應用審計軟件實現(xiàn)審計工作全過程計算機處理自動化的首要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)審計軟件的數(shù)據(jù)采集自動化。如果審計所需數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)計算機自動采集，不能順利完成與被審單位的被審軟件對接，難以快速得到所需分析評價的數(shù)據(jù)，這無疑制約了審計軟件的開發(fā)與推廣。

　　一、審計軟件數(shù)據(jù)采集的途徑

　　建立一個審計軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，可以從數(shù)據(jù)形成的渠道上加以分析和歸納。根據(jù)審計數(shù)據(jù)形成渠道，審計軟件的數(shù)據(jù)采集可以歸納為以下幾種情況：

　　1.直接從被審軟件進行自動轉(zhuǎn)換采集生成。把有關數(shù)據(jù)資料從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計軟件中是開展審計業(yè)務計算機處理的第一步，是審計測試和審計抽樣的數(shù)據(jù)來源的根本渠道。這就是通過以審計軟件和被審軟件的對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的功能。數(shù)據(jù)從被審軟件轉(zhuǎn)換到審計軟件并不改變它的內(nèi)容，只是從形式上改變它在被審軟件系統(tǒng)中的識別標志，從而可以按照審計軟件要求的標志為審計軟件所識別。

　　2.由審計軟件對初步數(shù)據(jù)進行加工并作為審計評價與審計判斷的依據(jù)。這類數(shù)據(jù)需要在審計軟件中事先內(nèi)置程序?qū)ζ溥M行加工、計算，從而生成有用的原始數(shù)據(jù)。

　　3.接受鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。鍵盤錄入數(shù)據(jù)是通過鍵盤以手工方式把所需的原始數(shù)據(jù)輸入到審計軟件系統(tǒng)中。

　　4.接受非鍵盤錄入的數(shù)據(jù)。非鍵盤錄入主要是審計人員手工錄入數(shù)據(jù)時不借助鍵盤，而是利用掃描儀、語音錄入系統(tǒng)等其他方式錄入所需的數(shù)據(jù)，包括語音錄入、掃描錄入和手寫錄入等。審計軟件從這種渠道取得的數(shù)據(jù)大多數(shù)都是非文字的如圖片等，因此必須首先要對其進行可識別處理，轉(zhuǎn)換成所需格式的數(shù)據(jù)方可用于以后的測試。

　　二、建立審計軟件的數(shù)據(jù)采集原則

　　1.自動化原則。實行原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換應盡可能采用計算機自動化處理，減少人工錄入數(shù)據(jù)的行為，以避免數(shù)據(jù)丟失、遺漏和錯誤，杜絕由此形成錯誤的審計意見和審計結(jié)論。自動化原則一般適用于對會計電算化系統(tǒng)進行審計，而不適宜于對手工會計系統(tǒng)進行審計。使用鍵盤錄人和非鍵盤錄入數(shù)據(jù)也無法采用本原則。

　　2.標準化原則。凡是被用于采集的各種數(shù)據(jù)，必須符合相關的業(yè)務標準，如會計數(shù)據(jù)應該符合公認會計原則和會計準則的規(guī)定，被采集的數(shù)據(jù)的名稱、代碼等均應按照標準進行填制和編報。如果數(shù)據(jù)填報不符合規(guī)范，導致數(shù)據(jù)格式各有千秋，審計軟件將無法廣泛地適用于對不同企業(yè)的審計，也無法識別會計數(shù)據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務，更不要說準確地判斷其真實性、合法性和公允性。

　　3.確認原則。為了保證被采集數(shù)據(jù)的完整性和準確性，凡是從被審軟件中轉(zhuǎn)換到審計軟件中的各種數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過審計軟件進行確認，將其運行結(jié)果與被審軟件運行結(jié)果進行比較、檢查和校驗，如果二者一致，可以確認為審計的原始數(shù)據(jù)。

　　4.審計成本最低原則。利用審計軟件采集被審軟件中的有關數(shù)據(jù)要充分考慮審計成本，包括審計投入的時間、人力、財?shù)暮臀锪ΑＲ虼?，對于那些無效的數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審計人員的專業(yè)判斷進行篩選予以剔除。這樣既節(jié)省審計，軟件對原始數(shù)據(jù)的儲存空間，又可以節(jié)省采集原始數(shù)據(jù)的錄入時間。鑒于這一原則，利用審計軟件采集原始數(shù)據(jù)應盡可能避免使用手工輸入，以節(jié)約審計時間，保證審計進度和提高審計效率。

