【摘 要】EXCEL具備強大的數據分析工具和數據處理功能,基于EXCEL的財務分析數據庫具有靈活、簡便的特性,可以滿足個性化、多層次、多維度的財務分析需求,從而彌補通用財務軟件和管理信息系統(tǒng)財務分析功能薄弱的現(xiàn)狀,提高財務分析的作用和效率。

　　【關鍵詞】EXCEL,財務分析, 數據庫

　　用友、金蝶等財務軟件以及企事業(yè)其他信息系統(tǒng)的應用和普及,大大提高了中小企事業(yè)單位會計信息化程度,減輕了會計人員的負擔,節(jié)約了財務成本。但實務工作者也發(fā)現(xiàn),財務軟件更偏重于會計賬務的處理及標準財務報表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不夠靈活,其他信息系統(tǒng)更偏重于業(yè)務處理。這時就需要借助EXCEL等外部工具進行個性化的財務分析。

　　一、財務分析數據庫的構建

　　用EXCEL建立財務分析數據庫時,可以充分發(fā)揮其靈活性,從各個維度、各個層次對企事業(yè)單位數據進行分析。盡管EXCEL2007已經解除了以前版本只能處理65 536行數據的限制,但是也要考慮到數據庫如果過于龐大,運行速度會降低。因此,建立數據庫時如果數據庫偏大,可以將數據庫拆分成幾個小的數據庫。

　　明確了數據庫的構建目標后,就可以從不同地方收集財務分析數據。這些數據既可以從用友、金蝶等財務軟件獲取,也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導入,如醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進銷存系統(tǒng)等等。導入的數據既可以是用友等財務軟件整個科目數據,也可以是固定資產數據等等。

　　財務軟件和其他信息系統(tǒng)一般都有導出成EXCEL電子表格的功能,如果這些信息系統(tǒng)軟件可以導出成分隔符區(qū)分的文本文件,也可以通過EXCEL中的分欄工具進行拆分。

　　(一)基礎數據字段整理

　　在進行基礎數據整理時,經常會用到這些函數:

　　1.時期處理函數。如根據日期提取年、月、周的數據:YEAR(),MONTH(),WEEK()。

　　2.字符處理函數。如提取字符串中的某一內容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串聯(lián)結:CONCATENATE()。

　　3.數據格式轉換函數。如將數字強制轉換成文本:TEXT()。

　　4.邏輯判斷函數。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。

　　(二)數據的歸類

　　財務分析時經常會對數據進行分類,這時可以借助函數VLOOKUP()來實現(xiàn)。如對食品進行分類時,可以首先建立一張字典表。

　　然后在數據庫里面在目標單元格輸入函數vlookup()并設置函數參數,再對整個字段進行填充,就可以根據字段食品名稱獲取其對應分類了。

　　(三)數據庫的定義

　　數據收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數據的區(qū)域定義為一張表,并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數據庫為例,基礎數據通過醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后,存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內。這時先選擇所有數據區(qū)域,點擊右鍵,選擇“命名單元格區(qū)域”,命名為如“數據表”。

　　定義數據區(qū)域可以更方便地對數據庫進行維護。

　　二、財務數據的分析

　　數據庫建立好之后,就可以充分利用EXCEL的數據分析挖掘工具,靈活方便地對數據進行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。

　　(一)對比分析

　　建立的數據庫如果包含了一段時期的數據并進行歸類后,可方便地實現(xiàn)對比分析。這里面需要用到EXCEL的數據透視表工具,首先將光標定位到“數據表”,單擊“插入數據透視表”,并根據需要選擇報表篩選字段、行標簽、列標簽字段以及值字段。在作對比分析時,應該在列標簽選擇時間字段,并選擇需要進行對比的時間段。

　　透視表建立后,可以通過報表等字段篩選數據的范圍,例如既可以看全院收入,也可關注某一個或幾個科室的收入分析。同時,在鄰近單元格建立公式對數據進行比較分析。

　　(二)趨勢分析

　　趨勢分析也是財務分析中的一個常用方法,分析人員可以從數據變化趨勢看出數據的長期變化趨勢及季節(jié)趨勢等。

　　用EXCEL建立趨勢分析時,也要建立數據透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時,可以輔以圖片更能直觀地進行分析。將光標定位在數據透視表內,單擊“插入折線圖”或其他圖形模板,并調整圖形格式就可以制作出專業(yè)的圖表。

　　(三)結構分析

　　結構分析可以看出數據之間的構成分析。在EXCEL里面作數據的結構分析時也可以通過建立數據透視表,選擇要分析的數據字段進行分析。同時,還可以制作數據餅圖等進行直觀的觀察分析。

　　三、財務分析數據庫的維護與更新

　　財務分析數據庫建立完成后,可以根據個性需求靈活地對數據進行抽取和分析。同時,這個數據庫也是可以動態(tài)更新的。更新數據庫時,只需在數據表末端追加數據記錄,數據庫就會智能地將數據加入。當然,這個數據庫也支持對以前數據記錄進行修改,批量修改數據時可以使用EXCEL的批量替換功能;具備支持增加和刪減字段的功能。

　　修改數據庫后,應確保增加的記錄在數據表內可以通過擴大數據表區(qū)域來實現(xiàn)。同步更新數據透視表和數據圖時,只需要在任意表內,單擊“更新數據源”,則所有基于數據庫的透視表和數據圖都可以同步進行更新,操作非常方便。

　　從上述研究可以看出,EXCEL具備靈活、簡便而功能強大的數據分析和挖掘功能,而基于EXCEL數據庫的維護和更新也非常簡單,財務人員通過簡單的操作,就可以從各個維度、范圍對財務數據進行深入的分析。當然,EXCEL還具備更多的數據分析潛能,需要財務人員在工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力,從而提高財務分析的效率和作用。

　　【參考文獻】

　　[1] 陳偉. 自動化財務信息處理系統(tǒng)的構建[J]. 財會月刊:理論版,2006(10).

　　[2] 張瑞君,譯.EXCEL在財務管理中的應用[M]. 中國人民大學出版社,2007.