“小金庫”，依據(jù)國辦發(fā)[1995]29號(hào)文件規(guī)定，指的是單位“違反國家財(cái)經(jīng)法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，侵占、截留國家和單位收入，未列入本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門賬內(nèi)或未納入預(yù)算管理，私存私放的各種資金”。由于“小金庫”具有較強(qiáng)的隱蔽性，因此不易查出。但是，“小金庫” 的審查是有規(guī)可循的，有一定的技巧性。結(jié)合近年來的審計(jì)實(shí)踐，我們提出以下六種方法用以檢查“小金庫”，希望能為查處私設(shè)“小金庫”行為提供借鑒。
一、對(duì)單位的財(cái)務(wù)收支和業(yè)務(wù)活動(dòng)資料進(jìn)行認(rèn)真對(duì)比分析，確定“小金庫”的存在可能及方向處所的“分析判斷法”
任何單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，其相關(guān)指標(biāo)都存在一定的比例關(guān)系。針對(duì)不同的被檢查單位，首先要對(duì)其經(jīng)營范圍進(jìn)行了解，在此基礎(chǔ)上對(duì)其財(cái)務(wù)帳表的收入項(xiàng)目、收入與支出的配比關(guān)系等進(jìn)行對(duì)比，據(jù)以確認(rèn)該單位是否存在私設(shè)“小金庫”可能。然后結(jié)合單位的部門設(shè)置和職能職責(zé)，進(jìn)一步確認(rèn)可能設(shè)置“小金庫”的機(jī)構(gòu)，進(jìn)而篩選出檢查“小金庫”的突破口。如果費(fèi)用開支項(xiàng)目與經(jīng)營活動(dòng)無關(guān)或所列數(shù)額與實(shí)際需要有較大差異時(shí)，檢查人員應(yīng)當(dāng)對(duì)大額支出票據(jù)重點(diǎn)抽查并延伸核對(duì)。運(yùn)用這種方法，我們查出了某證券公司數(shù)百萬元新股買賣價(jià)差收入未入賬問題，某銀行虛列支出套取現(xiàn)金數(shù)百萬元為職工購房的問題，某事業(yè)單位通過虛列修理費(fèi)支出、將資金轉(zhuǎn)到汽修廠套取現(xiàn)金私設(shè)“小金庫”等問題。
二、在分析判斷或掌握一定證據(jù)的基礎(chǔ)上，向相關(guān)知情人或部門就特定事項(xiàng)問詢、調(diào)查取證的“調(diào)查詢證法”
分析判斷、搜尋蛛絲馬跡對(duì)檢查“小金庫”至關(guān)重要。檢查人員應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上，注重外圍突破。要在掌握一定證據(jù)的情況下，找有關(guān)人員進(jìn)行談話詢問，再將詢證資料與單位經(jīng)濟(jì)合同、收費(fèi)依據(jù)、賬面情況等書證資料進(jìn)行核對(duì)，以核實(shí)單位的“小金庫”問題。運(yùn)用這種方法，我們查出了某中學(xué)畢業(yè)班學(xué)生補(bǔ)課費(fèi)未納入基本賬戶核算而是由年級(jí)組掌握使用形成“小金庫”的問題，某醫(yī)院兒童計(jì)劃免疫門診室多年的免疫收費(fèi)收入帳外帳等問題。
三、以銀行賬戶為線索順藤摸瓜的“銀行賬戶核查法”
從審計(jì)實(shí)踐看，“小金庫”涉及的人員范圍較小，但有的資金數(shù)額較大，因此資金的進(jìn)出一般通常通過開設(shè)內(nèi)部掌握的銀行賬戶進(jìn)行，而這種資金往來行為與單位正常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)存在著千絲萬縷的聯(lián)系。因此，在審計(jì)過程中，應(yīng)當(dāng)注意觀察分析被審計(jì)單位的賬戶往來情況，并與被審計(jì)單位提供的銀行開戶情況自查表和銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。如果發(fā)現(xiàn)該單位在審計(jì)自查表以外存在賬戶，極有可能是“小金庫”的銀行賬戶。運(yùn)用這種方法，我們審計(jì)某縣財(cái)政決算情況時(shí)查出了某一預(yù)算單位從預(yù)算內(nèi)賬戶轉(zhuǎn)款到另一賬戶的私設(shè)“小金庫”問題。
四、對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門保管現(xiàn)金的場所突擊盤點(diǎn)，將實(shí)物與帳面數(shù)核對(duì)查證的“庫存現(xiàn)金盤點(diǎn)法”
