財(cái)務(wù)軟件“反記賬”“反結(jié)賬”功能不可取

    隨著IT技術(shù)的發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次延伸，無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益，但也同時(shí)給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。時(shí)下財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品中的“反記賬”、“反結(jié)賬”功能的提供，給無痕跡的電算化核算帶來了隱患。

　　所謂“反記賬”就是將已記賬的憑證通過記賬的逆向過程，恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。記賬逆向過程的實(shí)現(xiàn)，依賴于進(jìn)行記賬核算處理時(shí)保留的記賬線索。反記賬處理時(shí)，沿著這些記賬線索進(jìn)行逆向處理，從而使系統(tǒng)返回到記賬前的狀態(tài)。這樣，反記賬功能是否能夠準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)，就取決于兩個(gè)方面：一方面是在進(jìn)行記賬核算處理時(shí)，記賬線索的全面及準(zhǔn)確保留，另一方面是記賬線索的全面可逆。

　　首先，記賬線索的全面保留，從理論上講是可以實(shí)現(xiàn)的，但在具體的產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，若全面保留這些線索，系統(tǒng)數(shù)據(jù)便會(huì)成倍增長；同時(shí)由于具體記賬次數(shù)的不可控及記賬后的后續(xù)處理業(yè)務(wù)的不可控等因素，導(dǎo)致實(shí)際產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，只能保留重要線索，而無法全面保留記賬線索。特別是大中型的財(cái)務(wù)軟件產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，由于其功能的涉及面較廣，更無法實(shí)現(xiàn)線索的全面和準(zhǔn)確保留。

　　其次，按照已保留的線索進(jìn)行逆向處理，從理論上講也是可以實(shí)現(xiàn)的，但在實(shí)際的產(chǎn)品設(shè)計(jì)上講，是無法準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)榧词故呛怂阈偷呢?cái)務(wù)軟件產(chǎn)品，記賬時(shí)也要涉及到許多輔助核算數(shù)據(jù)，如往來核算數(shù)據(jù)、存貨核算數(shù)據(jù)、銀行對(duì)賬數(shù)據(jù)等等，記賬后這些數(shù)據(jù)在相關(guān)的功能模塊中將被進(jìn)一步處理，這些處理在記賬的逆向處理中是難以全面、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)的。

　　如一批收款憑證記賬后，其中一部分對(duì)應(yīng)客戶應(yīng)收款的數(shù)據(jù)將被帶入應(yīng)收款管理及購銷存管理中，這些數(shù)據(jù)在這些系統(tǒng)中被對(duì)應(yīng)核銷，而目前的財(cái)務(wù)軟件是無法得知是憑證中哪些被對(duì)應(yīng)核銷的了。實(shí)施反記賬后，這些憑證將被恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，再通過放棄審核則可以進(jìn)行修改，之后這些憑證再次進(jìn)行記賬后，又會(huì)將應(yīng)收的數(shù)據(jù)帶入應(yīng)收款管理及購銷存管理中。

　　如此操作，極有可能造成數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。

　　由于反記賬功能的設(shè)計(jì)，要求系統(tǒng)不僅要嚴(yán)格按照記賬和記賬規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)的處理，并要求存儲(chǔ)相應(yīng)的記賬數(shù)據(jù)，還要考慮記賬線索的存儲(chǔ)及可逆，因而進(jìn)一步復(fù)雜了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的組織，必然會(huì)降低系統(tǒng)的處理效率和處理質(zhì)量。

　　反結(jié)賬功能的道理與反記賬相類似，甚至可以進(jìn)行跨月度、跨年度操作。

　　反記賬和反結(jié)賬功能還有違法的可能：《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度》及財(cái)務(wù)軟件相關(guān)的法規(guī)明令禁止在財(cái)務(wù)軟件中提供此類功能。按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的要求，記賬的憑證，若有錯(cuò)誤，只能進(jìn)行有痕跡的修改，某一會(huì)計(jì)期間在進(jìn)行結(jié)賬后，就不能再處理本期間的業(yè)務(wù)。而在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中，錯(cuò)誤是無法避免的，這些錯(cuò)誤可能是由于使用者的疏忽或者是失誤造成 的，或者是無知造成的，所以反記賬、反結(jié)賬功能的軟件有市場。然而，實(shí)現(xiàn)對(duì)記賬前的憑證進(jìn)行無痕跡的修改與相關(guān)的法規(guī)是相違背的。這些功能，一方面可能給某些別有用心的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行作弊提供了技術(shù)支持，例如某一年度進(jìn)行結(jié)賬審計(jì)之后，本來相關(guān)檔案是要完全封存歸檔的，而由于反記賬和反結(jié)賬功能的提供，就可以在以后的任意時(shí)間簡單、方便、無痕跡地改動(dòng)該年的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，這無疑使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安全性大打折扣，給作弊人員提供了可乘之機(jī)，增加了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；另一方面將會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表的不一致，例如某一會(huì)計(jì)期間結(jié)賬后，將依據(jù)這一會(huì)計(jì)期間的核算結(jié)果編制各種會(huì)計(jì)報(bào)表，其中部分會(huì)計(jì)報(bào)表將對(duì)外報(bào)送。如果事后再通過反記賬、反結(jié)賬，對(duì)本會(huì)計(jì)期間的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充，而得出的會(huì)計(jì)報(bào)表很可能與先前的報(bào)表不一致，這種情況不僅違背了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和相應(yīng)的企業(yè)管理制度，而且極有可能給企業(yè)帶來不必 要的麻煩，甚至帶來不可預(yù)料的損失。

　　所以，從會(huì)計(jì)資料失真和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的角度看，財(cái)務(wù)軟件增添“反記賬”、“反結(jié)賬”功能不可取。