在近幾年會計(jì)電算化的實(shí)踐中，不少會計(jì)軟件開發(fā)公司為了方便財(cái)會人員糾正會計(jì)電算化核算中的差錯，紛紛在會計(jì)核算軟件中設(shè)置了“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能。這3項(xiàng)功能的使用確實(shí)給財(cái)會工作帶來了諸多方便，但也產(chǎn)生了一些負(fù)面效應(yīng)。

    一、“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”的作用

    會計(jì)電算化中的“反復(fù)核”，又稱“取消復(fù)核”，就是將已經(jīng)復(fù)核的會計(jì)憑證取消復(fù)核標(biāo)記，以便對其進(jìn)行修改或增刪，根據(jù)取消復(fù)核的記賬憑證數(shù)量的多少又分為“單張取消復(fù)核”和“成批取消復(fù)核”兩種?！胺从涃~”又稱“倒記賬”，就是把一批已經(jīng)登記到會計(jì)賬簿的記賬憑證當(dāng)月的發(fā)生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復(fù)到該批會計(jì)憑證登賬前各賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)?！胺唇Y(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是將已復(fù)核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會計(jì)賬簿恢復(fù)到以前月份各會計(jì)賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

    總的來說，無論是手工記賬還是計(jì)算機(jī)記賬，都有可能會產(chǎn)生原始憑證錄入錯誤，記賬憑證編制中科目運(yùn)用錯誤，會計(jì)賬簿設(shè)置不合理等錯誤情況。在會計(jì)電算化中的軟件中加入“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”就是為了更正會計(jì)電算化中工作差錯，減少會計(jì)賬簿中可能存在的冗余會計(jì)信息，保證會計(jì)電算化核算的準(zhǔn)確性，提高會計(jì)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，順應(yīng)會計(jì)電算化核算與國際接軌的需要，是會計(jì)電算化順應(yīng)改革與時俱進(jìn)的重要體現(xiàn)。

    具體地說，會計(jì)電算化中的“反復(fù)核”功能就是在己審核通過但沒有登記會計(jì)賬簿之前，發(fā)現(xiàn)了會計(jì)核算工作差錯，通過事先設(shè)定好的“反復(fù)核”程序取消復(fù)核標(biāo)記，由原憑證編制者重新編制正確的會計(jì)憑證，這與手工記賬在處理方法和程序上沒杳任何本質(zhì)的區(qū)別?！胺从涃~”功能就是當(dāng)月在登記會計(jì)賬簿以后發(fā)現(xiàn)會計(jì)差錯時，使用此項(xiàng)功能糾錯，但其前提條件應(yīng)當(dāng)是會計(jì)軟件必須提供能反映更正會計(jì)事項(xiàng)來龍去脈的完整痕跡記錄，以便將對更改會計(jì)事項(xiàng)的目的和內(nèi)容進(jìn)行審核查驗(yàn)，明確責(zé)任，防止弄虛作假行為的發(fā)生。“反結(jié)賬”功能就是在會計(jì)月結(jié)特別是年結(jié)后，發(fā)現(xiàn)存在會計(jì)核算差錯，修改前幾個月甚至前幾個會計(jì)年度的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會計(jì)報告。有些會計(jì)軟件不僅提供在當(dāng)年各月的“反結(jié)賬”功能，而且還可以跨年度“反結(jié)賬”，即直接將會計(jì)賬簿恢復(fù)至指定年份、月份各賬簿未復(fù)核、未登賬前的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，指定年月后的已經(jīng)登賬的會計(jì)賬簿全部取消，只保留取消復(fù)核的工業(yè)憑證。

    二、“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”存在的弊端

    隨著“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的廣泛使用，其弊端也日益顯現(xiàn)，歸納起來說主要表現(xiàn)在以下3個方面：

    1.與現(xiàn)行會計(jì)法規(guī)相違背

    《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第18條、19條明確規(guī)定，“在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬后，原始憑證確需修改，會計(jì)核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)的記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能”，“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補(bǔ)充更正法進(jìn)行更正，記賬憑證輸入時可用‘一’號或者其他標(biāo)記表示”。使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會計(jì)工作差錯，不僅違背了上述有關(guān)會計(jì)差錯更正方法的規(guī)定，而且在原始憑證、記賬憑證、會計(jì)賬簿等方面，大多數(shù)的會計(jì)軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。

