(wù)處理方法是不現(xiàn)實(shí)也不可能的，如何解決這個(gè)問題呢？
方案可以是-讓軟件具備自學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)核算方法的功能，即當(dāng)企業(yè)的財(cái)務(wù)主管根據(jù)企業(yè)的具體要求對某一會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行具體處理時(shí)（記分錄），軟件在后臺實(shí)時(shí)學(xué)習(xí)針對于此類會計(jì)事項(xiàng)的處理方法，并將其存入核算方法庫，而在下一次的原始信息輸入過程中，軟件即自動判斷是否有可對應(yīng)的核算方法可套用，有則自動核算，無則請求有權(quán)限的人員進(jìn)行新類型會計(jì)事項(xiàng)的處理，如此，財(cái)務(wù)主管處理的案例越多，企業(yè)的核算方法庫就越豐富，能夠自動處理的事項(xiàng)也就越多。
事實(shí)上一個(gè)企業(yè)的會計(jì)事項(xiàng)歸類以后能有哪幾種呢，無非以下而已：
1、采購（退購）-人（出）庫、收付款、開票；
2、銷售（退銷）-出（入）庫、收付款、開票、確認(rèn)成本；
3、計(jì)提-折舊、工資、利息、……；
4、領(lǐng)（退）料-出（入）庫；
5、其他。
我們可以發(fā)現(xiàn)，如果采用核算方法庫的解決方案，軟件的彈性將變得極大，即財(cái)務(wù)主管會做什么，軟件就會做什么，企業(yè)要求做什么，軟件就能做什么，企業(yè)不需要，軟件就不多占系統(tǒng)資源，不再有這個(gè)模塊那個(gè)模塊的概念，大型企業(yè)可以使用，個(gè)體戶也可以使用，如果企業(yè)認(rèn)為自身能力不足以建立高水準(zhǔn)的事務(wù)處理方法庫，則可以通過咨詢專家或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)的方法來構(gòu)建它；并且由于軟件是基于原始信息進(jìn)行核算工作的，所以所有的輸出結(jié)果將是這些原始信息的自由組合，可查詢的信息是按照查詢?nèi)说淖远x條件從源頭數(shù)據(jù)中提取的，并且這個(gè)自定義條件也可以被軟件自動記憶為一個(gè)查詢方案，如此，查詢信息的自由度、方便性、可追溯層次結(jié)合的極為緊密，查詢時(shí)發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)與事實(shí)不符的情況-如果軟件本身的數(shù)據(jù)核算正確性不存在問題-則出錯(cuò)的原因只有三個(gè)：
l、軟件從財(cái)務(wù)主管處學(xué)習(xí)到的核算方法是錯(cuò)誤的-責(zé)任在財(cái)務(wù)主管（即位于企業(yè)高層的事務(wù)處理規(guī)則制定人）；
2、輸入的原始信息有錯(cuò)誤-責(zé)任在原始信息輸入人員（即位于企業(yè)低層的輸單人）；
3、應(yīng)該輸入的信息沒有及時(shí)輸入-企業(yè)有必要檢查一下管理制度的缺陷。
可以看出，這樣的系統(tǒng)將使得責(zé)任極為明確，不僅如此，更重要的意義在于它將企業(yè)中能干什么的與不能干什么的區(qū)分開來，不是“鍵盤革鋼筆的命”，而是“計(jì)算機(jī)革普通會計(jì)的命”，普通會計(jì)要有飯吃，就得讓自己成為一個(gè)有能力的企業(yè)高層的事務(wù)處理規(guī)則制定人，否則只能成為一個(gè)信息錄人員。
