摘要：現(xiàn)代會計(jì)檔案管理具有不同于人工會計(jì)的許多特點(diǎn)。最主要的是用計(jì)算機(jī)代替了人工記帳，同時還有現(xiàn)代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。文章分析了現(xiàn)代會計(jì)管理的新方法。

　　1 現(xiàn)代會計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)

　　會計(jì)電算化是指用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計(jì)信息的分析、預(yù)測、決策的過程。電算化會計(jì)檔案管理有如下特點(diǎn)：

　　計(jì)算機(jī)技能。電算化會計(jì)系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，還必須同時掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識，才能順利實(shí)現(xiàn)電算化。

　　現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，不僅要電子會計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，這就使得電算化會計(jì)檔案擁有了雙重的會計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案與包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計(jì)檔案。

　　系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計(jì)算機(jī)識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算。

　　軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　　2 會計(jì)檔案的收集與保存

　　為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會計(jì)檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

　　2.1 檔案的收集。所謂電算化會計(jì)檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

　　2.2 檔案的保存。由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，存放在兩個不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　2.3 檔案的利用。即電算化會計(jì)檔案的調(diào)閱。在長期開展會計(jì)電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計(jì)檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

　　3 電算化會計(jì)檔案的管理問題分析

　　3.1 完善硬件設(shè)施建設(shè) 提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

　　針對電算化會計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時應(yīng)對硬盤上的會計(jì)檔案，采取相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計(jì)檔案進(jìn)行修改。

　　3.2 完善各項(xiàng)管理制度

　　3.2.1 建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度：會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　3.2.2 建立電算化會計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

　　3.2.3 建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

　　3.2.4 建立電算化檔案定期備份制度：電算會計(jì)檔案應(yīng)定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞。

　　3.2.5 建立電算化軟件內(nèi)的會計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

　　3.3 提高會計(jì)人員素質(zhì) 由于電算化會計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

　　3.4 提高思想重視程度 實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的企業(yè)單位，對會計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

　　電算化會計(jì)檔案作為會計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計(jì)檔案是電算化會計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個性，它代表著未來會計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會計(jì)工作。