這是檢查“小金庫”的最原始也是最基本的一種方法。檢查人員應(yīng)在事先不通知單位有關(guān)人員的情況下，對(duì)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等財(cái)、物保管人員保管的現(xiàn)金、存折和有價(jià)證券等進(jìn)行突擊盤點(diǎn)，再與調(diào)后整的現(xiàn)金、存款賬面數(shù)據(jù)核對(duì)。如果調(diào)整后的賬面現(xiàn)金余額小于或大于實(shí)際庫存現(xiàn)金時(shí)，數(shù)額較大的盤盈和盤虧均可能是單位私設(shè)“ 小金庫”所為。因?yàn)楝F(xiàn)金保管人員不可能用自己的現(xiàn)金為單位墊付大額支出。而對(duì)于存放于保險(xiǎn)柜的存折、存單，不管是單位戶或是個(gè)人戶，一般都是“小金庫”。
五、以票據(jù)領(lǐng)購、使用、繳銷、結(jié)存登記為線索，通過計(jì)算機(jī)排序、計(jì)算或人工摸排審核尋找差異的 “票據(jù)審核法”
對(duì)于有收費(fèi)的行政事業(yè)單位，通過對(duì)收費(fèi)票據(jù)核查是發(fā)現(xiàn)“小金庫”的一種有效方法。通常檢查時(shí)，先扎死一定期間內(nèi)收費(fèi)單位領(lǐng)用票據(jù)的數(shù)量，然后對(duì)已使用的票據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并與賬面的收入數(shù)進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)票據(jù)金額大于賬面金額，該單位就可能存在收入不入賬、私設(shè)“小金庫”的問題。運(yùn)用這種方法，我們查出了某小學(xué)截留預(yù)算收入、私設(shè)“小金庫”，以及某街道兩名負(fù)責(zé)人私設(shè)“小金庫”侵占公款的貪污問題。
六、審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部部門密切配合，將發(fā)現(xiàn)的非管轄單位問題及時(shí)通報(bào)給相關(guān)部門予以查處的“審計(jì)信息共享法”
建立審計(jì)部門之間的信息共享制度，借助相互間審計(jì)發(fā)現(xiàn)的疑點(diǎn)和線索，可以為查處“小金庫”開辟一條便捷的通道；整合審計(jì)資源利用其他內(nèi)部部門審計(jì)發(fā)現(xiàn)的線索和外部信息就近突破也是檢查“小金庫”的有效方法之一。例如我們對(duì)某醫(yī)院審計(jì)時(shí)，根據(jù)另一審計(jì)組提供的該院某職能科室的白條領(lǐng)款單，查出了該職能科室將部分收入未上繳醫(yī)院而滯留科室私設(shè)“小金庫”的事實(shí)。
應(yīng)當(dāng)注意的是，由于“小金庫”的資金來源復(fù)雜（財(cái)監(jiān)字[1995]19號(hào)文件列舉的“小金庫”資金有11項(xiàng)），因此檢查“小金庫”的方法應(yīng)根據(jù)被審計(jì)單位的具體情況選擇使用，綜合運(yùn)用。隨著計(jì)算機(jī)運(yùn)用領(lǐng)域的不斷拓寬，利用計(jì)算機(jī)犯罪的問題包括通過軟件編程截留收入私設(shè)“小金庫”問題應(yīng)引起審計(jì)人員的高度重視，而利用計(jì)算機(jī)檢查“小金庫”的方法已越來越重要，需要審計(jì)人員不斷探索和總結(jié)。
國務(wù)院發(fā)布的《財(cái)政違法行為處罰處分條例》第十七條規(guī)定：“單位或個(gè)人違反財(cái)務(wù)管理的規(guī)定，私存私放財(cái)政資金或者其他公款的，責(zé)令改正，調(diào)整有關(guān)會(huì)計(jì)賬目，追回私存私放的資金，沒收違法所得。對(duì)單位處3000元以上5萬元以下的罰款；對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員處2000元以上2萬元以下的罰款。屬于國家公務(wù)員的，還應(yīng)當(dāng)給予記大過處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降級(jí)或撤職處分�！北緱l規(guī)定，對(duì)私存私放資金如何處罰作了明確規(guī)定，但什么是私存私放資金？將對(duì)財(cái)政資金或者其他公款私存私放，是指未將資金收入、支出等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)納入法定賬目進(jìn)行記載和核算，致使資金的運(yùn)行完全脫離財(cái)務(wù)的統(tǒng)一核算和職能部門的監(jiān)督。私存私放資金與“小金庫”應(yīng)該是一回事，但在表述上，兩者并不完全一致。在審計(jì)工作實(shí)踐中，如何區(qū)分和界定私存私放資金和“小金庫”，還有許多具體的問題，同樣需要審計(jì)人員不斷研究、正確把握。