可能有人會問，原始信息到底是哪些呢？難道光從原始憑證上就可以獲得使軟件可以進(jìn)行自動處理的信息么？
筆者可以反問一句，如果從原始憑證上不能獲得可據(jù)進(jìn)行帳務(wù)處理的信息，手工帳又憑何而作呢？“會計(jì)核算必須以原始憑證為基本依據(jù)”這句話又如何理解呢？
我們來分析一下原始憑證（以下稱“單據(jù)”）可以提供的信息：
l、單據(jù)類別-單據(jù)叫什么名字就是哪一類嘍；
2、單據(jù)號碼-單據(jù)上可以看到的；
3、往來關(guān)系-單據(jù)上有沒有得先看看這張單據(jù)是不是有往來關(guān)系管理的要求；
4、發(fā)生金額-沒有金額怎么能叫原始憑證；
5、業(yè)務(wù)摘要-單據(jù)因?yàn)槭裁词马?xiàng)而產(chǎn)生（這點(diǎn)都不知道，怎么作帳呢？）；
6、發(fā)生日期-總該有的吧；
7、責(zé)任信息-和往來關(guān)系差不了多少的東西，如相關(guān)部門、責(zé)任人等等；
8、物品明細(xì)-這個(gè)信息都沒有，叫我怎么作數(shù)量帳呢；
9、其他信息-稅率、利率等等。
以上這些信息已足夠讓會計(jì)據(jù)以作帳了，既然會計(jì)可以作，那么軟件只要有了方法庫之后自然也應(yīng)該能平同樣的活。
現(xiàn)在我舉一例以說明方法庫是個(gè)什么概念（下例假設(shè)方法庫中已存在事務(wù)處理方法），面對一張因采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的增值稅發(fā)票：
1、輸單人員（請注意不是會計(jì)）只需要輸入前述的l－6項(xiàng)（不算困難吧）；
2、方法庫自動給出數(shù)量明細(xì)輸入表請輸單員輸人物品明細(xì)-告訴計(jì)算機(jī)買了什么東西及數(shù)量、單價(jià)或總價(jià)是多少總是應(yīng)該的，而稅款軟件會自動算的；
3、輸人物品名稱時(shí)軟件會自動判斷該物品對應(yīng)于該往來關(guān)系是否有先入庫未開票的信息存在，否則無任何提示，輸單員可繼續(xù)輸入數(shù)量及價(jià)格信息，有則軟件系統(tǒng)自動生成物品明細(xì)（注：有沖銷要求的事項(xiàng)系統(tǒng)將自動根據(jù)讀物品的出庫計(jì)價(jià)法進(jìn)行沖銷），如果有差異，輸單員輸入差異金額后，系統(tǒng)自動按方法庫中的對應(yīng)方法將其人帳；
4、物品明細(xì)輸入完畢，軟件自動提示與該往來關(guān)系尚有哪些未了帳目待沖銷（比如預(yù)付、應(yīng)收之類的）并給出相關(guān)的單據(jù)信息，輸單員確認(rèn)一下沖銷金額，軟件自動完成制證工作，一項(xiàng)工作完畢；
5、如果方法庫中對應(yīng)于本類型會計(jì)事項(xiàng)的處理方法被財(cái)務(wù)主管（企業(yè)高層）定義為既不要進(jìn)行數(shù)量帳核算，也不需進(jìn)行往來管理，則系統(tǒng)在處理時(shí)既不會訪輸單員輸人物品明細(xì)，也不會自動稽查有無往來末了帳目，僅僅只會進(jìn)行自動憑證的工作，即一切均按企業(yè)的具體管理要求而定。
我們可以看到，整個(gè)過程輸單員只輸人不處理，信息完備卻不涉及會計(jì)分錄，事實(shí)上由于權(quán)限的控制，財(cái)務(wù)主管可以禁止輸單員做分錄，輸單員不可能做錯(cuò)帳，因?yàn)閲?yán)格來講，這個(gè)帳不能算是他做的，大家可以想象得到，在這個(gè)系統(tǒng)的控制下，出納也可以做帳卻不會產(chǎn)生安全方面的問題-可以把出納當(dāng)一個(gè)輸單員，同樣，業(yè)務(wù)員、倉管員都可以成為輸單員，現(xiàn)在請大家回顧一下剛才我說過的一句話-“計(jì)算機(jī)革普通會計(jì)的命”。