    2.為做假賬、提供虛假會計(jì)信息及經(jīng)濟(jì)違法犯罪打開了方便之門

    由于“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會計(jì)人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計(jì)報表變得輕而易舉。以前手工賬由各人分別編制憑證、記載賬簿，如果發(fā)生會計(jì)造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數(shù)會計(jì)軟件對更改的會計(jì)事項(xiàng)沒有提供完整的、真正意義上的痕跡記錄。有的會計(jì)軟件根本不提供這類逆向會計(jì)操作的痕跡記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補(bǔ)充了何種會計(jì)事項(xiàng)，其目的和來龍去脈如何則無從得知?，F(xiàn)在，會計(jì)憑證、報表、賬冊都可以通過計(jì)算機(jī)打印出來，如果單位缺乏嚴(yán)格周密的會計(jì)電算化內(nèi)部牽制手續(xù)，別有用心的人就會在會計(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時蓄意留下伏筆，經(jīng)過一段時間后，神不知鬼不覺地篡改部分會計(jì)憑證、報表和賬冊，這樣就使得會計(jì)做假、造假和經(jīng)濟(jì)違法犯罪變得更加隱蔽，給會計(jì)、審計(jì)監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

    3.如果軟件功能使用不當(dāng)，可能會導(dǎo)致賬務(wù)混亂

    在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時，由于財(cái)會人員會計(jì)電算化業(yè)務(wù)水平以及對軟件功能理解的偏差，特別是在運(yùn)用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計(jì)科目的體系可能發(fā)生了變化，如果誤操作，很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂，甚至可能導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。

    三、完善措施

    通過分析不難發(fā)現(xiàn)，會計(jì)電算化工作中的“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”并非十全十美，也不是一無是處，對其正確的態(tài)度簡單地說就是“去偏存真，加?xùn)欧雷o(hù)”。

    1.“去偏存真”就是去掉那些不合規(guī)的功能，保留有用且合規(guī)的功能。這是因?yàn)椋涸谌粘?jì)核算工作中，無論是手工操作還是會計(jì)電算化核算，存在差錯是在所難免的，其差錯必須通過規(guī)范的會計(jì)差錯更正方法來糾正。會計(jì)電算化工作可能產(chǎn)生的差錯，歸納起來主要有以下5種類型：一是會計(jì)科目運(yùn)用錯誤；二是發(fā)生額多記或少記；三是編制記賬憑證時借貸方用錯；四是有關(guān)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)沒有完整反映；五是會計(jì)摘要或原始憑證附件數(shù)量發(fā)生錄入差錯等。至于在手工會計(jì)核算中出現(xiàn)的諸如借貸不平衡、會計(jì)賬簿登載筆誤、跳行、隔頁等差錯，由于計(jì)算機(jī)自動記賬、結(jié)賬，已不可能再出現(xiàn)。在手工會計(jì)核算常用的會計(jì)差錯更正方法中，除“紅字劃線更正法”不再適用會計(jì)電算化核算外，其他如“紅字沖銷法”、“補(bǔ)充更正法”依然適用于會計(jì)電算化核算，以上提及的5種類型的差錯基本都可通過這兩種方法進(jìn)行更正，而且在《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中已有非常明確的規(guī)定。此外，關(guān)于冗余會計(jì)信息問題，相對于整個會計(jì)核算工作而言，發(fā)生會計(jì)差錯的數(shù)量畢竟是有限的，不會出現(xiàn)有的同志擔(dān)心的形成大量冗余會計(jì)信息的情況，而且通過規(guī)范的會計(jì)差錯更正方法更正以后，不會影響到會計(jì)信息的質(zhì)量及其使用，會計(jì)賬簿、會計(jì)報表完全能夠做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。

    2.加?xùn)欧雷o(hù)

    當(dāng)前，會計(jì)工作中普遍存在著會計(jì)信息失真和會計(jì)造假的問題，已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的毒瘤。而利用會計(jì)電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國家有關(guān)會計(jì)法規(guī)對會計(jì)差錯更正方法的規(guī)定，都強(qiáng)調(diào)了更正會計(jì)差錯要有痕跡記錄，其目的就是要做到有案可稽，有據(jù)可查，從制度上防止會計(jì)做假造假，不給犯罪分子以可乘之機(jī)。因此，從加強(qiáng)會計(jì)電算化法規(guī)建設(shè)、堵塞制度漏洞和提高會計(jì)信息質(zhì)量的角度講，會計(jì)電算化工作的主管機(jī)關(guān)一一財(cái)政部對會計(jì)核算軟件“反記賬、反結(jié)賬”功能要作出“加?xùn)欧雷o(hù)”的明確規(guī)定。對可以實(shí)施的逆向會計(jì)操作功能，會計(jì)軟件必須要提供能夠反映經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)來龍去脈的痕跡記錄功能；明令禁止會計(jì)軟件提供具有會計(jì)舞弊功能性質(zhì)的跨年度“反結(jié)賬”功能；對會計(jì)人員利用“反記賬、反結(jié)賬”功能從事做賬、造假等違法犯罪活動，要制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。通過嚴(yán)密法規(guī)和道德制度建設(shè)，促進(jìn)財(cái)會人員遵章守紀(jì)，加強(qiáng)規(guī)范的職業(yè)道德教育，使會計(jì)電算化真正達(dá)到朱鎊基總理提出的“誠信為本、操守為重、遵循準(zhǔn)則、不做假賬”的要求。