隨著IT技術(shù)的發(fā)展,電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次延伸,無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益,但也同時給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。時下財務(wù)軟件產(chǎn)品中的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能的提供,給無痕跡的電算化核算帶來了隱患。
所謂“反記賬”就是將已記賬的憑證通過記賬的逆向過程,恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。記賬逆向過程的實現(xiàn),依賴于進行記賬核算處理時保留的記賬線索。反記賬處理時,沿著這些記賬線索進行逆向處理,從而使系統(tǒng)返回到記賬前的狀態(tài)。這樣,反記賬功能是否能夠準確實現(xiàn),就取決于兩個方面:一方面是在進行記賬核算處理時,記賬線索的全面及準確保留,另一方面是記賬線索的全面可逆。
首先,記賬線索的全面保留,從理論上講是可以實現(xiàn)的,但在具體的產(chǎn)品設(shè)計時,若全面保留這些線索,系統(tǒng)數(shù)據(jù)便會成倍增長;同時由于具體記賬次數(shù)的不可控及記賬后的后續(xù)處理業(yè)務(wù)的不可控等因素,導(dǎo)致實際產(chǎn)品設(shè)計時,只能保留重要線索,而無法全面保留記賬線索。特別是大中型的財務(wù)軟件產(chǎn)品的設(shè)計,由于其功能的涉及面較廣,更無法實現(xiàn)線索的全面和準確保留。
其次,按照已保留的線索進行逆向處理,從理論上講也是可以實現(xiàn)的,但在實際的產(chǎn)品設(shè)計上講,是無法準確實現(xiàn)的。因為即使是核算型的財務(wù)軟件產(chǎn)品,記賬時也要涉及到許多輔助核算數(shù)據(jù),如往來核算數(shù)據(jù)、存貨核算數(shù)據(jù)、銀行對賬數(shù)據(jù)等等,記賬后這些數(shù)據(jù)在相關(guān)的功能模塊中將被進一步處理,這些處理在記賬的逆向處理中是難以全面、準確實現(xiàn)的。
如一批收款憑證記賬后,其中一部分對應(yīng)客戶應(yīng)收款的數(shù)據(jù)將被帶入應(yīng)收款管理及購銷存管理中,這些數(shù)據(jù)在這些系統(tǒng)中被對應(yīng)核銷,而目前的財務(wù)軟件是無法得知是憑證中哪些被對應(yīng)核銷的了。實施反記賬后,這些憑證將被恢復(fù)到記賬前狀態(tài),再通過放棄審核則可以進行修改,之后這些憑證再次進行記賬后,又會將應(yīng)收的數(shù)據(jù)帶入應(yīng)收款管理及購銷存管理中。
如此操作,極有可能造成數(shù)據(jù)的錯誤。
由于反記賬功能的設(shè)計,要求系統(tǒng)不僅要嚴格按照記賬和記賬規(guī)則進行相應(yīng)的處理,并要求存儲相應(yīng)的記賬數(shù)據(jù),還要考慮記賬線索的存儲及可逆,因而進一步復(fù)雜了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的組織,必然會降低系統(tǒng)的處理效率和處理質(zhì)量。
反結(jié)賬功能的道理與反記賬相類似,甚至可以進行跨月度、跨年度操作。
反記賬和反結(jié)賬功能還有違法的可能:《財務(wù)會計制度》及財務(wù)軟件相關(guān)的法規(guī)明令禁止在財務(wù)軟件中提供此類功能。按照財務(wù)會計制度的要求,記賬的憑證,若有錯誤,只能進行有痕跡的修改,某一會計期間在進行結(jié)賬后,就不能再處理本期間的業(yè)務(wù)。而在企業(yè)的實際應(yīng)用中,錯誤是無法避免的,這些錯誤可能是由于使用者的疏忽或者是失誤造成 的,或者是無知造成的,所以反記賬、反結(jié)賬功能的軟件有市場。然而,實現(xiàn)對記賬前的憑證進行無痕跡的修改與相關(guān)的法規(guī)是相違背的。這些功能,一方面可能給某些別有用心的會計人員進行作弊提供了技術(shù)支持,例如某一年度進行結(jié)賬審計之后,本來相關(guān)檔案是要完全封存歸檔的,而由于反記賬和反結(jié)賬功能的提供,就可以在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地改動該年的會計數(shù)據(jù),這無疑使財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣,給作弊人員提供了可乘之機,增加了審計風(fēng)險;另一方面將會導(dǎo)致財務(wù)報表的不一致,例如某一會計期間結(jié)賬后,將依據(jù)這一會計期間的核算結(jié)果編制各種會計報表,其中部分會計報表將對外報送。如果事后再通過反記賬、反結(jié)賬,對本會計期間的業(yè)務(wù)進行調(diào)整、修改、補充,而得出的會計報表很可能與先前的報表不一致,這種情況不僅違背了財務(wù)會計制度和相應(yīng)的企業(yè)管理制度,而且極有可能給企業(yè)帶來不必 要的麻煩,甚至帶來不可預(yù)料的損失。
所以,從會計資料失真和審計風(fēng)險的角度看,財務(wù)軟件增添“反記賬”、“反結(jié)賬”功能不可取。
財務(wù)軟件“反記賬”“反結(jié)賬”功能不可取
- 發(fā)表評論
- 我要糾錯