　　三、建立審計軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的技術方法

　　由于審計軟件采集數(shù)據(jù)存在手工錄入和計算機自動采集數(shù)據(jù)兩種途徑，程序編制可以采用以下技術方法加以實現(xiàn)：標準數(shù)據(jù)接。采集法、直接拷貝法、文本轉(zhuǎn)換法等。

　　1.標準數(shù)據(jù)接口采集法。即在被審軟件如會計軟件中預留具有審計采集數(shù)據(jù)或會計數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換接口，使得審計軟件能通過預留接口直接采集和使用數(shù)據(jù)。這種方法實質(zhì)上是把不向被審軟件生成的數(shù)據(jù)通過預留接口轉(zhuǎn)換為同一的、規(guī)范的標準格式數(shù)據(jù)，從而有利于審計軟件數(shù)據(jù)的直接采集。從程序設計工作量來看，這種方法由于采集的初始數(shù)據(jù)都在被審軟件中經(jīng)過處理，并且按照一個統(tǒng)一的格式輸出，審計軟件只需要對其進行簡單的可識別處理，然后接受確認。因此，審計軟件采集數(shù)據(jù)功能的程序設計工作量不大，但是被審軟件需要在程序設計時增加這一預留功能。

　　2.直接拷貝法。這是從被審軟件中采集數(shù)據(jù)的最簡單方法，它的原理是把被審軟件中的儲存數(shù)據(jù)根據(jù)審計的需要，直接拷貝到審計軟件中。這個方法的最大優(yōu)點是能夠快速地實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。但是在實際工作中，不同被審單位的被審軟件系統(tǒng)設置的數(shù)據(jù)名稱、數(shù)據(jù)類型、長度等識別標志不盡相同，因此被拷貝的數(shù)據(jù)難以直接被審計軟件所利用。換言之，如果不對那些直接被拷貝數(shù)據(jù)進行特別處理，同一審計軟件不一定能夠直接把不同單位被審軟件儲存數(shù)據(jù)直接拷貝過來并加以利用。所以，直接拷貝法的使用范圍，僅限于針對特定被審軟件而設計的審計軟件系統(tǒng)。

　　3.文本轉(zhuǎn)換法。這種方法是把被審軟件數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為文本文件，然后由審計軟件通過對文本加工轉(zhuǎn)換成為適合自身可以識別的數(shù)據(jù)文件，以實現(xiàn)對原始數(shù)據(jù)的采集，它是直接拷貝法的改進。文本轉(zhuǎn)換法的應用過程是：被審軟件的數(shù)據(jù)文件→轉(zhuǎn)換為文本文件→啟用審計軟件采集處理功能→生成審計軟件所需的數(shù)據(jù)文件。審計軟件對文本文件的加工轉(zhuǎn)換包括數(shù)據(jù)同名、同類型、同長度處理等方面工作，其中特別要求審計軟件處理后的數(shù)據(jù)必須保持真實。運用文本轉(zhuǎn)換采集的數(shù)據(jù)經(jīng)過加工后方可以真實被審計軟件確認存盤，作為以后執(zhí)行審計測試可以采用的數(shù)據(jù)來源。

　　四、建立審計軟件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)應注意的問題

　　1.分離審計。審計軟件不得直接對被審軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行審計測試，應該首先把被審軟件數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到審計軟件中方可進行，以免破壞被審軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

　　2.保證審計軟件的運行效率。無論采用何種數(shù)據(jù)采集方法，在審計軟件初步接受被采集數(shù)據(jù)到確認保存被采集數(shù)據(jù)過程中，由于可能需要進行識別處理、轉(zhuǎn)換處理會產(chǎn)生一些臨時數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫儲存的數(shù)據(jù)并不是以后審計測試直接調(diào)用的原始數(shù)據(jù)。如果繼續(xù)保留在審計軟件系統(tǒng)中，勢必影響審計軟件的運行速度，為了避免無用數(shù)據(jù)占用計算機磁盤和內(nèi)存空間，提高審計軟件的運行效率，可以在審計軟件對被采集數(shù)據(jù)存盤確認后刪除這些臨時數(shù)據(jù)庫。

　　3.加強安全保密。無論對被審軟件還是審計軟件，對于已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)庫要進行加密，以保證其安全性。對被審軟件應關閉其數(shù)據(jù)出口，審計軟件應進行加密保護，防止無關人員隨意調(diào)用、改動，導致采集的數(shù)據(jù)遭到破壞或被泄密，同時也避免被審計單位和其他關系人的經(jīng)濟利益受到損害。