我們從剛才的例子還可以看到，有數(shù)量帳核算要求時(shí)，數(shù)量帳的原始信息錄入是包含在制證過程中，這樣我們在查詢時(shí)就可以獲得一個(gè)非常重要的數(shù)據(jù)-物流信息，我們可以象分析往來帳帳齡一樣分析物品帳的帳齡，我們可以獲得物品的應(yīng)收。應(yīng)發(fā)、壓庫、在途、內(nèi)部轉(zhuǎn)移等流動信息，還可根據(jù)從原始單據(jù)中獲取的往來關(guān)系及責(zé)任信息并結(jié)合往來帳齡分析對往來關(guān)系進(jìn)行信用評定或是分析本公司某部門、某人的工作績效。
前面一直沒提到項(xiàng)目核算這個(gè)問題，仔細(xì)想一想，項(xiàng)目與物品是一個(gè)很相似的東西，只不過它在核算時(shí)的數(shù)量一般是設(shè)為1，再簡單舉一個(gè)例子，一筆因銷售業(yè)務(wù)而支出的出租車費(fèi)，在輸單時(shí)系統(tǒng)將自動給出項(xiàng)目明細(xì)輸入表，我們將此費(fèi)用記入一個(gè)基本項(xiàng)目（相當(dāng)于一個(gè)明細(xì)科目的功能），比如稱之為“張三打的費(fèi)”，那么在查詢時(shí)我們?nèi)绻J(rèn)為這個(gè)基本項(xiàng)應(yīng)歸于銷售部開銷，則將此項(xiàng)選人“銷售部開銷表‘書算，這個(gè)表還可包含其他選入項(xiàng)，若我們認(rèn)為有必要核算一下今年張王的總耗費(fèi)，我們也可在另一個(gè)表中-比如說是”張三1999年總耗費(fèi)表“-選人此項(xiàng)，這個(gè)表中還可選人諸如”張三工資“、”張三招待“、”張三福利“等等基本項(xiàng)，如此，所有的管理分析表（包括往來分析、物流分析、量本利分析）都是根據(jù)管理者的自定義要求從源數(shù)據(jù)而得，我們還可將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)出到具備Excel控件功能的強(qiáng)大的電子表格工具中進(jìn)行更為復(fù)雜的分析。
講了這么多，可能會有人認(rèn)為筆者在空口說白話，事實(shí)上，我們已經(jīng)在財(cái)務(wù)處理方面實(shí)現(xiàn)了以上思路，并且我們的試驗(yàn)性產(chǎn)品也已通過了浙江省財(cái)政廳的評審，我們正在攻關(guān)的是將這個(gè)思路在事務(wù)處理范疇中實(shí)現(xiàn)。
順便提一下，我們的業(yè)務(wù)人員在完全沒有會計(jì)基礎(chǔ)的情況下經(jīng)過兩天的內(nèi)部培訓(xùn)就能做出漂亮的帳來-因?yàn)樗趯W(xué)完基本的操作之后只需要懂得會抄單據(jù)就可以了，而將來數(shù)據(jù)采集器的廣泛應(yīng)用很可能會在許多方面充當(dāng)輸單員的身份，也就是說不提升自己的能力，可能將來要當(dāng)個(gè)輸單員都困難了。
最后，想對大家說的是：不管是做為個(gè)人還是做為軟件生產(chǎn)商，我們都必須時(shí)刻更新我們的大腦思維方式，不光簡單的從顧客角度去想應(yīng)用層的問題，還要懂得去分析顧客為什么會產(chǎn)生這樣那樣的需求，不斷總結(jié)歸納解決顧客需求的根本方法，如此才能在激烈的競爭環(huán)境中求得長久生存，否則我們就只有等著‘計(jì)算機(jī)革我們的命“了。
相關(guān)熱詞：
